PAGE檔案館制度規(guī)范要求標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范要求標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案館，對(duì)各類檔案實(shí)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，全面反映公司/組織各項(xiàng)工作的歷史面貌。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。4.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和信息服務(wù)。（二）部門檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期向檔案館移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案館開展檔案信息化建設(shè)，提供本部門相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案安全。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管在工作中形成的各類文件資料，按照檔案管理要求及時(shí)整理、上交本部門檔案員。2.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱、使用規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。3.積極配合公司/組織檔案管理工作，提供與檔案相關(guān)的信息和線索。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本公司/組織在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、專利等。6.本公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿等財(cái)務(wù)檔案。7.本公司/組織的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門各類檔案資料，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行“隨辦隨歸”制度，辦理完畢后立即歸檔。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意收集電子文件，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段分類。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別分類。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容分類，如履歷材料、自傳材料、考核材料等。（三）整理方法1.文書檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料進(jìn)行分類排列。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性和系統(tǒng)性原則。填寫文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。裝訂文件，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。編制檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)反映檔案的分類編號(hào)和排列順序。2.科技檔案對(duì)科技項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立項(xiàng)目檔案卷。按照項(xiàng)目研究、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試等階段，對(duì)文件進(jìn)行分類組卷。編制項(xiàng)目檔案目錄和備考表，備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充等情況。繪制項(xiàng)目檔案保管期限表，明確項(xiàng)目檔案的保管期限。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，分別進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度應(yīng)適中，并在封面上注明年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息。賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度整理成冊(cè)，編制賬簿目錄。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照年度整理歸檔，編制報(bào)表目錄。4.人事檔案按照檔案內(nèi)容分類，對(duì)每份材料進(jìn)行排序和編號(hào)。填寫人事檔案目錄，目錄應(yīng)包含材料編號(hào)、材料名稱、形成時(shí)間等項(xiàng)目。對(duì)人事檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊和安全。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案裝具1.應(yīng)根據(jù)檔案的種類和數(shù)量，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的耐久性和防火性能。3.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類順序排列，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件、年度綜合報(bào)表、人事任免文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括本公司/組織的一般性文件、重要業(yè)務(wù)文件等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括本公司/組織的一般性事務(wù)文件、臨時(shí)性文件等。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.在清點(diǎn)過程中，應(yīng)檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.建立檔案檢查制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施、溫濕度等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在檔案館查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案館的規(guī)定，保持安靜，不得擅自涂改、標(biāo)記檔案。2.借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：?jiǎn)T工因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案館統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用審批1.本公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外單位查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并出具單位介紹信和查閱人有效身份證件。3.涉及重要機(jī)密檔案的利用，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用登記1.檔案館應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容及數(shù)量等。2.檔案利用登記應(yīng)使用統(tǒng)一的登記簿，登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合檔案實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見，對(duì)涉及重要業(yè)務(wù)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案館組織實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，一般不低于200dpi。3.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和圖像處理，確保電子文件的可讀性和可用性。（三）檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合本公司/組織的檔案信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理需求。2.在檔案信息化系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案的基本信息、目錄信息、全文信息等進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)等檢索。（四）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案存儲(chǔ)規(guī)范、有序。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。（五）檔案信息化安全保障1.建立檔案信息化安全管理