PAGE數(shù)字檔案室管理8項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司數(shù)字檔案室的規(guī)范化管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在數(shù)字檔案管理方面的活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、存儲、利用、安全保密等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保數(shù)字檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案信息的完整無缺。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)字檔案管理工作流程和操作方法。4.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。5.便利性原則：便于檔案的查詢、利用和共享，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的原始記錄，包括但不限于：行政管理類：公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。項(xiàng)目建設(shè)類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收資料等?？蒲屑夹g(shù)類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定材料等。聲像電子類：照片、錄音、錄像資料、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.公司與外部單位往來的文件、函件、合作協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，并定期移交至數(shù)字檔案室。2.檔案收集過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，載體完好。對于破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，按照規(guī)定的命名規(guī)則和分類方法進(jìn)行整理。（三）收集流程1.文件形成：各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生文件后，由文件承辦人負(fù)責(zé)收集整理，并進(jìn)行初步分類。2.部門初審：部門負(fù)責(zé)人對收集到的文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。3.定期移交：各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理成冊，填寫《檔案移交清單》，移交至數(shù)字檔案室。4.檔案室接收：數(shù)字檔案室管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、清點(diǎn)，檢查檔案的完整性和規(guī)范性，確認(rèn)無誤后辦理接收手續(xù)。三、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的檔案分為一個(gè)類別。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類法：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為若干個(gè)類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、項(xiàng)目建設(shè)類等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體問題進(jìn)一步細(xì)分。3.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。（三）編號規(guī)則1.全宗號：公司數(shù)字檔案室的全宗號為[具體全宗號]。2.年度號：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“20XX”。3.機(jī)構(gòu)（問題）代碼：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，編制相應(yīng)的代碼，如“XZGL”表示行政管理類，“YWJY”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類等。4.保管期限代碼：永久為“YJ”，長期為“CQ”，短期為“DQ”。5.件號：以每份文件為一個(gè)保管單位，從“1”開始依次編號。（四）整理流程1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或裱糊。2.編頁號：在每份文件的有字頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。3.填寫卷內(nèi)文件目錄：按照文件排列順序，逐份填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號等項(xiàng)目。4.裝訂備考表：備考表置于卷末，填寫本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號等信息。6.電子檔案整理：按照分類方案和編號規(guī)則，對電子檔案進(jìn)行分類、命名和編號，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)一致。四、檔案存儲制度（一）存儲設(shè)備1.服務(wù)器：配備高性能服務(wù)器，用于存儲和管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，確保服務(wù)器具備足夠的存儲容量、處理能力和穩(wěn)定性。2.存儲陣列：采用磁盤陣列等存儲設(shè)備，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的冗余存儲，提高數(shù)據(jù)安全性和可靠性。3.磁帶庫：定期將重要檔案數(shù)據(jù)備份至磁帶庫，作為異地容災(zāi)備份存儲介質(zhì)。（二）存儲環(huán)境1.溫度：保持存儲環(huán)境溫度在[X]℃[X]℃之間。2.濕度：控制存儲環(huán)境濕度在[X]%[X]%之間。3.防塵：安裝防塵設(shè)備，定期清潔存儲設(shè)備和環(huán)境，防止灰塵對檔案數(shù)據(jù)造成損害。4.防火：配備防火設(shè)施，如滅火器、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，確保存儲環(huán)境消防安全。5.防水：做好防水措施，防止雨水、地下水等對存儲設(shè)備的侵蝕。6.防蟲：采取防蟲措施，如放置防蟲藥、定期檢查等，防止蟲害對檔案的破壞。（三）存儲方式1.在線存儲：將常用的、訪問頻率高的檔案數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器的在線存儲設(shè)備中，以便快速查詢和利用。2.離線存儲：對于不常用的、歷史久遠(yuǎn)的檔案數(shù)據(jù)，存儲在磁帶庫等離線存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份。3.異地存儲：在不同地理位置建立異地存儲中心，將重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份存儲，以應(yīng)對自然災(zāi)害、突發(fā)事件等不可抗力因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。（四）存儲安全管理1.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的用戶認(rèn)證和授權(quán)管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，采用先進(jìn)的加密算法，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.定期備份：制定詳細(xì)的備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份和增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。4.災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃：制定災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行災(zāi)難恢復(fù)演練，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障時(shí)能夠快速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因合法合規(guī)的事由，按照規(guī)定程序查閱、借閱公司檔案。3.法律法規(guī)允許的其他檔案利用情況。（二）利用申請1.內(nèi)部利用：公司內(nèi)部人員如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、保管期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至數(shù)字檔案室。2.外部利用：公司外部單位如需查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司提交書面申請，說明利用目的、查閱范圍、利用期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用審批1.