PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室文件管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室文件管理，確保文件的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于文件的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、所屬事業(yè)單位以及各村（居）委會在工作中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室對各類文件實行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：文件的形成、積累和歸檔應真實反映工作實際情況，保證文件內容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理工作中形成的各類文件，確保文件的完整性。4.時效性原則：及時對文件進行整理、歸檔，提高文件的利用效率。5.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保文件信息的安全。二、文件的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關的文件、指示、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門在履行職能過程中形成的文件材料，包括工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.所屬事業(yè)單位在業(yè)務活動中形成的文件材料，如業(yè)務文件、技術資料、財務報表等。4.各村（居）委會上報的文件材料，如工作匯報、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、村民意見等。5.其他與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有關的文件材料，如重要活動記錄、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確專人負責文件的收集工作，確保文件及時、準確地收集齊全。2.收集的文件應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應同時收集其對應的紙質文件，并確保兩者內容一致。（三）整理方法1.分類：按照文件的來源、時間、內容等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務管理類、人事管理類等。2.編號：對每一份文件進行編號，編號應具有唯一性，便于文件的查找和管理。3.編目：編制文件目錄，目錄應包括文件編號、文號、標題、日期、來源等信息。4.裝訂：對紙質文件進行裝訂，確保文件整齊、牢固。三、文件的歸檔（一）歸檔范圍凡屬本制度第二條規(guī)定的收集范圍且具有保存價值的文件材料，均應歸檔。（二）歸檔時間1.當年形成的文件材料，應在次年上半年完成歸檔。2.對于一些重要的、時效性較強的文件，應及時歸檔。（三）歸檔程序1.整理：對收集到的文件材料進行整理，使其符合歸檔要求。2.審核：由檔案室對整理好的文件材料進行審核，確保文件的質量。3.裝訂：對審核通過的文件材料進行裝訂。4.編目：編制歸檔文件目錄。5.裝盒：將裝訂好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明相關信息。6.上架：將檔案盒上架存放，按照分類順序排列整齊。四、文件保管（一）保管場所鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室應具備專門的保管場所，保管場所應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。（二）保管設備1.檔案柜：應選用堅固耐用、防火、防潮的檔案柜，用于存放檔案盒。2.溫濕度控制設備：配備溫濕度計、空調、除濕機等設備，確保保管場所的溫濕度符合要求。3.防火防盜設備：安裝防火門、防盜門窗、煙霧報警器、滅火器等設備，保障檔案安全。4.防蟲防鼠設備：放置防蟲藥、防鼠板等，防止蟲鼠對檔案的破壞。（三）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.嚴格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、文件利用（一）利用范圍本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、所屬事業(yè)單位以及各村（居）委會因工作需要，均可查閱、利用檔案室的文件。（二）利用方式1.查閱：查閱者可直接到檔案室查閱所需文件。2.借閱：因工作需要，查閱者可辦理借閱手續(xù)，將文件借出檔案室使用，但應按時歸還。3.復制：對于不宜借出的文件，查閱者可申請復制，檔案室在審核后可為其提供復制服務。（三）利用手續(xù)1.查閱：查閱者應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內容等信息。2.借閱：借閱者應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：復制申請應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理復制手續(xù)。檔案室應按照規(guī)定收取復制費用。（四）利用監(jiān)督檔案室應加強對文件利用的監(jiān)督，確保文件的安全和合理利用。對于違反規(guī)定的利用行為，應及時制止并追究相關責任。六、文件保密（一）保密范圍涉及國家秘密、鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作秘密以及個人隱私的文件均屬于保密范圍。（二）保密措施1.建立保密制度，明確保密責任，加強對工作人員的保密教育。2.對保密文件進行單獨存放，設置專門的保密柜。3.嚴格控制保密文件的查閱、借閱范圍，未經(jīng)批準，不得擅自擴大。4.在文件利用過程中，應采取必要的保密措施，如限制查閱人數(shù)、使用專門的閱文室等。5.對涉及保密文件的計算機、存儲設備等應進行加密處理，防止信息泄露。（三）保密監(jiān)督定期對保密制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關責任。七、文件鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)文件的保存價值和保管期限，對文件進行定期鑒定，確保檔案的質量。（二）鑒定方法1.成立鑒定小組，由檔案室工作人員和相關業(yè)務部門人員組成。2.鑒定小組根據(jù)文件的內容、來源、時間等因素，對文件的保存價值進行評估。3.對于已失去保存價值的文件，應填寫《檔案銷毀審批表》，報經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導批準后進行銷毀。（三）銷毀程序1.造冊登記：對擬銷毀的文件進行造冊登記，注明文件名稱、文號、日期、數(shù)量等信息。2.審批：《檔案銷毀審批表》經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導簽字批準后，方可進行銷毀。3