PAGE健康扶貧檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)健康扶貧檔案室的規(guī)范化管理，確保健康扶貧檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在健康扶貧工作中的憑證、參考和借鑒作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與健康扶貧工作相關(guān)的各類(lèi)檔案資料的管理，包括但不限于貧困人口健康檔案、醫(yī)療救助記錄、疾病防治資料、幫扶措施檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則健康扶貧檔案室對(duì)各類(lèi)健康扶貧檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映健康扶貧工作的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、信息準(zhǔn)確。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞，確保檔案信息安全。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為健康扶貧工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善健康扶貧檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理健康扶貧檔案資料，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢(xún)利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問(wèn)題。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)健康扶貧檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案室的要求，定期將整理好的檔案資料移交檔案室統(tǒng)一管理。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和說(shuō)明。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向檔案室反饋。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高檔案管理水平。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等具體工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，提高檔案管理效率。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的安全和完整。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.貧困人口基本健康信息檔案，包括個(gè)人基本信息、健康體檢記錄、疾病史等。2.醫(yī)療救助申請(qǐng)、審批及救助記錄檔案，包括救助對(duì)象信息、救助項(xiàng)目、救助金額等。3.疾病防治宣傳資料、培訓(xùn)記錄、工作方案等檔案。4.健康扶貧工作中形成的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、總結(jié)等檔案。5.幫扶責(zé)任人與貧困人口結(jié)對(duì)幫扶的相關(guān)記錄檔案，包括幫扶計(jì)劃、幫扶措施、幫扶成效等。6.其他與健康扶貧工作相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，并具有保存價(jià)值。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類(lèi)按照健康扶貧檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為貧困人口健康檔案類(lèi)、醫(yī)療救助檔案類(lèi)、疾病防治檔案類(lèi)、幫扶工作檔案類(lèi)、綜合管理檔案類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢(xún)。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的完整性，避免損壞檔案內(nèi)容。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案室，一份供查閱利用時(shí)使用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的健康扶貧檔案資料整理歸檔，并移交檔案室統(tǒng)一管理。2.對(duì)于重大健康扶貧項(xiàng)目或突發(fā)事件形成的檔案資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門(mén)按照整理要求，將檔案資料整理成冊(cè)，并填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)、移交日期等內(nèi)容，移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，無(wú)誤后辦理接收手續(xù)，并將檔案資料上架保管。（三）保管期限1.健康扶貧檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及健康扶貧工作的重要政策文件、重大項(xiàng)目資料、具有歷史查考價(jià)值的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般性的健康扶貧工作文件、檔案資料等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括臨時(shí)性的健康扶貧工作記錄、報(bào)表等。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.在健康扶貧工作中需要查閱檔案資料的本公司/組織內(nèi)部人員。2.因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)查閱健康扶貧檔案的上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位及個(gè)人。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱人應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案室，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因工作需要，確需借閱健康扶貧檔案的本公司/組織內(nèi)部人員。2.因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)借閱健康扶貧檔案的上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位及個(gè)人。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室。3.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)健康扶貧檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)健康扶貧檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，是否反映健康扶貧工作的實(shí)際情況。2.檔案的保存價(jià)值，是否具有憑證、參考和借鑒作用。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定審批表，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、鑒定意見(jiàn)、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。3.檔案鑒定審批表經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（五）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)、銷(xiāo)毀日期等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全。4.銷(xiāo)毀工作完成后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清單存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立健康扶貧檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.利用信息化手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等處理，為健康扶貧工作提供決策支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿(mǎn)足檔案信息化管理的需要。2.選用適合健康扶貧檔案管理的信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資料的錄入、存儲(chǔ)、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和信息化管理水平。4.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的錄入、審核、存儲(chǔ)、使用等流程，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按