PAGE創(chuàng)衛(wèi)檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)創(chuàng)衛(wèi)檔案管理，確保創(chuàng)衛(wèi)工作相關(guān)文件、資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為創(chuàng)衛(wèi)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有與創(chuàng)衛(wèi)工作相關(guān)的檔案管理，包括但不限于創(chuàng)衛(wèi)規(guī)劃、實(shí)施方案、工作記錄、檢查報(bào)告、整改措施等各類文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：創(chuàng)衛(wèi)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映創(chuàng)衛(wèi)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄詳實(shí)。3.分類科學(xué)原則：按照創(chuàng)衛(wèi)工作的類別和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的創(chuàng)衛(wèi)檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)創(chuàng)衛(wèi)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織內(nèi)部各部門在創(chuàng)衛(wèi)工作中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、編目，使其條理清晰、便于查閱。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)保管，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。4.檔案利用：為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要提供檔案復(fù)制件。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已失去保存價(jià)值的檔案。6.檔案信息化管理：推進(jìn)創(chuàng)衛(wèi)檔案的信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。三、檔案分類與編號(hào)（一）分類1.創(chuàng)衛(wèi)規(guī)劃類：包括創(chuàng)衛(wèi)工作的長(zhǎng)期規(guī)劃、年度計(jì)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等。2.組織管理類：涉及創(chuàng)衛(wèi)工作的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員職責(zé)分工、工作制度等文件。3.宣傳教育類：如創(chuàng)衛(wèi)宣傳資料、健康教育活動(dòng)記錄、培訓(xùn)教材等。4.環(huán)境衛(wèi)生類：涵蓋環(huán)境衛(wèi)生整治方案、清掃保潔記錄、垃圾處理情況等。5.食品安全類：包括食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位監(jiān)管檔案、食品安全檢查記錄、整改情況等。6.病媒生物防制類：有關(guān)病媒生物監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、防制措施、消殺記錄等。7.公共衛(wèi)生類：如飲用水衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告、公共場(chǎng)所衛(wèi)生監(jiān)督記錄等。8.檢查考核類：創(chuàng)衛(wèi)工作的各類檢查記錄、考核評(píng)估報(bào)告、整改通知等。9.其他類：不屬于上述分類的其他創(chuàng)衛(wèi)相關(guān)文件資料。（二）編號(hào)采用“分類號(hào)+年度+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如：HW22023001，其中“HW2”為環(huán)境衛(wèi)生類的分類號(hào)，“2023”為年度，“001”為該年度此類檔案的流水號(hào)。四、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在創(chuàng)衛(wèi)工作中形成的文件、報(bào)告、報(bào)表、記錄、照片、視頻等資料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與創(chuàng)衛(wèi)工作相關(guān)的文件、通知、要求等。3.創(chuàng)衛(wèi)工作中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議、承諾書等。4.創(chuàng)衛(wèi)工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門創(chuàng)衛(wèi)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于重要的文件資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）收集時(shí)間1.各類文件資料形成后，承辦部門應(yīng)及時(shí)整理并移交檔案管理部門。一般情況下，應(yīng)在文件資料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成移交。2.對(duì)于階段性工作結(jié)束后形成的檔案資料，承辦部門應(yīng)在工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。3.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度的創(chuàng)衛(wèi)檔案資料全部移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致或者破損的文件進(jìn)行修整、裱糊或托裱，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄：逐份填寫卷內(nèi)文件的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。每份文件單獨(dú)填寫一行，文件題名應(yīng)準(zhǔn)確概括文件內(nèi)容，日期填寫文件的形成日期，文號(hào)填寫文件的發(fā)文字號(hào)，責(zé)任者填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人，頁(yè)號(hào)填寫每份文件在卷內(nèi)的起始頁(yè)號(hào)。編制案卷封面：填寫案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地概括卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，編制單位填寫負(fù)責(zé)整理該案卷的部門或單位，編制日期填寫案卷整理完成的日期，保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定，密級(jí)按照文件的保密要求填寫。編制案卷目錄：將案卷的編號(hào)、題名、保管期限、起止日期、密級(jí)等信息錄入案卷目錄，以便于查找和統(tǒng)計(jì)。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)層次分明、排列有序，便于查閱和利用。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度和時(shí)間順序排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。3.對(duì)于同一事由的文件，應(yīng)集中排列在一起，并按照時(shí)間順序排列。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存放。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分別存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱登記制度，確保檔案信息安全。七、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱創(chuàng)衛(wèi)檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱人員可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無(wú)損。3.復(fù)制：根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，及時(shí)了解檔案利用情況，對(duì)檔案利用效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保銷毀的檔案確已失去保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)、歷史沿革等情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確已失去保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的題名、文號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人審批。3.銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指