PAGE檔案數(shù)字化保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案數(shù)字化過程中的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案數(shù)字化工作的部門、人員以及相關合作單位。（三）基本原則1.合法性原則：檔案數(shù)字化保密管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保各項操作合法合規(guī)。2.保密性原則：對檔案數(shù)字化過程中涉及的各類信息，包括檔案內(nèi)容、數(shù)字化處理方法、存儲介質(zhì)等，采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。3.完整性原則：保證檔案數(shù)字化后的信息與原始檔案內(nèi)容一致，不被篡改或丟失，確保檔案信息的完整性。4.可控性原則：對檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)進行有效控制，明確責任，規(guī)范操作流程，確保保密措施的有效執(zhí)行。二、檔案數(shù)字化工作流程及保密要求（一）檔案收集與整理1.收集要求檔案收集人員應嚴格按照公司檔案管理制度，及時、準確地收集各類檔案資料。在收集過程中，要對檔案的完整性和準確性進行初步檢查，確保檔案資料齊全、無破損、無缺失頁等情況。2.整理要求對收集到的檔案進行分類整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進行合理分類，便于后續(xù)數(shù)字化處理。整理過程中，要注意保護檔案的原始順序和標識，不得隨意打亂或更改。對于涉密檔案，應單獨標識，嚴格區(qū)分保管。（二）檔案數(shù)字化前處理1.清點與登記檔案移交至數(shù)字化處理部門時，雙方應進行詳細的清點和登記，明確檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。建立檔案數(shù)字化處理臺賬，記錄檔案的交接時間、交接人員、檔案名稱、數(shù)量等內(nèi)容，確保檔案流轉(zhuǎn)過程可追溯。2.去污與修復根據(jù)檔案的實際情況，對需要去污或修復的檔案進行處理。去污過程應采用安全、有效的方法，避免對檔案內(nèi)容造成損害。對于破損嚴重的檔案，應進行專業(yè)修復，修復過程中要做好記錄，確保修復后的檔案質(zhì)量符合要求。3.涉密檔案標識對確定為涉密的檔案，在數(shù)字化前應進行明顯的涉密標識，標識應涵蓋檔案的密級、保密期限等關鍵信息。標識應采用不易褪色、擦除的方式，確保在數(shù)字化處理及后續(xù)存儲、使用過程中始終清晰可辨。（三）數(shù)字化設備與環(huán)境管理1.設備選擇與配置用于檔案數(shù)字化的設備應符合國家相關標準和行業(yè)要求，具備數(shù)據(jù)安全存儲和處理能力。設備應定期進行維護和檢查，確保其性能穩(wěn)定、運行正常，防止因設備故障導致檔案信息丟失或泄露。2.環(huán)境要求數(shù)字化處理場所應具備良好的物理安全環(huán)境，安裝必要的安全防護設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等。場所應保持適宜的溫度、濕度，防止檔案因溫濕度變化而受損。同時，要做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.設備使用與維護數(shù)字化設備應由專人負責操作和管理，操作人員應經(jīng)過專業(yè)培訓，熟悉設備性能和操作規(guī)程。設備使用過程中，要嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設備參數(shù)或進行其他違規(guī)操作。定期對設備進行維護保養(yǎng)，及時清理設備內(nèi)部灰塵、更換損壞部件等，確保設備正常運行。（四）數(shù)字化處理過程1.掃描操作掃描人員應嚴格按照掃描方案進行操作，確保掃描圖像清晰、完整，分辨率符合要求。對于涉密檔案，應在專門的涉密掃描設備上進行掃描，掃描過程中要采取加密存儲等措施，防止信息泄露。掃描完成后，要對掃描圖像進行質(zhì)量檢查，對不符合要求的圖像及時進行重新掃描。2.圖像處理圖像處理人員應根據(jù)檔案原始狀況和掃描圖像質(zhì)量，對圖像進行必要的處理，如去噪、糾偏、裁剪等。在圖像處理過程中，要確保不改變檔案原始內(nèi)容，處理后的圖像應與原始檔案信息一致。對于涉密檔案的圖像處理，應在加密環(huán)境下進行，處理完成后及時刪除臨時存儲的中間文件。3.數(shù)據(jù)錄入與校對數(shù)據(jù)錄入人員應準確、完整地將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入過程中要認真核對每一項內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準確無誤。錄入完成后，要進行嚴格的數(shù)據(jù)校對，采用雙人錄入核對、多次交叉核對等方式，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案一致。對于涉密檔案的數(shù)據(jù)錄入，應采取加密傳輸、存儲等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）數(shù)字化成果存儲與備份1.存儲介質(zhì)選擇應選用質(zhì)量可靠、安全性能高的存儲介質(zhì)進行數(shù)字化成果存儲，如磁帶、光盤、硬盤等。存儲介質(zhì)應具備防磁、防潮、防火、防盜等功能，確保數(shù)據(jù)存儲安全。2.