PAGE招標(biāo)檔案室管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)招標(biāo)檔案室的規(guī)范化管理，確保招標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司招標(biāo)活動(dòng)中的重要作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及招標(biāo)活動(dòng)產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：招標(biāo)檔案由專門的檔案室集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映招標(biāo)活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案不被篡改、丟失或損壞。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司招標(biāo)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司的招標(biāo)決策提供參考依據(jù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門招標(biāo)活動(dòng)中各類文件、資料、記錄的收集、整理和歸檔工作，并及時(shí)移交檔案室。2.確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對歸檔材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、保管、借閱、歸還等。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招標(biāo)項(xiàng)目前期文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、招標(biāo)申請等。2.招標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。3.投標(biāo)文件，包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、資格證明文件等。4.開標(biāo)、評標(biāo)記錄，如開標(biāo)一覽表、評標(biāo)報(bào)告、評標(biāo)專家意見等。5.中標(biāo)通知書及相關(guān)合同文件。6.招標(biāo)活動(dòng)中的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、往來信函、投訴處理文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。（三）整理方法1.分類：按照招標(biāo)項(xiàng)目的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，可分為工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)檔案、貨物采購項(xiàng)目招標(biāo)檔案、服務(wù)采購項(xiàng)目招標(biāo)檔案等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或檔案架上，標(biāo)識清晰，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對于重要的紙質(zhì)檔案，可采用縮微復(fù)制等方式進(jìn)行長期保存。（三）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況與檔案記錄一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充檔案材料、修復(fù)損壞檔案等。五、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室借閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，原則上不得超過[X]個(gè)工作日。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意。3.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）檔案利用1.檔案室應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.鼓勵(lì)對檔案進(jìn)行分析研究，開發(fā)檔案信息資源，為公司的招標(biāo)決策、項(xiàng)目管理等提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查檔案內(nèi)容、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱（或編號）、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容，由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)后存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的招標(biāo)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為公司的招標(biāo)活動(dòng)提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案管理系統(tǒng)：建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，如數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握電子檔