PAGE小區(qū)居委會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強小區(qū)居委會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在小區(qū)治理、服務居民等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于小區(qū)居委會在日常工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則小區(qū)居委會的檔案由專門的檔案管理人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映小區(qū)居委會的工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理小區(qū)居委會工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則對涉及居民個人隱私、小區(qū)敏感信息等檔案，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理領導小組職責1.負責制定和修訂小區(qū)居委會檔案管理制度。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進行指導和檢查。3.協(xié)調解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.對檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定向街道辦事處檔案管理部門移交檔案。（三）各部門職責1.負責本部門工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.小區(qū)居委會工作計劃、總結、報告等。3.居民會議記錄、決議、提案等。4.社區(qū)服務活動記錄、照片、視頻等。5.小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等工作記錄。6.居民信息登記表、投訴處理記錄等。7.其他與小區(qū)居委會工作相關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時將工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理人員。2.收集的檔案材料應保持原件完整，不得擅自涂改、銷毀。3.對于重要的文件、資料，應同時收集電子文檔。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、內容、形式等進行分類，一般分為黨群工作類、社區(qū)建設類、社區(qū)服務類、社區(qū)治安類、社區(qū)環(huán)境類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和利用。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔。2.對于跨年度的檔案，應在工作結束后及時歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理人員應按照整理方法對收集的檔案進行認真核對，確保歸檔的準確性。2.歸檔的檔案應填寫檔案盒封面、盒脊等信息，注明檔案類別、編號、年度等。3.檔案應按照編號順序排列，裝入檔案盒，存放在檔案柜中。（三）保管期限1.永久保管涉及小區(qū)居委會重大決策、重要事件、居民權益等具有長遠歷史價值和查考利用價值的檔案。2.定期保管保管期限分為30年、10年。保管30年的檔案：主要包括小區(qū)居委會工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。保管10年的檔案：主要包括一般性的文件、資料等。（四）保管措施1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.在檔案庫房內配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行維護。五、檔案的利用（一）利用范圍1.小區(qū)居委會工作人員為開展工作查閱檔案。2.居民因個人需要查閱與其相關的檔案。3.其他單位或個人因工作需要查閱小區(qū)居委會檔案，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據查閱人的需求，提供相應的檔案，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經檔案管理領導小組批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、丟失。3.復制對于確需復制的檔案，應經檔案管理領導小組批準，由檔案管理人員進行復制，并做好登記。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用內容、歸還時間等，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理領導小組定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理人員、相關部門負責人等參加。3.鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對經過鑒定確定銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案編號、名稱、日期、數量等信息。2.銷毀清冊經檔案管理領導小組批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同銷毀。3.銷毀檔案時，應采用適當的方式，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)小區(qū)居委會檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進行信息化管理。2.將紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.加強檔案管理人員的信息化技能培訓，提高其利用信息技術管理檔案的能力。（三）信息安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，保障系統(tǒng)的安全運行。2.對電