PAGE物業(yè)檔案建立及管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司物業(yè)檔案的科學(xué)管理，提高物業(yè)管理水平，維護(hù)公司和業(yè)主的合法權(quán)益，特制定本制度。物業(yè)檔案是公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是公司進(jìn)行物業(yè)管理、決策以及處理相關(guān)事務(wù)的重要依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛假記載。2.完整性原則：全面收集與物業(yè)管理相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編號(hào)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密和業(yè)主隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司的物業(yè)檔案，包括接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成文件資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定填寫相關(guān)記錄。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)規(guī)劃與建設(shè)資料：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.業(yè)主資料：業(yè)主入住登記表、身份證復(fù)印件、購房合同、聯(lián)系方式等。3.物業(yè)租賃合同：租賃合同文本、租戶信息、租金支付記錄等。4.日常管理文件：物業(yè)巡查記錄、維修工單、保潔記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、安全保衛(wèi)記錄等。5.財(cái)務(wù)資料：物業(yè)費(fèi)收繳記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、成本核算資料等。6.設(shè)施設(shè)備檔案：設(shè)備臺(tái)賬、維修保養(yǎng)記錄、操作規(guī)程、技術(shù)資料等。7.會(huì)議紀(jì)要：物業(yè)管理相關(guān)會(huì)議的記錄，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。8.投訴與處理記錄：業(yè)主投訴記錄、處理過程及結(jié)果等。9.其他資料：與物業(yè)管理有關(guān)的各類文件、通知、函件、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為綜合管理類、業(yè)主資料類、物業(yè)租賃類、日常管理類、財(cái)務(wù)資料類、設(shè)施設(shè)備類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號(hào)。例如，綜合管理類檔案編號(hào)為ZHGLYYYYN，其中ZHGL表示綜合管理類，YYYY表示年份，N表示順序號(hào)。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，保持頁面整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號(hào)進(jìn)行有序存放。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要權(quán)益、歷史沿革等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如日常管理文件、財(cái)務(wù)資料等，根據(jù)其重要程度確定保管期限。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，保持適宜的環(huán)境條件。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，迅速準(zhǔn)確地查找檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如無問題，在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期并簽字。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有查考利用價(jià)值，確定其是否可以銷毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷（件）進(jìn)行審查，并在《檔案鑒定意見書》上簽署意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》和《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立物業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案信息，刪除已銷毀或不再需要保存的檔案記錄。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授