PAGE學(xué)生營養(yǎng)餐檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生營養(yǎng)餐管理，規(guī)范檔案資料的收集、整理、保管和使用，確保學(xué)生營養(yǎng)餐工作的順利開展，保障學(xué)生飲食安全和營養(yǎng)健康，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負(fù)責(zé)的學(xué)生營養(yǎng)餐供應(yīng)相關(guān)工作，包括營養(yǎng)餐的采購、加工、配送、分發(fā)等環(huán)節(jié)涉及的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生營養(yǎng)餐工作的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與學(xué)生營養(yǎng)餐相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案資料進(jìn)行整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及學(xué)生個人信息、供應(yīng)商信息等敏感內(nèi)容的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)生營養(yǎng)餐檔案的集中管理。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉學(xué)生營養(yǎng)餐工作流程。（二）各部門職責(zé)1.采購部門：負(fù)責(zé)收集、整理與營養(yǎng)餐食材采購相關(guān)的各類資料，包括供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購合同、訂單記錄、食材檢驗(yàn)報(bào)告等，并定期移交檔案管理部門。2.加工部門：記錄營養(yǎng)餐加工過程中的各項(xiàng)信息，如加工時間、加工人員、加工流程、食品留樣記錄等，整理后交檔案管理部門存檔。3.配送部門：保存配送車輛信息、配送路線、配送時間、配送人員等相關(guān)資料，及時將檔案資料提供給檔案管理部門。4.分發(fā)部門：負(fù)責(zé)收集學(xué)生營養(yǎng)餐分發(fā)記錄，包括分發(fā)時間、分發(fā)班級、學(xué)生領(lǐng)取情況等，定期向檔案管理部門報(bào)送。5.檔案管理部門：負(fù)責(zé)對各部門移交的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一審核、分類、編號、裝訂、存儲和保管，建立健全檔案檢索體系，確保檔案資料的安全和有效利用。同時，定期對檔案資料進(jìn)行整理和歸檔，對過期或無用的檔案進(jìn)行清理和銷毀。三、檔案內(nèi)容及分類（一）采購檔案1.供應(yīng)商管理檔案供應(yīng)商資質(zhì)證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證、法人身份證明等。供應(yīng)商評估記錄，如實(shí)地考察報(bào)告、供貨能力評估、產(chǎn)品質(zhì)量評估等。供應(yīng)商合作協(xié)議及合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購價格、交貨方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。2.采購訂單檔案采購訂單記錄，包括訂單編號、采購日期、采購食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、供應(yīng)商名稱等信息。采購訂單審批流程記錄，確保采購訂單的合法性和合理性。3.食材驗(yàn)收檔案食材驗(yàn)收單，詳細(xì)記錄驗(yàn)收日期、食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收人員等信息。食材檢驗(yàn)報(bào)告，包括農(nóng)藥殘留檢測報(bào)告、獸藥殘留檢測報(bào)告、重金屬檢測報(bào)告等，確保食材質(zhì)量符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)。（二）加工檔案1.加工人員檔案加工人員健康證明，確保加工人員具備健康上崗條件。加工人員培訓(xùn)記錄，包括食品安全知識培訓(xùn)、操作技能培訓(xùn)等，提高加工人員的專業(yè)素質(zhì)。2.加工流程檔案營養(yǎng)餐加工流程圖，明確各加工環(huán)節(jié)的操作要求和質(zhì)量控制要點(diǎn)。加工過程記錄，詳細(xì)記錄每日加工的營養(yǎng)餐品種、數(shù)量、加工時間、加工溫度、加工設(shè)備運(yùn)行情況等信息。3.食品留樣檔案食品留樣記錄，包括留樣食品名稱、留樣時間、留樣量、留樣人員等信息。留樣食品檢驗(yàn)報(bào)告，確保留樣食品符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)，以備追溯和檢測。（三）配送檔案1.配送車輛檔案配送車輛行駛證、駕駛證、保險單等相關(guān)證件復(fù)印件。配送車輛定期維護(hù)保養(yǎng)記錄，確保車輛安全運(yùn)行。2.配送路線檔案配送路線規(guī)劃圖，明確配送路線及途經(jīng)地點(diǎn)。配送路線調(diào)整記錄，記錄因交通管制、道路施工等原因?qū)е碌呐渌吐肪€變更情況。3.配送記錄檔案配送單，詳細(xì)記錄配送日期、配送班級、營養(yǎng)餐品種、數(shù)量、配送人員等信息。配送過程監(jiān)控記錄，如車輛行駛軌跡記錄、溫度監(jiān)控記錄等，確保營養(yǎng)餐在配送過程中的質(zhì)量安全。（四）分發(fā)檔案1.分發(fā)記錄檔案學(xué)生營養(yǎng)餐分發(fā)登記表，記錄分發(fā)日期、分發(fā)班級、學(xué)生姓名、領(lǐng)取份數(shù)等信息。分發(fā)過程照片或視頻資料，記錄分發(fā)現(xiàn)場情況，確保分發(fā)工作的公開透明。2.學(xué)生反饋檔案學(xué)生對營養(yǎng)餐的意見和建議記錄，及時了解學(xué)生需求，改進(jìn)營養(yǎng)餐供應(yīng)工作。