PAGE綜合檔案室保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綜合檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司綜合檔案室工作人員、檔案查閱利用人員以及涉及檔案管理工作的其他相關(guān)人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.合法合規(guī)原則：檔案管理工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)管理，采取相應(yīng)的保密措施。4.確保安全原則：確保檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸、利用過程中的安全，防止信息被篡改、丟失或損壞。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司綜合檔案室保密制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案信息的安全與完整。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。5.負(fù)責(zé)與外部單位或人員進(jìn)行檔案信息交流時(shí)的保密審查和管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等，確保檔案存放有序、便于查找。3.對(duì)檔案的借閱、查閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。6.協(xié)助有關(guān)部門或人員查閱檔案，提供必要的服務(wù)和幫助。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門的檔案移交至綜合檔案室。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對(duì)本部門涉及檔案管理的人員進(jìn)行保密教育，督促其遵守檔案保密制度。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，并移交至綜合檔案室。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作；對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類、命名、存儲(chǔ)等工作，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保檔案的精煉和有效。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案柜、檔案架等進(jìn)行存放，避免檔案直接接觸地面和墻壁；對(duì)電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要檔案和機(jī)密檔案，應(yīng)采取單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等特殊保管措施，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.檔案保管期限的確定應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案既能滿足公司當(dāng)前工作需要，又能為公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供歷史依據(jù)。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，如實(shí)反映檔案清查情況，并將報(bào)告存檔。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的審批程序辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案和機(jī)密檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱一般檔案，需經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位或人員查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，必要時(shí)還需簽訂保密協(xié)議。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員應(yīng)到綜合檔案室辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能在綜合檔案室指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)另行辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.利用檔案過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、撕毀等，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.查閱人員如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處和檔案保管單位，并確保摘錄、引用內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。4.查閱人員查閱檔案結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的保密措施（一）人員管理1.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，能夠保守檔案機(jī)密。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密約束。3.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉檔案保密制度和相關(guān)法律法規(guī)。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。2.對(duì)檔案管理使用的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，防止檔案信息被非法獲取。3.定期對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息泄露。（三）信息安全管理1.對(duì)檔案信息進(jìn)行分類分級(jí)管理，根據(jù)其重要性和敏感性采取相應(yīng)的保密措施。2.在檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸、利用過程中，采用加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，確保檔案信息的安全。3.對(duì)涉及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。（四）保密監(jiān)督與檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將移交司法機(jī)關(guān)處理。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)無法修復(fù)的檔案。3.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和登記，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確