PAGE市委辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市委辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合市委辦公室實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市委辦公室各科室在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。市委辦公室檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室不得自行分散保存。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映市委辦公室各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是市委辦公室檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施市委辦公室檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管市委辦公室各科室形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定向市檔案局移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各科室檔案管理人員各科室指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步保管工作，并配合綜合檔案室做好檔案管理的相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本科室各類文件材料的收集、整理，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本科室文件材料進(jìn)行分類、裝訂，定期移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的查閱利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管，做好防火、防盜、防潮等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向綜合檔案室報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍市委辦公室各科室在履行職能過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄，均屬收集范圍。具體包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與市委辦公室工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.市委辦公室制發(fā)的各類文件、報(bào)告、紀(jì)要、決議等。3.市委辦公室召開的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.市委辦公室開展各項(xiàng)工作形成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等。5.市委辦公室與其他單位往來的函件、協(xié)議、合同等。6.市委辦公室工作人員參加各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等活動(dòng)形成的資料。7.反映市委辦公室工作的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)備份，防止丟失。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政事務(wù)類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠恒溫恒濕等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序存放檔案，便于查找和管理。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行消毒，防止蟲害和霉菌滋生。（三）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，注明檔案名稱、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)內(nèi)容等信息。3.嚴(yán)格控制電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的使用環(huán)境，防止因環(huán)境因素導(dǎo)致存儲(chǔ)介質(zhì)損壞。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和市委辦公室檔案管理制度。2.服務(wù)工作原則。檔案利用應(yīng)緊密圍繞市委辦公室各項(xiàng)工作需要，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作指導(dǎo)、歷史研究等提供有力支持。3.保密安全原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.市委辦公室工作人員因工作需要查閱檔案。2.市委領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案，需經(jīng)市委辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱檔案一般應(yīng)在綜合檔案室進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料。4.查閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上注明歸還日期。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案材料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制目的、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。2.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、掃描等方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋綜合檔案室印章，并注明復(fù)制日期。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各科室檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映市委辦公室的主要職能活動(dòng)，是否具有歷史查考價(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、來源、形式等是否具有代表性。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合分析法。結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)市委辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立市委辦公室檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。（三）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用功能完善、安全可靠的檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置檔案分類、編號(hào)、編目、檢索等功能模塊，方便檔案的管理和利用。3.建立檔案權(quán)限管理機(jī)制，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）數(shù)字化檔案存儲(chǔ)1.數(shù)字化檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定