PAGE車間辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)車間辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于車間辦公室在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是車間辦公室在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：車間辦公室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映車間辦公室各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄車間辦公室工作的全過程，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及車間機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)車間辦公室檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為車間生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期向車間辦公室移交。3.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與車間工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.車間制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.車間與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.車間生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料、質(zhì)量記錄等。5.車間員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理人員歸檔。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、經(jīng)營(yíng)管理類、人事勞資類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案，應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，一份交檔案管理人員，一份留存本部門。2.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核無誤后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列上架，便于保管和查閱。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映車間主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)車間有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)車間工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)車間工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為1年至15年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用(一)查閱權(quán)限1.車間內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理人員處查閱。2.查閱重要檔案或涉及車間機(jī)密的檔案，需經(jīng)車間主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)車間主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。(二)查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理人員處辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記冊(cè)上簽字注銷查閱證。(三)利用規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)積極為車間生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理專用章。4.對(duì)涉及車間機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。(二)鑒定組織成立檔案鑒定小組，由車間辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。(三)鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定其是否具有保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合車間的發(fā)展規(guī)劃、工作重點(diǎn)和檔案利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其鑒定結(jié)果。(四)銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，一式兩份，一份交檔案管理人員，一份留存鑒定小組。2.檔案銷毀清單經(jīng)車間主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)建立車間辦公室檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。(二)數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理要求，將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。(三)系統(tǒng)安全與保密1.加