存儲方式與管理數(shù)字化成果應按照檔案類別、保管期限等進行分類存儲，建立清晰的存儲目錄和索引，便于查詢和管理。對于涉密檔案的存儲，應采用加密存儲方式，并存儲在專門的涉密存儲設備中，嚴格限制訪問權限。定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)存儲的完整性和可讀性。3.備份策略制定完善的備份策略，對數(shù)字化成果進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在與原始存儲介質(zhì)不同的物理位置，以防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份頻率應根據(jù)檔案的重要程度和使用情況合理確定，重要檔案應進行實時備份或短周期備份。定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（六）數(shù)字化成果使用與共享1.使用權限管理根據(jù)工作需要，明確不同人員對數(shù)字化檔案的使用權限。使用權限應嚴格按照檔案的密級和人員職責進行設定，確保只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和使用相應的檔案信息。建立數(shù)字化檔案使用審批制度，使用人員需填寫使用申請表，注明使用目的、使用期限、使用范圍等信息，經(jīng)相關部門負責人審批后方可使用。2.共享規(guī)定對于需要共享的數(shù)字化檔案，應嚴格按照公司的信息共享制度進行操作。共享前要對共享對象進行嚴格的資格審查，確保共享信息的安全性。共享過程中，要采取加密傳輸?shù)劝踩胧?，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。同時，要明確共享信息的使用范圍和責任，確保共享信息不被濫用。3.使用記錄與審計建立數(shù)字化檔案使用記錄制度，詳細記錄使用人員、使用時間、使用內(nèi)容、使用目的等信息。使用記錄應保存一定期限，以便進行審計和追溯。定期對數(shù)字化檔案的使用情況進行審計，檢查使用權限是否合規(guī)、使用記錄是否完整等，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。三、人員管理與培訓（一）人員保密職責1.管理人員職責負責制定和完善檔案數(shù)字化保密管理制度，確保制度的有效執(zhí)行。組織開展檔案數(shù)字化保密管理工作的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。協(xié)調(diào)處理檔案數(shù)字化過程中的保密突發(fā)事件，采取有效措施降低損失和影響，并及時向上級報告。2.操作人員職責嚴格遵守檔案數(shù)字化保密管理制度，按照操作規(guī)程進行操作，確保檔案信息安全。妥善保管個人使用的數(shù)字化設備和存儲介質(zhì)，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出工作場所。發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或異常情況時，應及時報告并采取相應措施。3.審核人員職責對檔案數(shù)字化處理過程中的各個環(huán)節(jié)進行審核，確保操作符合保密要求和工作規(guī)范。對數(shù)字化成果的質(zhì)量和準確性進行審核，保證數(shù)字化檔案信息的完整性和可靠性。參與保密制度的執(zhí)行監(jiān)督，提出改進意見和建議。（二）人員背景審查1.審查范圍所有參與檔案數(shù)字化工作的人員，包括檔案收集整理人員、數(shù)字化處理人員、存儲管理人員、審核人員等，均需進行背景審查。2.審查內(nèi)容個人基本信息，包括身份證號碼、學歷、工作經(jīng)歷等。有無違法違紀記錄，特別是涉及保密、信息安全等方面的不良記錄。政治背景和社會關系，確保人員具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。3.審查流程由公司人力資源部門負責組織背景審查工作，收集相關人員的背景信息。通過公安系統(tǒng)、信用信息平臺等渠道進行查詢核實，必要時可進行實地調(diào)查或函調(diào)。審查結果存入員工個人檔案，作為人員任用和管理的重要依據(jù)。對于審查不合格的人員，不得參與檔案數(shù)字化工作。（三）人員培訓與教育1.培訓內(nèi)容國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，如《中華人民共和國保守國家秘密法》、檔案數(shù)字化相關行業(yè)規(guī)范等。檔案數(shù)字化保密管理制度和操作規(guī)程，使員工熟悉工作流程和保密要求。信息安全知識和技能，包括網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)加密技術、存儲介質(zhì)管理等方面的內(nèi)容。職業(yè)道德和保密意識教育，增強員工的保密責任感和自覺性。2.培訓方式定期組織內(nèi)部培訓課程，邀請專家或內(nèi)部資深人員進行授課。培訓課程應根據(jù)不同崗位需求進行針對性設計，確保培訓效果。開展在線學習和自學活動，提供相關的學習資料和網(wǎng)絡課程，方便員工自主學習。組織案例分析和經(jīng)驗交流活動，通過實際案例分析，加深員工對保密工作重要性的認識，同時促進員工之間的經(jīng)驗分享和交流。3.培訓記錄與考核建立員工培訓記錄檔案,詳細記錄培訓時間、培訓內(nèi)容、培訓講師、考核成績等信息。對參加培訓的員工進行考核，考核方式可采用考試、實際操作、撰寫報告等多種形式?？己顺煽儜c員工的績效掛鉤，確保員工認真對待培訓學習。