PAGE棚房區(qū)棚改檔案管理制度一、總則（一）目的為加強棚房區(qū)棚改檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在棚改工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在棚房區(qū)棚改項目中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則棚改檔案由專門的檔案管理部門或指定的專人負責集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映棚改工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本公司/組織的棚改檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責棚改檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的棚改檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓。4.定期對棚改檔案進行檢查和評估，確保檔案管理工作的規(guī)范和有效。（二）各部門職責1.負責本部門在棚改工作中形成的檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和準確。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務指導。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變等。4.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量。5.積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務，做好利用登記和統(tǒng)計工作。6.負責檔案管理設備的維護和管理，保證設備的正常運行。三、檔案收集（一）收集范圍1.棚改項目規(guī)劃、立項、可行性研究等文件材料。2.拆遷安置協(xié)議、補償方案、評估報告等文件材料。3.房屋征收決定、公告、通知等文件材料。4.工程建設項目的設計、施工、監(jiān)理等文件材料。5.資金管理文件材料，包括資金預算、撥款、使用等方面的材料。6.信訪、維穩(wěn)等方面的文件材料。7.其他與棚改工作相關的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時將本部門在棚改工作中形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件材料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，紙質文件材料應使用A4紙，電子文件材料應符合相關格式要求。3.對重要的文件材料應進行備份，確保檔案的安全。（三）收集時間1.各部門應在文件材料形成后的[X]個工作日內，將其收集整理后移交檔案管理部門。2.對于重大棚改項目或緊急事項形成的文件材料，應隨時收集整理并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準棚改檔案按照項目前期文件、征收補償文件、工程建設文件、資金管理文件、信訪維穩(wěn)文件等類別進行分類。（二）整理方法1.按照分類標準，對收集的文件材料進行分類。2.對每一類文件材料進行編號、編目，編制目錄清單。3.按照文件材料的形成時間順序或重要程度進行排列，確保文件材料的系統(tǒng)性和邏輯性。4.對紙質文件材料進行裝訂，電子文件材料進行存儲和備份。（三）整理要求1.整理后的檔案應符合檔案管理的規(guī)范和標準，便于查閱和利用。2.檔案整理應做到分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、排列有序。3.對于破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。（三）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查閱和管理。2.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質量。（四）檔案安全1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，嚴禁無關人員進入檔案庫房。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期進行安全檢查，及時消除安全隱患。3.對檔案管理人員進行安全培訓，提高安全意識，確保檔案的安全。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據(jù)，結合棚改工作的實際情況，對檔案進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出鑒定意見。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，對保管期限已滿或失去保存價值的檔案進行登記造冊。4.經(jīng)公司/組織領導批準后，對登記造冊的檔案進行銷毀。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定及利用等工作情況。3.檔案管理設備的使用情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關數(shù)據(jù)進行記錄和統(tǒng)計。2.利用檔案管理軟件或其他統(tǒng)計工具，對檔案數(shù)據(jù)進行匯總和分析。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。2.定期向上級主管部門和相關部門報送檔案統(tǒng)計報表。八、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關政府部門及其他單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級主管部門、相關政府部門及其他單位查閱檔案，應出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱手續(xù)。3.司法機關查閱檔案，應出具相關法律文書，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱檔案應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.查閱、借閱檔案應按時歸還，如需延期使用，應辦理延期手續(xù)。4.檔案管理人員應做好檔案利用登記工作，記錄利用時間、利用人、利用內容等信息。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立棚改檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為棚改工作提供更加便捷的信息服務。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的