PAGE夏縣食藥局檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)夏縣食品藥品監(jiān)督管理局（以下簡稱“食藥局”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，推動食藥局各項(xiàng)工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于食藥局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬派出機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案，包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)監(jiān)管、執(zhí)法辦案、人事管理、財(cái)務(wù)管理等方面的文件材料?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：食藥局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，對全局檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、收集整理、保管利用等。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映食藥局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為食藥局各項(xiàng)工作提供有力支持。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題，指導(dǎo)檔案管理工作的開展。辦公室（檔案管理部門）1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂本局在各項(xiàng)工作中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。3.建立健全檔案管理工作臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全。配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。5.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對已到保管期限且無保存價值的檔案，嚴(yán)格履行鑒定和銷毀手續(xù)。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案資料，為食藥局各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。按照規(guī)定為內(nèi)部查閱檔案提供便利，對外提供檔案利用服務(wù)時，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局干部職工的檔案意識和檔案管理水平。各科室及直屬事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室（單位）在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交局辦公室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室（單位）檔案工作的日常管理，確保檔案材料的及時收集和規(guī)范整理。3.配合局辦公室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：包括局機(jī)關(guān)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、大事記、領(lǐng)導(dǎo)講話、請示報(bào)告、批復(fù)、通知、通報(bào)等文件材料。2.業(yè)務(wù)監(jiān)管類：涉及食品、藥品、醫(yī)療器械、化妝品等監(jiān)管工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、監(jiān)管文件、抽檢報(bào)告、專項(xiàng)整治方案及總結(jié)等。3.執(zhí)法辦案類：行政處罰決定書、案件移送書、現(xiàn)場檢查筆錄、調(diào)查詢問筆錄、抽樣取證憑證、檢驗(yàn)報(bào)告等執(zhí)法文書及相關(guān)證據(jù)材料。4.人事管理類：干部職工的任免文件、考核材料、工資福利、教育培訓(xùn)、職稱評定、獎懲情況等檔案材料。5.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會計(jì)憑證、賬目、審計(jì)報(bào)告等文件材料。6.其他類：本局開展的各類專項(xiàng)工作、重大活動形成的文件材料，以及與外單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。收集要求1.各科室（單位）應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保文件材料形成后及時收集，不得積壓或散失。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對不符合要求的文件材料，應(yīng)及時補(bǔ)充或更正。3.收集的電子文件應(yīng)確保來源可靠、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和管理。整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理、業(yè)務(wù)監(jiān)管、執(zhí)法辦案、人事管理、財(cái)務(wù)管理、其他等六大類。每大類下再根據(jù)具體情況設(shè)置若干二級類目。2.編號：對每一份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、保管期限、類別號、順序號組成。全宗號為本局檔案管理全宗代碼；年度為檔案形成的公元紀(jì)年；保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）；類別號按照上述分類設(shè)置；順序號為每類檔案內(nèi)的流水號。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、檔號、保管期限、起止日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，簡明扼要。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保整齊牢固。檔案的保管庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆場所。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施。配備消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜門窗等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)排列有序，上架存放，不得隨意堆放。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。在庫檢查1.定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。2.每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進(jìn)行處理。如檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時修復(fù)或更換；對庫房溫濕度不符合要求的，應(yīng)及時調(diào)整。3.做好檢查記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查情況及處理結(jié)果等。檔案的利用利用范圍本局工作人員因工作需要查閱檔案，以及外單位因工作聯(lián)系等需要查閱本局檔案，均可按照規(guī)定進(jìn)行利用。利用方式1.查閱：本局工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、所在科室、查閱內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，但最長不得超過[X]個工作日。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并進(jìn)行登記。利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容及完好程度，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)食藥局工作的歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專家組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映食藥局的主要職能活動，是否對本局工作具有查考利用價值。2.檔案的保存價值，包括檔案的重要程度、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案的檔號、題名、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.將《檔案銷毀清冊》報(bào)局分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員共同對擬銷毀檔案進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認(rèn)真核對檔案與《檔案銷毀清冊》是否一致，銷毀完畢后在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案管理工作臺賬中予以注明，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為食藥局各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫等工作，建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)安全、日志記錄等功能，確保檔案信息的安全和規(guī)范使用。3.積極推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)與食藥局其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)