PAGE人事檔案移交制度或要求一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的移交工作，確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，便于檔案的保管和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)之間的人事檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案移交工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證移交的人事檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整安全原則：確保人事檔案的完整性，防止檔案丟失、損壞，保障檔案信息安全。4.及時(shí)高效原則：及時(shí)辦理人事檔案移交手續(xù)，提高工作效率，避免因檔案移交不及時(shí)影響工作開展。二、人事檔案的定義與范圍（一）定義人事檔案是公司在招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等人力資源管理活動(dòng)中形成的，記錄員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容的文件材料。（二）范圍1.員工履歷材料，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書、就業(yè)報(bào)到證等。2.員工培訓(xùn)材料，如培訓(xùn)記錄、結(jié)業(yè)證書等。3.員工考核材料，包括績效考核表、年度考核結(jié)果等。4.員工晉升、任免材料，如晉升文件、任免通知等。5.員工獎(jiǎng)懲材料，如獎(jiǎng)勵(lì)證書、處罰決定等。6.員工工資、福利材料，如工資單、福利待遇調(diào)整記錄等。7.員工勞動(dòng)合同、離職手續(xù)材料等。8.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要材料。三、檔案移交的主體與職責(zé)（一）移交主體1.公司內(nèi)部各部門：在涉及員工崗位調(diào)動(dòng)、離職等情況時(shí)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將員工人事檔案移交至指定部門。2.人力資源部門：作為公司人事檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)接收、整理、保管和移交人事檔案，并對(duì)檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.離職員工：離職時(shí)應(yīng)按照公司規(guī)定辦理人事檔案移交手續(xù)。（二）職責(zé)1.移交部門職責(zé)負(fù)責(zé)整理本部門員工的人事檔案，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交至接收部門，并填寫《人事檔案移交清單》。對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如有虛假或遺漏信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.接收部門職責(zé)及時(shí)接收移交部門移交的人事檔案，并進(jìn)行核對(duì)、簽收。對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類、存放。如發(fā)現(xiàn)移交檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.人力資源部門職責(zé)制定和完善人事檔案移交制度，明確檔案移交流程和要求。監(jiān)督和檢查各部門人事檔案移交工作的執(zhí)行情況，確保制度落實(shí)到位。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部機(jī)構(gòu)之間的人事檔案移交工作。定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案安全。四、檔案移交的流程（一）內(nèi)部調(diào)動(dòng)檔案移交流程1.員工崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)獲批后，原所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將員工人事檔案整理完畢。2.填寫《人事檔案內(nèi)部調(diào)動(dòng)移交清單》，詳細(xì)列出檔案材料的名稱、數(shù)量等信息。3.將檔案及清單一并移交至新的接收部門，接收部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行核對(duì)、簽收。4.雙方在《人事檔案內(nèi)部調(diào)動(dòng)移交清單》上簽字確認(rèn)，交接完成。（二）離職檔案移交流程1.員工提出離職申請(qǐng)并獲批后，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在離職手續(xù)辦理前將員工人事檔案整理好。2.填寫《人事檔案離職移交清單》，注明檔案材料明細(xì)。3.將檔案及清單移交至人力資源部門，人力資源部門在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。4.審核通過后，人力資源部門將檔案按照規(guī)定進(jìn)行封存或轉(zhuǎn)存，并在《人事檔案離職移交清單》上簽字確認(rèn)。5.如離職員工需將檔案轉(zhuǎn)出公司，人力資源部門應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和員工要求，及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（三）檔案轉(zhuǎn)存至外部機(jī)構(gòu)流程1.因工作需要或員工個(gè)人要求，需將人事檔案轉(zhuǎn)存至外部機(jī)構(gòu)（如人才市場(chǎng)、檔案館等）時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。2.人力資源部門根據(jù)外部機(jī)構(gòu)的要求，準(zhǔn)備好所需的檔案材料，并填寫《人事檔案轉(zhuǎn)存申請(qǐng)表》。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照外部機(jī)構(gòu)規(guī)定的格式和要求，將檔案材料進(jìn)行整理、裝訂，并辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。4.跟蹤檔案轉(zhuǎn)存情況，確保檔案安全送達(dá)外部機(jī)構(gòu)，并取得相關(guān)接收證明。五、檔案移交的時(shí)間要求（一）內(nèi)部調(diào)動(dòng)在員工崗位調(diào)動(dòng)獲批后，原則上應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案移交工作。（二）離職員工離職手續(xù)辦理完畢后，所在部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交至人力資源部門。人力資源部門審核通過后，如無特殊情況，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案封存或轉(zhuǎn)存手續(xù)。（三）檔案轉(zhuǎn)存至外部機(jī)構(gòu)根據(jù)外部機(jī)構(gòu)的要求和辦理流程，及時(shí)安排檔案轉(zhuǎn)存工作，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成轉(zhuǎn)存手續(xù)。六、檔案移交的內(nèi)容要求（一）檔案材料齊全移交的人事檔案應(yīng)包含本制度規(guī)定范圍內(nèi)所有的文件材料，不得遺漏重要信息。（二）材料真實(shí)準(zhǔn)確檔案材料必須如實(shí)反映員工的實(shí)際情況，不得有虛假內(nèi)容。所有材料應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。（三）材料完整規(guī)范檔案材料應(yīng)完整無缺頁、破損等情況，格式應(yīng)符合檔案管理要求。材料上的簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全。（四）分類清晰有序按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，如履歷類、考核類、獎(jiǎng)懲類等，每類材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，便于查找和管理。七、檔案移交的交接手續(xù)（一）清單填寫移交部門和接收部門應(yīng)認(rèn)真填寫《人事檔案移交清單》，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、員工姓名、檔案材料名稱、數(shù)量、移交時(shí)間、移交人、接收人等信息。（二）簽字確認(rèn)移交人和接收人應(yīng)在《人事檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。（三）交接記錄如有條件，可對(duì)檔案移交過程進(jìn)行記錄，如拍照、錄像等，以備日后查詢和核對(duì)。八、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查人力資源部門應(yīng)定期對(duì)各部門人事檔案移交工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案移交的及時(shí)性、檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性、交接手續(xù)是否齊全等。（二）專項(xiàng)檢查在公司內(nèi)部進(jìn)行重大人事調(diào)整、檔案清查等工作時(shí)，可開展專項(xiàng)的人事檔案移交檢查，確保檔案移交工作規(guī)范有序。（三）問題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。對(duì)違反檔案移交制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任參與人事檔案移交工作的所有人員，包括移交部門、接收部門、人力資源部門工作人員以及其他相關(guān)人員，均負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案移交過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案進(jìn)行密封包裝、限制接觸人員等。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密條件，防止檔案信息被非法獲取或泄露。3.嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)合談?wù)摶騻鞑ト耸聶n案內(nèi)容。（三）違規(guī)處理對(duì)違反保密規(guī)定的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、罰款、辭退等；如因泄密行為給公司或員工造成損失