PAGE某街道檔案管理制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)某街道檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在街道各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于某街道機(jī)關(guān)各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全街道的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映街道各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為街道工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)街道設(shè)立檔案管理辦公室，作為全街道檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理辦公室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施街道檔案管理制度。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管街道各類檔案，確保檔案的安全與完整。開展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等工作，為街道各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。指導(dǎo)各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。2.各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本社區(qū)及所屬企事業(yè)單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向街道檔案管理辦公室移交。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案工作的正常開展。配合街道檔案管理辦公室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等工作，積極提供檔案利用服務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.街道黨工委、辦事處形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.街道各部門在履行職能過程中形成的文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)檔案等。3.街道所屬社區(qū)在社區(qū)建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)管理等工作中形成的文件、資料、臺(tái)賬等。4.街道所屬企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、人事管理等方面形成的文件、檔案。5.街道舉辦的各類活動(dòng)、重大事件形成的文件、照片、錄像等資料。6.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與街道工作相關(guān)的文件、指示、批復(fù)等。（二）收集要求1.各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位形成及上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大活動(dòng)、重大事件形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行組卷、編目、裝訂。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交街道檔案管理辦公室。3.街道檔案管理辦公室對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類。保管期限：分為永久、定期（30年和10年）。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)街道的部門設(shè)置和工作職能，將文書檔案分為黨群工作類、行政事務(wù)類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會(huì)事務(wù)類等類別。2.科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。項(xiàng)目：以街道承擔(dān)的各類工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等為單位進(jìn)行分類。專業(yè)：根據(jù)項(xiàng)目涉及的專業(yè)領(lǐng)域，如工程技術(shù)、環(huán)境保護(hù)、信息技術(shù)等進(jìn)行分類。階段：分為項(xiàng)目前期、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等階段。3.會(huì)計(jì)檔案按照年度形式進(jìn)行分類。年度：以會(huì)計(jì)年度為依據(jù)進(jìn)行分類。形式：分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別。4.聲像檔案按照載體形式文件內(nèi)容進(jìn)行分類。載體形式：分為照片、錄音、錄像等類別。文件內(nèi)容：根據(jù)聲像檔案所反映的具體內(nèi)容，如會(huì)議活動(dòng)、工作場(chǎng)景、重大事件等進(jìn)行分類。5.實(shí)物檔案按照實(shí)物類別年度進(jìn)行分類。實(shí)物類別：分為獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、錦旗等類別。年度：以實(shí)物獲得或制作的年度為依據(jù)進(jìn)行分類。（三）編號(hào)與編目1.檔案編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限+流水號(hào)；科技檔案編號(hào)格式為：項(xiàng)目編號(hào)+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號(hào)；會(huì)計(jì)檔案編號(hào)格式為：年度+形式代碼+流水號(hào)；聲像檔案編號(hào)格式為：載體形式代碼+年度+流水號(hào)；實(shí)物檔案編號(hào)格式為：實(shí)物類別代碼+年度+流水號(hào)。2.編目編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，便于查詢和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.街道檔案管理辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在檔案柜上標(biāo)明類別標(biāo)識(shí)。2.檔案應(yīng)排列有序，便于查找和利用。檔案密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放安全。（三）保管期限檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值確定，分為永久、定期（30年和10年）。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理辦公室組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、利用情況等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理辦公室指定專人進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（五）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案利用的合法性。2.方便快捷原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.街道機(jī)關(guān)各部門在工作中需要查閱檔案的。2.社區(qū)居民因辦理相關(guān)事務(wù)需要查閱檔案的。3.其他單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.街道機(jī)關(guān)各部門查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理辦公室查閱。2.社區(qū)居民查閱檔案，應(yīng)持本人有效身份證件，到社區(qū)檔案管理點(diǎn)提出查閱申請(qǐng)，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人簽字同意后，由社區(qū)檔案管理人員陪同到街道檔案管理辦公室查閱。3.其他單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)街道檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（四）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理辦公室查閱檔案原件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)街道檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)街道檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理辦公室印章，并注明出處。（五）檔案統(tǒng)計(jì)與編研1.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度,定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.檔案編研根據(jù)街道工作需要，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為街道各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理功能實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、修改、刪除、查詢等功能，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.檢索功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.利用審批功能對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行在線審批，提高審批效