PAGE實(shí)驗(yàn)工作室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)工作室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本實(shí)驗(yàn)工作室全體工作人員及涉及工作室相關(guān)業(yè)務(wù)的各類人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是實(shí)驗(yàn)工作室在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)工作室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作室各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理小組成立以工作室負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，各相關(guān)崗位人員為成員的檔案管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，監(jiān)督檔案管理工作執(zhí)行情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案利用登記工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保證庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。6.積極開(kāi)展檔案編研工作，為工作室各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.實(shí)驗(yàn)教學(xué)相關(guān)檔案：包括教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革方案等。2.科研項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果等。3.儀器設(shè)備檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。4.人員檔案：工作人員的基本信息、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.對(duì)外交流檔案：與其他單位合作協(xié)議、學(xué)術(shù)交流材料等。6.行政管理檔案：工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、通知等。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時(shí)性。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.在收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不符合要求，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為實(shí)驗(yàn)教學(xué)類、科研項(xiàng)目類、儀器設(shè)備類、人員類、對(duì)外交流類、行政管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，建立檔案檢索體系。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。2.將歸檔后的檔案按照分類順序存放在檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明類別和編號(hào)。3.建立檔案歸檔登記簿，記錄檔案的歸檔時(shí)間、名稱、數(shù)量等信息。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及重大權(quán)益、需長(zhǎng)期保存的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，確定定期保管期限，一般分為3年、5年、10年等。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）借閱制度1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理人員處借閱。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上登記。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱制度1.因工作需要查閱檔案的人員，可直接到檔案管理人員處查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)，提供必要的協(xié)助。2.查閱人員應(yīng)遵守查閱紀(jì)律，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和數(shù)量。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱（查閱）時(shí)間﹑內(nèi)容﹑歸還時(shí)間等，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管價(jià)值和保管期限。鑒定工作由檔案管理小組負(fù)責(zé)組織，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。2.鑒定時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.對(duì)失去保存價(jià)值并經(jīng)過(guò)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。3.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀登記簿上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并將銷毀記錄存檔。七、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)工作需要，逐步對(duì)重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化范圍包括實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案、科研項(xiàng)目檔案、儀器設(shè)備檔案等。（二）數(shù)字化流程1.掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案保存和利用的要求。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.存儲(chǔ)備份：將電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化管理要求1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電