PAGE租賃經(jīng)營管理檔案制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司租賃經(jīng)營管理檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及租賃經(jīng)營業(yè)務(wù)的所有部門及相關(guān)人員在租賃業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司租賃經(jīng)營管理檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映租賃經(jīng)營業(yè)務(wù)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司租賃經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)開展、糾紛處理等提供有力支持。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善租賃經(jīng)營管理檔案管理制度，并組織實施。2.對公司租賃經(jīng)營管理檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.集中管理公司租賃經(jīng)營管理檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司提供決策依據(jù)和參考資料。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門租賃經(jīng)營業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.在開展租賃經(jīng)營業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范檔案的形成和積累，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，履行檔案管理崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架、保管等，確保檔案的整齊有序和安全完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記和催還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.租賃合同檔案：包括租賃合同文本、租賃意向書、租賃談判記錄、合同變更協(xié)議等。2.租賃標(biāo)的物檔案：如房產(chǎn)、設(shè)備等的產(chǎn)權(quán)證書、評估報告、交接清單等。3.承租人檔案：承租人營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、信用狀況報告、財務(wù)報表等。4.租金及費用管理檔案：租金計算依據(jù)、繳費記錄、欠費催繳通知等。5.租賃業(yè)務(wù)往來文件：函件、通知、會議紀(jì)要、報告等。6.租賃業(yè)務(wù)相關(guān)的法律文件：律師函、訴訟文書、仲裁裁決等。7.其他與租賃經(jīng)營管理有關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)租賃經(jīng)營業(yè)務(wù)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照租賃業(yè)務(wù)的類別、階段、性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為房屋租賃檔案、設(shè)備租賃檔案等，每類再細(xì)分若干小類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙張檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在租賃經(jīng)營業(yè)務(wù)結(jié)束或階段性工作完成后，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，符合要求的予以歸檔。3.歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案的移交數(shù)量、內(nèi)容等信息。（二）保管期限1.租賃經(jīng)營管理檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括租賃合同中涉及重大權(quán)益、長期租賃關(guān)系、重要歷史資料等；定期保管的檔案根據(jù)租賃業(yè)務(wù)的性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為10年、20年等。3.具體保管期限的劃分按照國家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定及公司實際情況執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.建立檔案查閱登記簿，記錄查閱檔案的時間、人員、內(nèi)容等信息。3.對于重要檔案或涉及商業(yè)機(jī)密的檔案，應(yīng)限制查閱范圍，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆卷等，如有違反，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。4.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需轉(zhuǎn)借，必須重新辦理借閱手續(xù)。5.借閱的檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍需保存。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對仍有一定保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案鑒定報告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，銷毀人員和監(jiān)銷人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立租賃經(jīng)營管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、分類管理、權(quán)限控制、備份恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全和高效利用。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.將掃描后的檔案圖像及相關(guān)電子文件按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案信息，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。2.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由公司內(nèi)部審計部門定期對租賃經(jīng)營管理檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、存儲、檢索等功能的實現(xiàn)情況。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下