PAGE住建局檔案制度修訂意見一、總則（一）修訂目的住建局檔案是城市建設(shè)與管理工作的重要記錄，對于維護城市發(fā)展歷程、保障決策科學(xué)性、提供歷史借鑒具有不可替代的作用。隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展和信息化進程的加速，為適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，特修訂本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于住建局機關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位以及參與住建局相關(guān)業(yè)務(wù)活動的所有部門和個人所形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映住建局各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存住建局在履行職能過程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編目等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.時效性原則：及時對檔案進行整理、歸檔和更新，保證檔案信息的時效性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)住建局設(shè)立專門的檔案管理科室，負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。具體職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。4.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，提出改進措施。（二）各科室及下屬事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室及本單位檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理科室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。4.明確一名檔案工作聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)本科室及本單位的檔案工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高檔案管理水平。4.做好檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護工作，確保檔案信息的安全和有效利用。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.文書檔案：包括住建局在行政管理活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋城市規(guī)劃、建設(shè)工程管理、房地產(chǎn)管理、市政公用事業(yè)管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案，如規(guī)劃圖紙、建設(shè)項目審批文件、工程竣工驗收資料、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案等。3.聲像檔案：記錄住建局重要活動、工程建設(shè)現(xiàn)場、城市風(fēng)貌等的照片、錄像、錄音等資料。4.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等檔案。（二）收集要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的及時形成和積累。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集紙質(zhì)版和電子版，確保檔案信息的多介質(zhì)保存。4.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集的檔案進行整理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）收集時間1.文書檔案應(yīng)在文件辦理完畢后及時收集歸檔，一般不超過次年一季度。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作進度，在項目完成或階段性工作結(jié)束后及時收集歸檔，確保檔案的時效性。3.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束或工程竣工后及時整理歸檔，避免資料丟失。4.電子檔案應(yīng)定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類，采用“件”裝訂的方式進行整理，編目時應(yīng)準(zhǔn)確填寫檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等項目。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，按照項目分類，每個項目內(nèi)再按照文件材料的形成時間順序進行排列，編目時應(yīng)注明項目名稱、文件類別、編號、日期等信息。3.聲像檔案：按照內(nèi)容分類，如重要活動、工程建設(shè)、城市風(fēng)貌等，同時注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并進行編號和編目。4.電子檔案：按照電子文件的分類方案進行分類，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進行命名和編號，確保電子文件的標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。（三）整理流程1.檔案管理人員對收集到的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)整理原則和方法，對檔案進行分類、排列、編號、編目等操作。3.對整理好的檔案進行裝訂、裝盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔號、年度、保管期限等信息。4.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)在檔案整理完畢后，及時向檔案管理科室移交檔案，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理科室應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.歸檔的檔案應(yīng)編制完整的檔號，檔號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。4.檔案管理人員應(yīng)將歸檔的檔案及時上架存放，按照檔案分類方案進行排列，確保檔案存放有序。（二）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)項目進度，在項目完成后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束或工程竣工后一個月內(nèi)完成歸檔工作。4.電子檔案應(yīng)定期進行歸檔，確保電子數(shù)據(jù)的及時備份和存儲。（三）歸檔手續(xù)1.檔案移交時，移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、移交時間等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案管理科室應(yīng)建立檔案接收臺賬，記錄檔案的接收情況，包括檔案名稱來源、移交時間、移交人等信息。3.檔案接收后，檔案管理科室應(yīng)出具檔案接收證明，并將證明反饋給移交部門。六、檔案保管（一）保管場所1.住建局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案架存放，按照檔案分類方案進行排列，便于查找和利用。2.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行保存，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于檢索。3.電子檔案應(yīng)采用服務(wù)器存儲和磁盤陣列備份相結(jié)合的方式進行保管，確保電子數(shù)據(jù)的安全可靠。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行遷移和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.住建局檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括反映住建局主要職能活動和歷史面貌的重要文件、重大建設(shè)項目檔案、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般業(yè)務(wù)檔案、重要會議記錄、統(tǒng)計報表等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性文件、臨時性業(yè)務(wù)檔案等。（四）檔案清查1.檔案管理科室應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案臺賬一致。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問題和改進措施等，并將報告上報住建局領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等利用手續(xù)，保證檔案利用工作的規(guī)范化、制度化。3.優(yōu)先滿足住建局內(nèi)部工作需要，同時根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，為社會提供必要的檔案利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科室查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、污損檔案內(nèi)容。2.借閱：確需借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。3.復(fù)?。阂蚬ぷ餍枰獜?fù)印檔案的，復(fù)印人應(yīng)填寫檔案復(fù)印申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科室辦理復(fù)印手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的范圍和數(shù)量進行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理科室印章。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱人填寫檔案查閱申請表，表明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理科室。檔案管理科室審核申請表后，安排查閱地點，并提供相應(yīng)的檔案。查閱人查閱完畢后，應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱手續(xù)：借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科室辦理借閱手續(xù)。檔案管理科室向借閱人發(fā)放檔案，并收取借閱押金。借閱人歸還檔案時，檔案管理科室檢查檔案是否完好無損，如無問題，退還借閱押金。3.復(fù)印手續(xù)：復(fù)印人填寫檔案復(fù)印申請表，說明復(fù)印檔案的名稱、數(shù)量、用途等情況，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理科室。檔案管理科室審核申請表后，按照規(guī)定進行復(fù)印，并收取復(fù)印費用。復(fù)印人領(lǐng)取復(fù)印件時，應(yīng)在檔案復(fù)印登記表上簽字確認(rèn)。（四）利用登記1.檔案管理科室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用情況進行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、利用檔案名稱、數(shù)量、利用方式、歸還時間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。檔案管理科室應(yīng)定期對檔案利用登記記錄進行整理和分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限的規(guī)定，對已滿保管期限的檔案進行鑒定，確保檔案鑒定工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。2.堅持全面審查、綜合分析的原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行全面評估，確定檔案的存毀價值。3.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止在檔案鑒定過程中泄露檔案機密信息。（二）鑒定組織住建局成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定工作小組對檔案進行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.綜合評估法：綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案的價值進行綜合評估，確定檔案的存毀。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強的檔案，可邀請相關(guān)專家進行咨詢，聽取專家意見，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清單報住建局領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理科室和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、清單等信息，確保銷毀工作的真實性和準(zhǔn)確性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為住建局的各項工作提供及時、準(zhǔn)確、全面的檔案信息支持。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、規(guī)范化和信息化。3.檔案信息資源整合：整合住建局內(nèi)部各科室及下屬事業(yè)單位的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進行檔案信息的錄入和維護