PAGE交通局檔案管理制度匯編總則目的為加強交通局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在交通事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度匯編。適用范圍本制度適用于交通局機關(guān)各科室、下屬各單位及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：交通局檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映交通局各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存交通局在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。檔案管理機構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門交通局設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)收集、整理交通局各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案整理：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的安全防護工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.檔案利用：負責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理利用。5.檔案統(tǒng)計：對檔案的收進、移出、整理、利用等情況進行統(tǒng)計，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對失去保存價值的檔案進行銷毀處理。7.檔案信息化建設(shè)：積極推進檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。檔案的收集與整理收集范圍1.文書檔案：交通局在行政管理活動中形成的各種文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：交通局在交通規(guī)劃、建設(shè)、管理、運輸?shù)葮I(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。3.人事檔案：交通局工作人員的個人履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱等方面的檔案材料。4.財務(wù)檔案：交通局的財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)文件材料。5.聲像檔案：交通局在工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案：交通局在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，并按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案及時移交檔案管理部門。2.檔案收集人員應(yīng)認真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的齊全、完整。3.對重要的、具有保存價值的檔案，應(yīng)進行重點收集，并采取特殊的保護措施。整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。檔案的保管保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。保管設(shè)備1.檔案架：用于存放檔案，應(yīng)選用堅固耐用、便于分類存放的檔案架。2.溫濕度計：用于監(jiān)測庫房內(nèi)的溫度和濕度，確保庫房內(nèi)的溫濕度符合檔案保管的要求。3.空調(diào)設(shè)備：用于調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫度和濕度，保持庫房內(nèi)溫濕度的相對穩(wěn)定。4.消防設(shè)備：配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，確保檔案庫房的消防安全。5.防蟲設(shè)備：采取防蟲措施，如放置防蟲藥品、安裝防蟲燈具等，防止檔案被蟲蛀。6.防盜設(shè)備：安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強檔案庫房的安全防范。保管要求1.檔案存放：按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊地存放在檔案架上，便于查找和利用。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.防火防盜：加強檔案庫房的安全管理，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，定期檢查消防設(shè)備的完好情況，確保檔案庫房的防火安全。加強防盜措施，防止檔案被盜。4.防蟲防霉：定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。5.檔案清點：定期對檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量和保管情況，確保檔案的完整和安全。檔案的利用利用范圍1.內(nèi)部利用：交通局機關(guān)各科室、下屬各單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部利用：因工作需要，經(jīng)交通局批準(zhǔn)，有關(guān)單位或個人可以查閱、借閱交通局的檔案。利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部利用：有關(guān)單位或個人查閱、借閱交通局的檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)交通局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對檔案的查閱、借閱記錄進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、價值等，確定檔案的存毀。2.綜合鑒定法：綜合考慮檔案的形成時間、內(nèi)容、形式、保管狀況等因素，對檔案進行全面鑒定。銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報交通局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)安排專人進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。檔案的統(tǒng)計與移交統(tǒng)計工作1.統(tǒng)計內(nèi)容：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收進、移出、整理、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表：按照上級主管部門的要求，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時。移交工作1.移交范圍：交通局因機構(gòu)改革、職能調(diào)整等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.移交要求：檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。交接雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認。電子檔案管理獲取與接收1.電子文件形成部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時將電子文件收集齊全，并進行整理、分類、編號等工作。2.電子文件形成部門應(yīng)定期將整理好的電子文件移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)進行認真核對，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。整理與存儲保管1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類的要求，對電子文件進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案的存儲保管制度，加強對存儲設(shè)備的管理，確保電子檔案的安全。利用與傳輸1.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案利用平臺，為利用者提供便捷的電子檔案查閱服務(wù)。2.利用電子檔案時，利用者應(yīng)按照規(guī)定的程序進行操作，不得擅自修改、刪除電子檔案。3.因工作需要傳輸電子檔案的，應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，確保電子檔案的安全傳輸。聲像檔案管理收集與整理1.交通局各部門應(yīng)及時收集在工作中形成的聲像資料，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對收集到的聲像資料進行整理，包括分類、編號、編目等工作，建立聲像檔案目錄。保管與利用1.聲像檔案應(yīng)存儲在專門的存儲設(shè)備上，并進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案管理部門應(yīng)建立聲像檔案利用制度，為利用者提供聲像檔案的查閱、播放等服務(wù)。3.利用聲像檔案時，利用者應(yīng)按照規(guī)定的程序進行操作，不得擅自復(fù)制、傳播聲像檔案。人事檔案管理檔案內(nèi)容人事檔案應(yīng)包括工作人員的履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料及黨團組織材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料、出國（境）材料等。收集與整理1.人事部門應(yīng)及時收集工作人員的人事檔案材料，并進行整理、分類、編號等工作。2.人事檔案材料應(yīng)真實、完整、齊全，不得擅自涂改、