PAGE檔案及物品管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案及物品管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案及物品管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案及物品的類(lèi)別、性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查找、使用和維護(hù)。3.安全保密原則：確保檔案及物品的安全，防止信息泄露和物品損壞、丟失。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案及物品的作用，提高工作效率和管理水平。二、檔案管理（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪資福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目文檔、合同協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。5.其他檔案：如榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、工程圖紙等。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案分類(lèi)要求進(jìn)行整理，定期移交綜合管理部門(mén)。3.對(duì)于外來(lái)文件，由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一接收、登記，并根據(jù)需要分發(fā)至相關(guān)部門(mén)。（三）檔案整理1.綜合管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理，包括分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等。2.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于查找和管理。3.編目應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。（四）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、保管期限進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)同意，并按規(guī)定登記。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失，歸還時(shí)應(yīng)進(jìn)行檢查，如有問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。（六）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得查閱、復(fù)制、傳播公司機(jī)密檔案。（七）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.綜合管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并做好記錄。3.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保信息無(wú)法恢復(fù)。三、物品管理（一）物品分類(lèi)1.辦公用品：辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文具等。2.固定資產(chǎn)：房屋、車(chē)輛、設(shè)備、儀器等。3.低值易耗品：文件夾、筆記本、筆、紙張等。4.勞保用品：工作服、安全帽、手套、防護(hù)鞋等。（二）物品采購(gòu)1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交綜合管理部門(mén)。2.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)匯總審核采購(gòu)申請(qǐng)，根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際情況進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)物品應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，確保物品質(zhì)量和售后服務(wù)。（三）物品入庫(kù)1.采購(gòu)的物品到貨后，由綜合管理部門(mén)組織驗(yàn)收，核對(duì)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.驗(yàn)收合格的物品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《物品入庫(kù)單》，注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.入庫(kù)物品應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格進(jìn)行存放，擺放整齊，便于查找和管理。（四）物品領(lǐng)用1.員工因工作需要領(lǐng)用物品，應(yīng)填寫(xiě)《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門(mén)領(lǐng)取。2.綜合管理部門(mén)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表發(fā)放物品，并在《物品領(lǐng)用登記表》上登記，由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重物品或限量領(lǐng)用的物品，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和審批程序。（五）物品使用與維護(hù)1.員工應(yīng)正確使用和維護(hù)領(lǐng)用的物品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞。2.對(duì)于辦公用品和低值易耗品，應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。3.對(duì)于固定資產(chǎn)和設(shè)備，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用和維護(hù)，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保正常運(yùn)行。（六）物品盤(pán)點(diǎn)1.綜合管理部門(mén)定期組織物品盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括物品的名稱(chēng)、規(guī)格數(shù)量、存放地點(diǎn)等，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)填寫(xiě)《物品盤(pán)點(diǎn)表》。3.如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（七）物品報(bào)廢1.對(duì)于已損壞、無(wú)法使用或已過(guò)使用期限的物品，由使用部門(mén)提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫(xiě)《物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等。2.綜合管理部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢物品應(yīng)及時(shí)清理，妥善處理，防止環(huán)境污染。四、監(jiān)督與檢查（一）公司成立檔案及物品管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案及物品管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案及物品管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整