家長反饋記錄，收集家長對學(xué)生營養(yǎng)餐的評價和意見，加強(qiáng)與家長的溝通與合作。（五）食品安全檔案1.食品安全管理制度檔案食品安全責(zé)任制度、食品安全自查制度、食品進(jìn)貨查驗(yàn)記錄制度、食品留樣制度、食品安全事故處置制度等各項(xiàng)食品安全管理制度文件。食品安全管理制度培訓(xùn)記錄，確保相關(guān)人員熟悉并遵守食品安全管理制度。2.食品安全檢查檔案日常食品安全檢查記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。食品安全專項(xiàng)檢查記錄，如季節(jié)性食品安全檢查、重大活動食品安全檢查等。（六）其他檔案1.學(xué)生營養(yǎng)餐工作會議記錄檔案定期召開的學(xué)生營養(yǎng)餐工作會議記錄，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。臨時性工作會議記錄，記錄與學(xué)生營養(yǎng)餐相關(guān)的重要工作安排和決策過程。2.投訴與處理檔案學(xué)生、家長或其他相關(guān)方對學(xué)生營養(yǎng)餐的投訴記錄，包括投訴時間、投訴內(nèi)容、投訴人信息等。投訴處理過程記錄，包括調(diào)查情況、處理結(jié)果、反饋情況等，及時解決投訴問題，維護(hù)公司/組織形象。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容及分類，及時收集本部門在學(xué)生營養(yǎng)餐工作中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.收集的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙張，采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式保存，電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于檢索和管理。（二）整理方法1.檔案管理人員收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時進(jìn)行審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對審核后的檔案資料進(jìn)行分類整理，同類檔案資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號格式可采用“年份+部門代碼+流水號”，如“2023CG001”表示2023年采購部門的第1份檔案資料。4.為每份檔案資料編制目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案資料的名稱、編號、日期、頁數(shù)等信息，便于查閱。5.對整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，確保檔案資料不易散落。裝訂時應(yīng)注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或折疊。五、檔案的保管與存儲（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，定期檢查維護(hù)，確保檔案資料的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別和編號范圍，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案同時存儲的方式，以確保檔案資料的安全性和完整性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱及編號等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、污損檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后在《檔案查閱登記表》上簽字。（二）借閱流程1.外單位人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并加蓋單位公章。2.本公司/組織相關(guān)部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，并與檔案管理部門簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)、借閱期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。4.檔案管理部門按照《檔案借閱申請表》和《檔案借閱協(xié)議》的要求，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人員、借閱檔案名稱及編號、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。5.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案借閱協(xié)議》規(guī)定的期限歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。6.借閱人員歸還檔案資料時，檔案管理人員應(yīng)對檔案資料進(jìn)行仔細(xì)檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況應(yīng)及時報(bào)告，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及學(xué)生個人信息、供應(yīng)商信息、食品安全等敏感內(nèi)容的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人員和借閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案資料中的任何信息。3.對檔案庫房應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。4.檔案管理人員應(yīng)定期參加保密培訓(xùn)，提高保密意識和技能，確保檔案資料的安全保密。（二）銷毀程序1.檔案資料在保管期限屆滿或失去保存價值后，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀檔案資料的