PAGE檔案館檔案資源管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館檔案資源的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所保管的各類檔案資源，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案資源實行集中統(tǒng)一管理，由檔案館負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責（一）檔案館職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管本公司/組織各部門形成的各類檔案，對檔案進行分類、編號、編目、上架等工作，確保檔案的有序存放。3.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行銷毀處理，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進檔案信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.開展檔案利用服務(wù)工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，并做好利用登記和統(tǒng)計工作。7.加強對檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。8.參與公司/組織的重大活動和項目，負責相關(guān)檔案的收集、整理和歸檔工作，為公司/組織的決策提供檔案支持。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，按照檔案管理要求，定期將本部門形成的各類文件材料移交檔案館。2.明確本部門檔案管理的責任人，負責督促本部門人員及時整理和移交檔案，確保檔案的完整和準確。3.在開展各項工作過程中，注意保護檔案的安全，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得將檔案據(jù)為己有或擅自轉(zhuǎn)借他人。4.根據(jù)工作需要，向檔案館提出檔案查閱、借閱申請，配合檔案館做好檔案利用工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映本公司/組織行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、文化建設(shè)等各項活動的文件材料。2.本公司/組織與上級主管部門、其他單位及外部機構(gòu)往來的文件材料。3.本公司/組織召開的各類會議、活動形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.本公司/組織制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。5.本公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、報表等文件材料。6.本公司/組織在技術(shù)研發(fā)過程中形成的項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、實驗數(shù)據(jù)、研究成果等文件材料。7.本公司/組織的人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動、晉升、考核、培訓等方面的文件材料。8.本公司/組織的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等文件材料。9.本公司/組織的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在各項工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、規(guī)范，不得有涂改、偽造、缺頁等現(xiàn)象。3.對收集的文件材料進行分類整理，按照一定的順序排列，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.人事檔案應(yīng)及時歸檔，確保員工檔案信息的實時更新。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度進行歸檔，在次年上半年完成上一年度財務(wù)檔案的整理歸檔工作。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集整理好的文件材料進行初步審核，確保文件材料符合歸檔要求。2.將審核后的文件材料移交檔案館，檔案館檔案管理人員對移交的檔案進行再次審核，并按照檔案分類標準進行分類、編號、編目等工作。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，填寫檔案盒封面或檔案袋標簽，注明檔案的類別、年度、保管期限等信息。4.將檔案上架存放，建立檔案存放位置索引，便于檔案的查找和管理。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（二）分類方法1.文書檔案采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法。即先按年度將檔案分為不同年度，再按保管期限分為永久、長期、短期，最后按機構(gòu)（問題）進行細分。2.科技檔案按照項目進行分類，每個項目下再按照文件材料的性質(zhì)分為項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。3.人事檔案按照員工類別分為干部檔案、工人檔案，再按照檔案內(nèi)容分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、培訓材料、工資待遇材料、任免獎懲材料、黨團材料、其他材料等。4.財務(wù)檔案按照會計核算的內(nèi)容分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等類別。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進行分類，如市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、生產(chǎn)管理檔案等，每個業(yè)務(wù)類型下再按照業(yè)務(wù)流程和文件材料性質(zhì)進行細分。（三）編號規(guī)則1.文書檔案編號格式為：年度+保管期限代碼+機構(gòu)（問題）代碼+順序號。例如：2023Y01001，其中“2023”表示年度，“Y”表示永久保管期限代碼，“01”表示機構(gòu)（問題）代碼，“001”表示順序號。2.科技檔案編號格式為：項目編號+文件材料類別代碼+順序號。例如：KJ20230101001，其中“KJ202301”表示項目編號，“01”表示文件材料類別代碼，“001”表示順序號。3.人事檔案編號格式為：員工編號+檔案類別代碼+順序號。例如：RS202300101001，其中“RS2023001”表示員工編號，“01”表示檔案類別代碼，“001”表示順序號。4.財務(wù)檔案編號格式為：年度+檔案類別代碼+順序號。例如：2023C001，其中“2023”表示年度，“C”表示會計憑證類別代碼，“001”表示順序號。5.業(yè)務(wù)檔案編號格式根據(jù)業(yè)務(wù)特點自行制定，但應(yīng)保證編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等項目。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰、準確，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。3.建立電子目錄，將檔案目錄錄入計算機系統(tǒng)，便于檔案的信息化管理和檢索。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。2.對重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存、數(shù)字化備份等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。（三）保護措施1.建立檔案保護制度，加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案保護意識和技能。2.對檔案進行定期消毒、殺蟲處理，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)和裱糊，確保檔案的可讀性和完整性。4.加強對檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，防止檔案被盜、被破壞。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.以檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值為依據(jù)，確定檔案的保管期限。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定計劃、組織檔案鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員直接對檔案進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷檔案的價值和保管期限。2.分析比較法通過對同類檔案的分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和利用情況，從而確定檔案的價值和保管期限。3.效益評估法對檔案的利用效益進行評估，根據(jù)檔案的利用頻率、利用效果等因素，判斷檔案的價值和保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、組織沿革、重大決策文件、重要會議記錄、財務(wù)決算等。2.長期保管凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如一般性的會議文件、業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。3.短期保管凡是反映本公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時性的通知、報表、簡報等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責任者等項目，并由檔案鑒定小組成員簽字確認。3.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織主管領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后方可進行檔案銷毀工作。4.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認銷毀情況。6.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進檔案管理工作。（二）利用工作1.建立檔案利用制度，規(guī)范檔案利用流程，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。2.檔案利用者應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用檔案的名稱