PAGE會(huì)客議事廳檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)會(huì)客議事廳檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及會(huì)客議事廳相關(guān)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則會(huì)客議事廳檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映會(huì)客議事廳活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密、敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)客議事廳檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)會(huì)客議事廳檔案進(jìn)行集中收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀和移交工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在會(huì)客議事廳活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的形成、積累和整理工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀和利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，及時(shí)提供利用服務(wù)，做好利用登記工作。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀和移交工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)客議事廳會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。2.與會(huì)人員名單、發(fā)言材料、提案及處理結(jié)果等。3.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)照片、錄音、錄像等視聽(tīng)資料。4.會(huì)議相關(guān)的文件、報(bào)告、函件、批示等。5.其他與會(huì)客議事廳活動(dòng)有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各檔案形成部門應(yīng)在會(huì)客議事廳活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其原始性、真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，并與紙質(zhì)文件同時(shí)移交。（三）整理方法1.分類根據(jù)會(huì)客議事廳檔案的形成特點(diǎn)和內(nèi)容性質(zhì)，分為會(huì)議文件類、會(huì)議記錄類、視聽(tīng)資料類、其他類等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)（檔號(hào)）、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)議文件類包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、外來(lái)文件等與會(huì)客議事廳活動(dòng)相關(guān)的各類文件。2.會(huì)議記錄類涵蓋會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等反映會(huì)議過(guò)程和結(jié)果的文件材料。3.視聽(tīng)資料類包含會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)照片、錄音、錄像等視聽(tīng)信息載體。4.其他類如與會(huì)人員簽到表、會(huì)議用品清單等其他與會(huì)客議事廳活動(dòng)有關(guān)的材料。（二）編號(hào)1.檔號(hào)結(jié)構(gòu)檔號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)形式。全宗號(hào)：公司/組織檔案全宗號(hào)，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置，每一類檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)。案卷號(hào)：按年度、類別順序編排，同一類檔案中每一卷案編一個(gè)案卷號(hào)。件號(hào)：每一案卷內(nèi)文件材料的順序號(hào)。2.編號(hào)示例如：00101001001，表示全宗號(hào)為001，會(huì)議文件類目錄號(hào)為01，該類檔案中第1個(gè)案卷號(hào)為001，此案卷內(nèi)第1份文件材料的件號(hào)為001。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司/組織重大決策、重要會(huì)議記錄、核心機(jī)密等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管定期保管期限分為[X]年、[X]年兩種。對(duì)于一般性的會(huì)議文件、記錄等，根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.視聽(tīng)資料將視聽(tīng)資料整理后，采用光盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。同時(shí)，建立視聽(tīng)資料目錄索引，便于查找和利用。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關(guān)利用記錄，了解檔案的利用情況。2.審查檔案內(nèi)容，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。3.結(jié)合公司/組織的發(fā)展變化和工作需要，評(píng)估檔案的現(xiàn)實(shí)意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀人員等信息，由檔案管理部門保存?zhèn)洳?。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因合法合規(guī)的原因，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在查閱登記薄上填寫查閱日期、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污