PAGE基層環(huán)保所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基層環(huán)保所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于基層環(huán)保所各類檔案的管理，包括但不限于環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、污染源檔案、環(huán)境執(zhí)法文書、環(huán)保項(xiàng)目資料、信訪投訴記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基層環(huán)保所的檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映環(huán)保工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案不被篡改、丟失或泄露。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善基層環(huán)保所檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的齊全完整。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.開展檔案的編研工作，為環(huán)保工作提供參考依據(jù)和決策支持。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。6.對(duì)基層環(huán)保所各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱和歸還手續(xù)，做好登記和記錄。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的編研和統(tǒng)計(jì)工作。6.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好本部門檔案的借閱、查閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)境監(jiān)測(cè)方面各類環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)報(bào)告、污染源監(jiān)測(cè)報(bào)告。監(jiān)測(cè)方案、監(jiān)測(cè)記錄、原始數(shù)據(jù)。監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備的校準(zhǔn)、維護(hù)記錄。2.污染源管理方面污染源基本信息檔案，包括企業(yè)名稱、地址、生產(chǎn)工藝、污染物排放種類及數(shù)量等。環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件及批復(fù)。排污許可證申領(lǐng)、變更、注銷等相關(guān)資料。污染物排放監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、在線監(jiān)測(cè)設(shè)備運(yùn)行記錄。污染防治設(shè)施建設(shè)、運(yùn)行及維護(hù)情況資料。3.環(huán)境執(zhí)法方面環(huán)境執(zhí)法檢查計(jì)劃、方案?，F(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、詢問筆錄、調(diào)查取證材料。行政處罰決定書、責(zé)令改正決定書等執(zhí)法文書。環(huán)境違法案件的立案、查處、結(jié)案等全過程資料。4.環(huán)保項(xiàng)目管理方面環(huán)保項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告。項(xiàng)目審批文件、資金下達(dá)文件。項(xiàng)目建設(shè)過程中的招投標(biāo)文件、合同協(xié)議。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、相關(guān)圖紙等。5.信訪投訴管理方面群眾來信、來訪記錄。投訴問題的調(diào)查處理情況報(bào)告。反饋意見及處理結(jié)果記錄。6.其他方面環(huán)保會(huì)議文件、紀(jì)要。環(huán)保宣傳教育資料。與環(huán)保工作相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為環(huán)境監(jiān)測(cè)類、污染源管理類、環(huán)境執(zhí)法類、環(huán)保項(xiàng)目管理類、信訪投訴管理類等類別。在每個(gè)大類下，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類，如環(huán)境監(jiān)測(cè)類可分為大氣監(jiān)測(cè)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)、土壤監(jiān)測(cè)等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式，如“2023001”表示2023年的第一份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，符合要求的予以歸檔。2.按照檔案分類方案，將檔案分別歸入相應(yīng)的類別和保管期限。3.填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、題名、數(shù)量等信息。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：本單位制定的重要規(guī)章制度、環(huán)境影響評(píng)價(jià)批復(fù)文件、重大環(huán)保項(xiàng)目資料、環(huán)境執(zhí)法重大案件檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括：一般環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、污染源日常管理檔案、一般性環(huán)保項(xiàng)目資料等。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括：臨時(shí)性的文件資料、信訪投訴處理過程中形成的一般性材料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度執(zhí)行。對(duì)保管期限不明確的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確定合理的保管期限。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固、防火、防潮、防蟲、防鼠。2.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份可采用復(fù)印件或電子掃描件等形式，并與原件分開保管。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。4.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)基層環(huán)保所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)有檔案管理人員在場(chǎng)陪同。3.檔案一般不外借，特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)基層環(huán)保所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、拆卷、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（二）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。利用完畢后，應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案是否完好無損。（三）檔案信息公開1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)可以公開的檔案信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行公開。公開方式可包括網(wǎng)站發(fā)布、新聞媒體報(bào)道、信息公告欄張貼等。2.檔案信息公開應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的信息不得公開。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出存毀意見。3.鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的編號(hào)、題名、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)基層環(huán)保所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的基層環(huán)保所檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全