PAGE駕校檔案管存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)駕校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案管理部門及全體員工在駕校檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映駕校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與駕校業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案不缺失。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等符合客觀事實(shí)。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對涉及駕校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。6.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善駕校檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理駕校各類檔案，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度和保密規(guī)定，確保本部門檔案的安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)開展工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案整理規(guī)范、裝訂整齊、編目準(zhǔn)確。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.熱情接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，提供高效、準(zhǔn)確的服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的分類與編號（一）分類1.學(xué)員檔案：包括學(xué)員報(bào)名登記表、身份證復(fù)印件、培訓(xùn)記錄、考試成績、結(jié)業(yè)證書等相關(guān)資料。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)日志、教師培訓(xùn)資料等。3.教練檔案：教練資格證書、培訓(xùn)經(jīng)歷、教學(xué)業(yè)績、考核記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、收費(fèi)記錄、票據(jù)、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等。5.行政檔案：駕校營業(yè)執(zhí)照、辦學(xué)許可證、章程、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。6.車輛檔案：車輛行駛證、保險(xiǎn)單、維修記錄、安全檢查記錄等。（二）編號1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則如下：一級編號：以檔案類別首字母表示，如學(xué)員檔案（X）、教學(xué)檔案（J）、教練檔案（L）、財(cái)務(wù)檔案（C）、行政檔案（A）車輛檔案（V）。二級編號：按照檔案形成時(shí)間順序，采用年份后兩位數(shù)字表示，如2023年形成的檔案編號為23。三級編號：根據(jù)檔案的流水順序進(jìn)行編號，從001開始遞增。例如，2023年形成的第5份學(xué)員檔案編號為：X23005。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的資料。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的文件資料進(jìn)行整理。2.對紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、排序、編目，去除重復(fù)、無效的文件，確保文件內(nèi)容清晰、完整。3.對電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照文件命名規(guī)則進(jìn)行命名。4.照片、錄音、錄像等資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類整理。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件資料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的及時(shí)性和完整性。（二）歸檔要求1.歸檔的文件資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案整理規(guī)范。2.檔案管理人員對歸檔的文件資料進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后進(jìn)行裝訂、編目，并填寫檔案移交清單。3.檔案移交清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門留存。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案柜中，并建立檔案存放索引。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的實(shí)體安全。3.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.做好檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，防止檔案信息泄露。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.駕校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案的，須持有單位介紹信或有效證件，經(jīng)駕校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案查閱的，需提前與檔案管理部門預(yù)約。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表和查閱登記表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還時(shí)間。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，不得用于商業(yè)目的或其他非法活動(dòng)。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或?qū)︸{校發(fā)展有重大影響的文件資料；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。3.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，經(jīng)駕校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.在銷毀檔案前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清單》應(yīng)永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的駕校檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案查閱和利用，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。