PAGE集團(tuán)數(shù)字化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)數(shù)字化檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高集團(tuán)管理效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬單位的數(shù)字化檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：集團(tuán)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。集團(tuán)總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，指導(dǎo)和監(jiān)督各下屬單位的檔案管理工作。2.真實(shí)完整原則：確保數(shù)字化檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。3.安全保密原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化數(shù)字化檔案管理流程，提高檔案檢索、利用效率，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）集團(tuán)檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)數(shù)字化檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)總部數(shù)字化檔案的收集、整理、掃描、存儲(chǔ)、保管、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各下屬單位的數(shù)字化檔案管理工作，定期對(duì)下屬單位的檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。4.組織開(kāi)展數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高集團(tuán)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。6.參與集團(tuán)重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）下屬單位檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行集團(tuán)數(shù)字化檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施細(xì)則，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位數(shù)字化檔案的收集、整理、掃描、存儲(chǔ)、保管、利用等工作。3.定期向集團(tuán)檔案管理部門(mén)報(bào)送本單位數(shù)字化檔案管理工作情況，接受集團(tuán)檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。4.配合集團(tuán)檔案管理部門(mén)開(kāi)展數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)工作。5.負(fù)責(zé)本單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)，及時(shí)反饋系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理和初步分類(lèi)，定期移交本單位檔案管理部門(mén)。2.協(xié)助本單位檔案管理部門(mén)做好數(shù)字化檔案的錄入、核對(duì)等工作，確保檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.按照檔案管理要求，妥善保管本部門(mén)的紙質(zhì)檔案，防止檔案丟失、損壞。4.積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，為查閱檔案的人員提供必要的幫助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映集團(tuán)各項(xiàng)工作活動(dòng)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)、科研開(kāi)發(fā)等方面。2.集團(tuán)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。3.集團(tuán)重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、記錄、紀(jì)要等。4.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、調(diào)研報(bào)告等。5.集團(tuán)員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.集團(tuán)各類(lèi)資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證書(shū)、評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)移交本單位檔案管理部門(mén)，不得積壓或擅自銷(xiāo)毀。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作按時(shí)完成。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同類(lèi)別、年度、保管期限等，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。3.按照便于保管和利用的原則，對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為行政管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、人力資源管理類(lèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)、科研開(kāi)發(fā)類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每份檔案進(jìn)行唯一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檢索和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案掃描與存儲(chǔ)（一）掃描要求1.掃描設(shè)備應(yīng)具備高分辨率、色彩還原準(zhǔn)確、圖像清晰等特點(diǎn)，確保掃描后的檔案圖像質(zhì)量符合要求。2.掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，對(duì)于文字較小、字跡模糊或需要保留原始風(fēng)貌的檔案，應(yīng)適當(dāng)提高掃描分辨率。3.掃描圖像應(yīng)保持清晰、完整，無(wú)黑邊、白邊、缺頁(yè)、漏掃等現(xiàn)象。4.掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行去噪、去污、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量良好。（二）存儲(chǔ)格式1.掃描后的檔案圖像應(yīng)存儲(chǔ)為通用的圖像格式，如TIFF、JPEG等，以便于長(zhǎng)期保存和利用。2.對(duì)于重要的電子文檔，如合同、協(xié)議、報(bào)告等，應(yīng)同時(shí)保存原始文檔格式，并進(jìn)行備份。（三）存儲(chǔ)方式1.建立數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、容災(zāi)等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）存儲(chǔ)環(huán)境1.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等條件，確保檔案存儲(chǔ)安全。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。五、檔案保管與利用（一）保管期限1.數(shù)字化檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括集團(tuán)重要的歷史文件、法規(guī)性文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括集團(tuán)一般性的文件材料、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括集團(tuán)臨時(shí)性的文件材料、一般性的事務(wù)性檔案等。（二）保管要求1.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立數(shù)字化檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、保管、借閱、銷(xiāo)毀等情況，做到賬目清晰、賬物相符。4.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入存儲(chǔ)場(chǎng)所。（三）利用原則1.合法合規(guī)原則：數(shù)字化檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)相關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、集團(tuán)利益和他人合法權(quán)益。2.權(quán)限管理原則：根據(jù)檔案的密級(jí)和利用需求，設(shè)定不同的利用權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案查閱、借閱范圍。3.登記審批原則：對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案利用過(guò)程可追溯。（四）利用方式1.查閱：提供數(shù)字化檔案在線查閱服務(wù)，用戶可通過(guò)集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)查詢(xún)所需檔案信息。對(duì)于需要查閱紙質(zhì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定場(chǎng)所進(jìn)行查閱。2.借閱：因工作需要借閱數(shù)字化檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)用戶需求，可為其提供數(shù)字化檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)審批，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（五）利用登記1.建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案利用的時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。2.檔案利用登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案安全與保密（一）安全措施1.建立數(shù)字化檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范。2.對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)密碼、加密存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。5.制定數(shù)字化檔案應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（二）保密要求1.明確數(shù)字化檔案的保密范圍和密級(jí)劃分，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的數(shù)字化檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等保密措施。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。4.嚴(yán)格控制檔案查閱、借閱范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在符合保密規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱和使用。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，避免過(guò)度保存或提前銷(xiāo)毀檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由集團(tuán)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐份鑒定。2.通過(guò)查閱檔案目錄、檔案內(nèi)容，結(jié)合集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展情況和檔案利用情況，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明