四、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督成立檔案數(shù)字化保密管理監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部相關部門負責人和專業(yè)人員組成。監(jiān)督小組定期對檔案數(shù)字化工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。建立內(nèi)部舉報制度，鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的保密違規(guī)行為進行舉報。對舉報屬實的員工給予獎勵，同時對違規(guī)行為進行嚴肅處理。2.外部監(jiān)督定期邀請外部專業(yè)機構對公司檔案數(shù)字化保密管理工作進行評估和審計，根據(jù)評估和審計結果及時改進工作。積極配合國家有關部門的監(jiān)督檢查，如實提供相關資料和信息，對提出的問題認真整改落實。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容檔案數(shù)字化工作流程的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、數(shù)字化處理、存儲、使用等環(huán)節(jié)是否符合保密要求。人員管理情況，如人員背景審查、培訓教育、保密職責履行等方面是否到位。設備與環(huán)境管理情況，檢查數(shù)字化設備的使用、維護以及工作環(huán)境的安全防護等措施是否有效。數(shù)字化成果的存儲與備份情況，查看存儲介質(zhì)的管理、備份策略的執(zhí)行等是否符合規(guī)定。2.檢查方式定期檢查：按照規(guī)定的時間間隔，對檔案數(shù)字化工作進行全面檢查。檢查人員應提前制定檢查計劃，明確檢查內(nèi)容和方法。不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時對檔案數(shù)字化工作的某個環(huán)節(jié)或部分人員進行抽查。抽查可以采取現(xiàn)場查看、查閱記錄、詢問相關人員等方式進行。專項檢查：針對檔案數(shù)字化過程中的特定問題或風險點，開展專項檢查。專項檢查應深入細致，確保問題得到徹底解決。（三）問題整改與跟蹤1.問題發(fā)現(xiàn)與記錄檢查人員在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應詳細記錄問題的性質(zhì)、發(fā)生地點、涉及人員、影響范圍等信息。對發(fā)現(xiàn)的問題進行分類整理，分析問題產(chǎn)生的原因，評估問題的嚴重程度。對于一般性問題，可要求相關部門或人員立即整改；對于較為嚴重的問題，應及時向上級報告。2.整改措施制定與實施相關部門或人員根據(jù)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，制定具體的整改措施，明確整改責任人和整改期限。整改措施應具有針對性和可操作性，能夠有效解決問題。整改責任人按照整改措施認真組織實施整改工作，確保整改任務按時完成。在整改過程中，要及時向監(jiān)督小組匯報整改進展情況。3.整改跟蹤與復查監(jiān)督小組對整改情況進行跟蹤檢查，定期了解整改工作的進展情況，督促整改責任人加快整改進度。整改完成后，監(jiān)督小組對整改效果進行復查。復查合格后予以銷號；對于復查仍不合格的，應責令重新整改，并追究相關人員的責任。五、保密應急處置（一）應急預案制定1.應急處置原則預防為主，防患未然。通過加強保密管理措施，降低保密事件發(fā)生的可能性?？焖俜磻?，及時處理。一旦發(fā)生保密事件，應迅速啟動應急預案，采取有效措施進行處置，最大限度地減少損失和影響。依法依規(guī)，妥善處理。嚴格按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定進行應急處置，確保處置工作合法合規(guī)。2.應急處置流程事件報告：發(fā)現(xiàn)保密事件后，相關人員應立即向本部門負責人報告，部門負責人接到報告后應及時向公司保密管理部門報告。保密管理部門接到報告后，應迅速核實情況，并向上級領導報告。應急響應：公司成立應急處置小組，由公司領導擔任組長，相關部門負責人為成員。應急處置小組負責制定應急處置方案，組織實施應急處置工作。處置措施：根據(jù)保密事件的性質(zhì)和影響程度，采取相應的處置措施。如對泄露的檔案信息進行追回、封鎖現(xiàn)場、調(diào)查泄密原因、采取技術手段防止信息進一步擴散等。后續(xù)處理：保密事件處置完畢后，對應急處置工作進行總結評估，分析事件發(fā)生的原因，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施。同時，對相關責任人員進行責任追究。3.應急處置資源保障建立應急處置資源庫，儲備必要的應急處置設備和物資，如加密存儲設備、數(shù)據(jù)恢復工具、防護用品等。定期對應急處置資源進行檢查和維護，確保其性能良好、隨時可用。加強與外部應急救援機構的聯(lián)系與合作，必要時可請求外部支援。（二）應急演練1.演練計劃制定每年制定應急演練計劃，明確演練的內(nèi)容、時間、地點、參與人員等。演練內(nèi)容應涵蓋檔案數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的各類保密事件，如數(shù)據(jù)泄露、設備故障、網(wǎng)絡攻擊等。根據(jù)演練計劃，提前準備演練所需的資料、設備和場景，確保演練的真實性和有效性。2.演練實施按照演練計劃組織開展應急演練活動。演練過程中，模擬真實的保密事件場景，檢驗應急處置流程和人員的應急反應能力。演練結束后，對應急演練進行總結評估，分析演練過程中存在的問題和不足之處，提出改進意見和建議。3.演練效果評估與改進根