PAGE水利局資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水利局資料檔案管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高資料檔案的利用效率，為水利工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于水利局機關(guān)各科室、局屬各單位以及與水利業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。水利局設(shè)立專門的資料檔案管理機構(gòu)，對各類資料檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實準(zhǔn)確原則。資料檔案應(yīng)如實反映水利工作的實際情況，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.分類科學(xué)原則。按照資料檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則。采取有效措施，確保資料檔案的安全，防止失密、泄密事件發(fā)生。二、資料檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）管理機構(gòu)水利局設(shè)立資料檔案管理科，負(fù)責(zé)全局資料檔案的綜合管理工作。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)資料檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本局資料檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管各類水利資料檔案，建立健全資料檔案管理臺賬。3.對資料檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計等工作，定期對資料檔案進(jìn)行清查盤點。4.負(fù)責(zé)資料檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.加強資料檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)資料檔案數(shù)字化管理，提高管理效率和服務(wù)水平。6.對本局各科室、局屬各單位的資料檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。7.做好資料檔案的安全保密工作，落實安全防范措施，確保資料檔案的安全。三、資料檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的各類文件、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)等。2.本局制定的各類規(guī)劃、計劃、方案、制度、報告等。3.水利工程項目的前期論證、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等過程中形成的資料。4.水資源管理、水政執(zhí)法、防汛抗旱、水利工程運行管理等業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的資料。5.本局召開的各類會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動形成的資料。6.本局工作人員參加各類學(xué)術(shù)交流、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動帶回的資料。7.其他與水利工作相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各科室、局屬各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.收集的資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的資料要進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無效的資料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)文檔信息資源共享。（四）整理方法1.分類。按照資料檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般分為綜合類、業(yè)務(wù)類、工程類等。2.編號。對每一類資料檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目。編制資料檔案目錄，目錄應(yīng)包括資料檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂。對紙質(zhì)資料檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各科室、局屬各單位應(yīng)定期將整理好的資料檔案移交至資料檔案管理科進(jìn)行歸檔。2.歸檔的資料檔案應(yīng)填寫歸檔清單，清單應(yīng)包括資料檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.資料檔案管理科應(yīng)按照歸檔清單對資料檔案進(jìn)行核對、驗收，確保歸檔資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限1.資料檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的資料檔案主要包括本局制定的重要規(guī)劃、計劃、方案、制度等，上級部門下發(fā)的重要文件、法規(guī)等，水利工程項目的關(guān)鍵資料等。3.長期保管的資料檔案主要包括本局制定的一般性規(guī)劃、計劃、方案、制度等，上級部門下發(fā)的一般性文件、法規(guī)等，水利工程項目的一般性資料等。4.短期保管的資料檔案主要包括本局召開的一般性會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動形成的資料，本局工作人員參加一般性學(xué)術(shù)交流、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動帶回的資料等。（三）保管方式1.紙質(zhì)資料檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子資料檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份應(yīng)異地存放。3.對重要的資料檔案應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保資料檔案的安全。（四）保管期限的調(diào)整與鑒定1.資料檔案管理科應(yīng)定期對保管期限已滿的資料檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)資料檔案的實際價值確定是否繼續(xù)保管。2.對需要銷毀的資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀資料檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。五、資料檔案的借閱與查閱（一）借閱范圍1.本局工作人員因工作需要查閱或借閱資料檔案。2.外單位因工作需要查閱或借閱本局資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱要求1.本局工作人員借閱資料檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料檔案管理科辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱本局資料檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱目的、范圍、期限等，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到資料檔案管理科辦理借閱手續(xù)。3.借閱資料檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。（三）查閱要求1.本局工作人員查閱資料檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料檔案管理科查閱。2.查閱資料檔案應(yīng)在資料檔案管理科指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自將資料檔案帶出查閱地點。3.查閱人員如需復(fù)印資料檔案，應(yīng)經(jīng)資料檔案管理科同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。六、資料檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.資料檔案的數(shù)量、種類、保管期限等。2.資料檔案的借閱、查閱情況。3.資料檔案的利用效果。（二）統(tǒng)計方法1.資料檔案管理科應(yīng)定期對資料檔案進(jìn)行統(tǒng)計，建立統(tǒng)計臺賬。2.通過統(tǒng)計分析，及時掌握資料檔案的管理情況，為資料檔案管理決策提供依據(jù)。（三）利用方式1.為水利工作提供決策支持。通過對資料檔案的分析研究，為水利規(guī)劃、項目建設(shè)、水資源管理等工作提供參考依據(jù)。2.為水利工程建設(shè)與管理提供技術(shù)支持。為水利工程的設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等提供技術(shù)資料和經(jīng)驗借鑒。3.為水政執(zhí)法提供證據(jù)支持。為水政執(zhí)法過程中的案件查處、糾紛調(diào)解等提供相關(guān)資料和證據(jù)。4.為水利科研與教育提供資料支持。為水利科研人員開展研究工作、水利院校師生進(jìn)行教學(xué)實踐提供資料參考。七、資料檔案的安全與保密（一）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.對電子資料檔案要采取加密存儲、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）保密制度1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。3.對查閱、借閱涉及保密內(nèi)容的資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限制知悉范圍。4.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳播涉及保密?nèi)容的資料檔案信息。八、資料檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.資料檔案管理科應(yīng)定期對本局各科室、局屬各單位的資料檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱等情況。（二）考核評價1.建立資料檔案管理工作考核評價機制，對本局各