PAGE集團(tuán)檔案建立與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高集團(tuán)管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。3.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則確保檔案的安全，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的統(tǒng)籌管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善集團(tuán)檔案管理制度。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查所屬各單位的檔案管理工作。3.集中管理集團(tuán)重要檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.組織檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。（二）各單位檔案管理職責(zé)所屬各子公司、分公司應(yīng)設(shè)立檔案管理崗位或指定專人負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作，其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的各類檔案。3.定期向集團(tuán)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.積極配合集團(tuán)檔案管理部門開展檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案安全。4.積極提供檔案利用服務(wù)，滿足集團(tuán)各項(xiàng)工作需求。5.參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類集團(tuán)檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括集團(tuán)行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋集團(tuán)各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、市場(chǎng)調(diào)研、客戶信息等檔案。3.財(cái)務(wù)管理類包含財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理等檔案。4.生產(chǎn)管理類涉及生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、物資采購(gòu)等檔案。5.技術(shù)研發(fā)類包括研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、專利成果、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等檔案。6.市場(chǎng)營(yíng)銷類有市場(chǎng)推廣方案、廣告宣傳資料、銷售合同、客戶反饋等檔案。7.企業(yè)文化類如企業(yè)宣傳資料、員工活動(dòng)記錄、企業(yè)文化建設(shè)成果等檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼二級(jí)分類代碼流水號(hào)”的形式。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類：XZ2.業(yè)務(wù)管理類：YW3.財(cái)務(wù)管理類：CW4.生產(chǎn)管理類：SC5.技術(shù)研發(fā)類：JS6.市場(chǎng)營(yíng)銷類：SY7.企業(yè)文化類：QY二級(jí)分類代碼根據(jù)具體檔案內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，流水號(hào)按照檔案形成時(shí)間順序依次編排。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。具體收集范圍包括但不限于：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類公文、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的合同、協(xié)議、訂單、意向書等。4.生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過程中產(chǎn)生的各類報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。5.技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙等。6.市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中的宣傳資料、廣告策劃、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。7.人事管理方面的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。8.財(cái)務(wù)管理方面的憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。9.企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)中的照片、視頻、宣傳冊(cè)、員工作品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文件分類按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整和裝訂，保持文件的整齊。3.編目編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從集團(tuán)的實(shí)際情況出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值。2.價(jià)值評(píng)估根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等因素，綜合評(píng)估其價(jià)值大小。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映集團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)集團(tuán)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)集團(tuán)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。（五）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案重新確定保管期限。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所集團(tuán)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.按照檔案分類順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案保密1.建立檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育。2.對(duì)涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.查閱、借閱機(jī)密檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用方式1.查閱集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，形成電子檔案。2.系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)適合集團(tuán)檔案管理需求的信息系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等安全機(jī)制，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息。2.嚴(yán)格遵守信息系統(tǒng)的安全管理制度，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）移交工作1.所屬各單位應(yīng)按照規(guī)定定期向集團(tuán)檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.集團(tuán)檔案管理部門對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原單位重新整理。十、檔案工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)所屬各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查