數(shù)字檔案室管理人員收到利用申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查利用目的是否合理、利用范圍是否符合規(guī)定、利用期限是否適當(dāng)?shù)取?.根據(jù)審核情況，報(bào)數(shù)字檔案室負(fù)責(zé)人審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，數(shù)字檔案室管理人員向利用申請人發(fā)放《檔案利用通知書》，告知其利用檔案的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。（四）利用方式1.查閱：利用申請人可在數(shù)字檔案室指定的場所查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)數(shù)字檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱：對于確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用申請人的需求，數(shù)字檔案室管理人員可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件清晰可讀。復(fù)制件應(yīng)加蓋數(shù)字檔案室印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（五）利用登記1.數(shù)字檔案室管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用申請人的姓名、部門、利用目的、檔案名稱、查閱或借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成檔案利用情況報(bào)告，為公司檔案管理決策提供參考依據(jù)。（六）利用監(jiān)督1.數(shù)字檔案室管理人員應(yīng)在檔案利用現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保利用申請人按照規(guī)定查閱、借閱和使用檔案，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.對于違反檔案利用規(guī)定的行為，數(shù)字檔案室管理人員有權(quán)制止，并及時(shí)向數(shù)字檔案室負(fù)責(zé)人報(bào)告。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案安全保密制度（一）安全保密管理職責(zé)1.公司領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督公司檔案安全保密工作，對重大檔案安全保密事項(xiàng)進(jìn)行決策。2.數(shù)字檔案室負(fù)責(zé)人：全面負(fù)責(zé)數(shù)字檔案室的安全保密管理工作，制定安全保密制度和措施，組織實(shí)施安全保密教育和培訓(xùn)，定期檢查安全保密工作落實(shí)情況。3.數(shù)字檔案室管理人員：具體負(fù)責(zé)檔案的日常安全保密管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，確保檔案信息的安全存儲、傳輸和利用。4.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密管理工作，督促本部門人員遵守檔案安全保密規(guī)定，對本部門發(fā)生的檔案安全保密事件及時(shí)報(bào)告。（二）安全保密措施1.物理安全：對數(shù)字檔案室的存儲設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等采取物理安全防護(hù)措施,如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案室。2.網(wǎng)絡(luò)安全：建立健全網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，對網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保網(wǎng)絡(luò)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.數(shù)據(jù)安全：對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，采用加密算法對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性、完整性和可用性。定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全位置，防止數(shù)據(jù)丟失。4.人員安全：加強(qiáng)對數(shù)字檔案室管理人員的安全保密教育和培訓(xùn),提高其安全保密意識和業(yè)務(wù)技能。與管理人員簽訂安全保密責(zé)任書，明確其安全保密職責(zé)和義務(wù)。對涉及檔案管理的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全保密意識。5.制度安全：建立健全檔案安全保密制度，明確檔案收集、整理、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的安全保密要求和操作流程。定期對檔案安全保密制度進(jìn)行評估和修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（三）保密規(guī)定1.嚴(yán)格限制檔案信息的知悉范圍,未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員。2.數(shù)字檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容和相關(guān)信息。在工作中需要接觸檔案信息的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、加密處理、專人管理等。4.在檔案利用過程中，利用申請人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。如需對外提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議。（四）安全保密檢查與考核1.定期對數(shù)字檔案室的安全保密工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、人員安全等方面。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，消除安全隱患。2.建立檔案安全保密工作考核機(jī)制，將安全保密工作納入公司績效考核體系，對在檔案安全保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對違反安全保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理實(shí)際情況，按照檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由數(shù)字檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容：檔案內(nèi)容是否反映公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有歷史查考價(jià)值、涉及公司核心機(jī)密等。2.文件形成時(shí)間：一般來說，年代久遠(yuǎn)的檔案具有較高的歷史價(jià)值，但也需結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行判斷。3.文件來源：上級主管部門文件、重要會(huì)議文件、重大項(xiàng)目文件等通常具有重要保存價(jià)值。4.文件完整性：檔案是否完整無缺，對于不完整的檔案，應(yīng)綜合評估其價(jià)值。（四）鑒定流程1.初步篩選：檔案管理人員對庫存檔案進(jìn)行全面梳理，按照保管期限和類別進(jìn)行初步分類，確定需要鑒定的檔案范圍。2.詳細(xì)審查：鑒定工作小組對初步篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐份分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間等因素，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保存價(jià)值。3.形成鑒定意見：鑒定工作小組根據(jù)審查情況，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。對于需要銷毀的檔案，應(yīng)注明銷毀原因和時(shí)間。4.審批公示：檔案鑒定意見書報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間，如有異議，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行復(fù)查。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單：根據(jù)審批通過的鑒定意見，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.實(shí)施銷毀：按照銷毀清單，采用合適的方式對檔案進(jìn)行銷毀。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