PAGE財務(wù)檔案室上墻制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)檔案管理。（三）定義財務(wù)檔案是指公司在各項財務(wù)活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料以及其他與財務(wù)工作相關(guān)的文件、記錄、報表等資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財務(wù)檔案由財務(wù)部門集中統(tǒng)一管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.真實(shí)完整原則：財務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財務(wù)活動情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)財務(wù)檔案的安全保密措施，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、審計報告、評估報告、經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)文件等。（二）編號財務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。編號方法如下：1.會計憑證類：按照年份和月份順序編號，如“20XX年X月記字第X號”。2.會計賬簿類：總賬編號為“總字第X號”，明細(xì)賬編號為“明細(xì)字第X號”，日記賬編號為“日記字第X號”，固定資產(chǎn)卡片單獨(dú)編號。3.財務(wù)報告類：按照年份和報告期編號，如“20XX年度第X期”。4.其他類：按照類別和年份順序編號，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年第X號”。三、財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及所屬各單位形成的財務(wù)檔案，確保檔案的及時、完整收集。2.各部門應(yīng)按照財務(wù)檔案管理要求，將本部門在財務(wù)活動中形成的文件、資料及時移交財務(wù)部門。3.財務(wù)人員在辦理完畢財務(wù)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時將相關(guān)資料整理齊全，移交檔案管理人員。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)對收集到的財務(wù)檔案進(jìn)行整理，按照分類和編號要求，對檔案進(jìn)行分類、排序、裝訂等工作。2.會計憑證應(yīng)按照編號順序，將原始憑證附在記賬憑證后面，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加蓋騎縫章。3.會計賬簿應(yīng)按照頁碼順序排列，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加蓋騎縫章。4.財務(wù)報告應(yīng)按照報告期順序整理，加具封面，裝訂成冊，并在裝訂線上加蓋騎縫章。5.其他類檔案應(yīng)按照類別和年份順序整理，分別裝訂成冊或裝盒存放。四、財務(wù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的財務(wù)檔案應(yīng)及時歸檔，存入財務(wù)檔案室。2.歸檔時，檔案管理人員應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.財務(wù)檔案應(yīng)按照類別和年份順序排列存放，便于查找和利用。（二）保管1.財務(wù)檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.財務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.對保管期滿的財務(wù)檔案，應(yīng)由檔案管理人員提出銷毀意見，編制財務(wù)檔案銷毀清冊，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同財務(wù)人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽名蓋章。5.保管期限未滿但已失去使用價值的財務(wù)檔案，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以提前銷毀。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫財務(wù)檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱財務(wù)檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱申請表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個人查閱財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫財務(wù)檔案查閱申請表，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱財務(wù)檔案時，借閱人員應(yīng)填寫財務(wù)檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、編號、日期、借閱期限等信息，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱人員不得將財務(wù)檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案。5.借閱完畢后，借閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。六、財務(wù)檔案的保密與安全（一）保密1.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露財務(wù)檔案的內(nèi)容。2.未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播財務(wù)檔案。3.對涉及公司商業(yè)秘密的財務(wù)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案的安全保密。（二）安全1.財務(wù)檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，確保檔案的安全保管。3.對因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成財務(wù)檔案損壞或丟失的，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行搶救和修復(fù)，并向上級主管部門報告。七、財務(wù)檔案的信息化管理（一）建立財務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫1.公司應(yīng)建立財務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫，將財務(wù)檔案的電子文件進(jìn)行集中存儲和管理。2.財務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，方便檔案的查閱和利用。（二）電子檔案的整理與歸檔1.財務(wù)人員應(yīng)按照財務(wù)檔案管理要求，將電子文件整理齊全，按照分類和編號要求進(jìn)行命名和存儲。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放。3.電子檔案的整理和歸檔應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）電子檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子財務(wù)檔案，應(yīng)通過財務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱電子財務(wù)檔