PAGE生產(chǎn)記錄及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)記錄及檔案管理，確保生產(chǎn)過程的可追溯性，保障產(chǎn)品質(zhì)量，規(guī)范公司各項生產(chǎn)活動，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)活動的部門及相關(guān)人員，包括但不限于生產(chǎn)車間、質(zhì)量控制部門、設(shè)備管理部門、物料管理部門等。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映生產(chǎn)過程中的各項活動，確保記錄信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)全過程的各個環(huán)節(jié)，包括但不限于原材料采購、生產(chǎn)操作、質(zhì)量檢驗、設(shè)備維護等，保證記錄無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)清晰、邏輯連貫，避免模糊或歧義性表述。4.及時性原則：生產(chǎn)活動發(fā)生后，應(yīng)及時進行記錄，確保記錄與實際生產(chǎn)活動同步，不得事后補記或拖延記錄。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)機密等敏感信息的生產(chǎn)記錄及檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、生產(chǎn)記錄管理（一）記錄內(nèi)容1.原材料記錄原材料采購訂單信息，包括供應(yīng)商名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購日期等。原材料檢驗報告，記錄檢驗結(jié)果、合格與否判定等。原材料入庫記錄，包括入庫日期、批次號、存放位置等。2.生產(chǎn)過程記錄各生產(chǎn)工序的操作記錄，如操作時間、操作人員、工藝參數(shù)、設(shè)備運行狀態(tài)等。生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗記錄，包括首件檢驗、巡檢、成品檢驗等結(jié)果。生產(chǎn)設(shè)備的運行記錄，如開機時間、停機時間、維修保養(yǎng)記錄等。生產(chǎn)過程中的異常情況記錄，如設(shè)備故障、工藝偏差、質(zhì)量問題等，詳細描述異?，F(xiàn)象、處理措施及結(jié)果。3.成品記錄成品入庫記錄，包括入庫日期、批次號、規(guī)格型號、數(shù)量等。成品出貨記錄，記錄出貨日期、客戶名稱、訂單編號、出貨數(shù)量等。成品銷售記錄，包括銷售日期、銷售金額、客戶反饋等信息。（二）記錄方式1.紙質(zhì)記錄：對于一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)或需要簽字確認(rèn)的信息，可采用紙質(zhì)記錄方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)在原記錄上劃雙線，注明修改日期及修改人，并在旁邊填寫正確內(nèi)容。2.電子記錄：利用公司內(nèi)部的生產(chǎn)管理系統(tǒng)或其他信息化工具進行電子記錄。電子記錄應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改。同時，應(yīng)定期對電子記錄進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）記錄保存期限1.原材料記錄：自原材料采購之日起保存[X]年，以確保在產(chǎn)品質(zhì)量追溯期內(nèi)能夠查詢到原材料的相關(guān)信息。2.生產(chǎn)過程記錄：保存至產(chǎn)品保質(zhì)期結(jié)束后[X]年。對于一些關(guān)鍵產(chǎn)品或涉及重大質(zhì)量問題的生產(chǎn)記錄，應(yīng)適當(dāng)延長保存期限，以便進行長期質(zhì)量跟蹤和分析。3.成品記錄：自成品出貨之日起保存[X]年，以便對產(chǎn)品銷售情況、客戶反饋等進行跟蹤和統(tǒng)計分析。（四）記錄查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)記錄時，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄查閱申請表》，注明查閱目的、記錄名稱及時間段等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將記錄帶出或進行復(fù)制。如需摘錄相關(guān)信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并確保摘錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.借閱因特殊原因需要借閱生產(chǎn)記錄的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露記錄內(nèi)容。歸還時，應(yīng)確保記錄完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案管理（一）檔案分類1.生產(chǎn)工藝檔案：包括產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、工藝驗證報告等，記錄產(chǎn)品生產(chǎn)的工藝路線和技術(shù)要求。2.質(zhì)量檔案：涵蓋產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗計劃、質(zhì)量統(tǒng)計分析報告、不合格品處理記錄等，用于監(jiān)控和保證產(chǎn)品質(zhì)量。3.設(shè)備檔案：包含設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護保養(yǎng)計劃及記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報廢記錄等，對設(shè)備全生命周期進行管理。4.物料檔案：有原材料供應(yīng)商檔案、物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、物料檢驗報告、物料出入庫記錄等，確保物料的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。5.人員檔案：涉及生產(chǎn)部門員工的入職信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、崗位變動記錄等，便于對員工進行管理和評估。（二）檔案建立與收集1.檔案建立各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，指定專人負(fù)責(zé)檔案的建立工作。檔案建立人員應(yīng)按照檔案分類要求，及時收集、整理相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。對于新建立的檔案，應(yīng)編制檔案編號，并在檔案首頁填寫檔案名稱、編號、日期、來源等基本信息。2.檔案收集生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄，如生產(chǎn)報表、檢驗報告、設(shè)備維修單等，應(yīng)定期由各部門收集整理后移交檔案管理部門。外部文件，如供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時傳遞給檔案管理部門進行歸檔。（三）檔案整理與歸檔1.檔案整理檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)進行統(tǒng)一整理。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行分類、編號，并檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格進行折疊或裝訂，確保整齊美觀。對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。2.檔案歸檔整理后的檔案應(yīng)及時歸檔到相應(yīng)的檔案柜或電子檔案系統(tǒng)中。檔案柜應(yīng)按照檔案類別進行分區(qū)存放，并建立檔案索引目錄，便于查找和管理。在電子檔案系統(tǒng)中，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和文件索引，確保檔案能夠快速檢索和調(diào)用。同時，應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，對不同人員的檔案訪問權(quán)限進行嚴(yán)格控制。（四）檔案保管1.保管環(huán)境檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.保管期限生產(chǎn)工藝檔案、質(zhì)量檔案、設(shè)備檔案等重要檔案應(yīng)長期保存，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和質(zhì)量追溯的需要。物料檔案、人員檔案等一般檔案的保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，確無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，對檔案的保存價值進行評估。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義，并形成鑒定意見。2.檔案銷毀經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行徹底刪除。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的生產(chǎn)記錄及檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門的生產(chǎn)記錄及檔案管理工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括記錄的真實性、完整性、及時性，檔案資料的整理、歸檔、保管等情況。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細的檢查計劃，明確檢查范圍、檢查方法和檢查標(biāo)準(zhǔn)。檢查過程中，應(yīng)做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將生產(chǎn)記錄及檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進行量化考核?？己酥笜?biāo)包括記錄準(zhǔn)確率、檔案歸檔及時率、檔案保管完好率等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對未達到考核要求的