PAGE街道辦事處檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道辦事處檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案在街道各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本街道實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道辦事處機(jī)關(guān)各部門(mén)、各社區(qū)居委會(huì)以及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道辦事處檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映街道各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.實(shí)用性原則檔案管理工作應(yīng)緊密圍繞街道工作需要，便于檔案的查閱、利用和開(kāi)發(fā)。4.與時(shí)俱進(jìn)原則適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以街道辦事處主任為組長(zhǎng)，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，機(jī)關(guān)各部門(mén)負(fù)責(zé)人、社區(qū)居委會(huì)書(shū)記為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，審定街道檔案工作規(guī)章制度。2.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入街道整體工作計(jì)劃，保障檔案工作所需經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。3.定期研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查街道檔案工作。（二）綜合檔案室綜合檔案室設(shè)在街道辦事處辦公室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)街道檔案的日常管理工作。其職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定并組織實(shí)施檔案工作計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)街道各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案。4.編制檔案檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為街道各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。5.指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門(mén)、社區(qū)居委會(huì)及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理和開(kāi)發(fā)利用。（三）各部門(mén)、社區(qū)及下屬事業(yè)單位檔案管理職責(zé)1.各部門(mén)、社區(qū)居委會(huì)及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本社區(qū)或本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理要求及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，進(jìn)行分類整理，定期移交街道綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，配合完成檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與街道工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.街道辦事處形成的各類文件材料，包括黨工委、辦事處的決議、決定、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.各部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、工作方案、調(diào)研報(bào)告、檢查記錄等。4.社區(qū)居委會(huì)形成的各類文件材料，包括社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、居民會(huì)議記錄、社區(qū)服務(wù)資料、環(huán)境衛(wèi)生管理文件等。5.街道下屬事業(yè)單位形成的文件材料，如事業(yè)單位章程、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)資料、人事檔案等。6.反映街道重大活動(dòng)、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)、社區(qū)及下屬事業(yè)單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)，確保文件材料及時(shí)、完整收集。2.對(duì)歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，保證其內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。3.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理。（三）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶等）和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，同時(shí)編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。5.實(shí)物檔案對(duì)街道獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物進(jìn)行分類整理，建立實(shí)物檔案目錄，并注明實(shí)物來(lái)源、獲得時(shí)間等信息。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專用檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固、安全，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案裝具應(yīng)編號(hào)清晰，便于查找和管理。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行有序排列存放，便于檔案的查閱和利用。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放地點(diǎn)，方便快速查找。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映街道主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)街道工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案定期保管的檔案分為30年和10年兩種。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)街道工作需要查考的檔案，列為30年保管；凡是在較短時(shí)期內(nèi)街道工作需要查考的檔案，列為10年保管。（五）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，確保檔案賬實(shí)相符。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合街道工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，確定是否符合銷毀條件。3.對(duì)符合銷毀條件的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、年度、保管期限、文號(hào)、數(shù)量等信息。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)街道辦事處主任批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀過(guò)程中，監(jiān)銷人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將銷毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。六、檔案的查閱與利用（一）查閱利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案查閱利用的法律法規(guī)和規(guī)章制度，確保檔案信息安全。2.本著方便利用、服務(wù)工作的原則，為街道各部門(mén)、社區(qū)居委會(huì)、下屬事業(yè)單位以及社會(huì)相關(guān)單位和個(gè)人提供檔案查閱利用服務(wù)。（二）查閱利用范圍1.街道內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱本部門(mén)形成的檔案。2.社區(qū)居委會(huì)查閱與社區(qū)工作相關(guān)的檔案。3.下屬事業(yè)單位查閱本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。4.因工作需要，經(jīng)街道辦事處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位查閱街道相關(guān)檔案。5.涉及個(gè)人權(quán)益等合法需求，經(jīng)本人申請(qǐng)，查閱與其相關(guān)的檔案。（三）查閱利用手續(xù)1.街道內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、年度等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)街道辦事處分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.個(gè)人查閱與其相關(guān)的檔案，需提交本人有效身份證件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合檔案室審核同意后，方可查閱。（四）查閱利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱利用檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的、歸還日期等信息。2.查閱利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。（五）檔案借閱1.因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照查閱利用手續(xù)辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（六）檔案復(fù)制1.查閱利用檔案如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備進(jìn)行，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案證明章，并注明出處，與原件具有同等效力。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立街道辦事處檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容完整錄入系統(tǒng)。2.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄與電子圖像的關(guān)聯(lián)。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等基本功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理工作。2.提供權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的職責(zé)和工作需要，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息安全。3.支持多條件檢索，能夠快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全。4.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。八、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、查閱利用等，確保檔案工作規(guī)范有序進(jìn)行。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平