PAGE艾滋病檔案管理制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織內(nèi)艾滋病相關(guān)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及艾滋病相關(guān)信息的檔案管理，包括但不限于艾滋病患者或感染者的個(gè)人信息檔案、檢測(cè)報(bào)告檔案、治療記錄檔案、預(yù)防宣傳活動(dòng)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于艾滋病防治及檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密原則：對(duì)艾滋病患者或感染者的個(gè)人隱私信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映與艾滋病相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)和事實(shí)。4.規(guī)范管理原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理流程，提高檔案管理效率和質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善艾滋病檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作；集中統(tǒng)一管理公司/組織內(nèi)艾滋病相關(guān)檔案，確保檔案的完整性和安全性；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等日常工作。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門涉及艾滋病相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門；在檔案管理部門的指導(dǎo)下，配合做好檔案的查閱、利用等工作；對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為艾滋病檔案管理提供必要的信息技術(shù)支持，保障檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行；協(xié)助檔案管理部門做好檔案數(shù)據(jù)的備份、存儲(chǔ)安全等工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）保密管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查艾滋病檔案管理中的保密工作，制定保密措施和制度；對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，確保其具備保密意識(shí)和技能；處理檔案管理過程中的保密違規(guī)事件。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.艾滋病患者或感染者的基本信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號(hào)碼、感染途徑等。2.艾滋病檢測(cè)報(bào)告，包括初篩報(bào)告、確診報(bào)告等。3.艾滋病治療記錄，如治療方案、用藥記錄、治療效果評(píng)估等。4.艾滋病預(yù)防宣傳活動(dòng)相關(guān)資料，如活動(dòng)方案、宣傳資料、參與人員名單、活動(dòng)效果評(píng)估等。5.與艾滋病防治工作相關(guān)的會(huì)議記錄、文件、報(bào)告等。6.其他與艾滋病相關(guān)的有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求及流程1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門艾滋病相關(guān)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案管理部門規(guī)定的格式和要求進(jìn)行分類、編號(hào)，并填寫檔案移交清單。3.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、形成日期、移交部門、移交人等信息，移交雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門在收到移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理方法1.按照檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，如艾滋病患者個(gè)人檔案、檢測(cè)報(bào)告檔案、治療記錄檔案等。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，確保檔案目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。4.對(duì)檔案中的文件材料進(jìn)行排序，一般按照文件形成的時(shí)間順序排列，重要文件在前，次要文件在后。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放艾滋病相關(guān)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.艾滋病相關(guān)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子副本，以便于更廣泛的利用和長(zhǎng)期保存。數(shù)字化處理應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子副本與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）保管期限1.艾滋病患者或感染者的個(gè)人信息檔案、檢測(cè)報(bào)告檔案、治療記錄檔案等應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.艾滋病預(yù)防宣傳活動(dòng)檔案等其他檔案的保管期限根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定，一般不少于[X]年。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)艾滋病相關(guān)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)狀況等。2.定期檢查應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失的檔案材料、修復(fù)損壞的檔案等。3.建立檔案檢查記錄，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查結(jié)果及處理情況等信息，以備查閱。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部因艾滋病防治工作需要，如醫(yī)療救治、疫情監(jiān)測(cè)、預(yù)防宣傳等，可查閱相關(guān)檔案。2.經(jīng)艾滋病患者或感染者本人書面同意，并按照相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，其他相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)可查閱其個(gè)人檔案。3.在法律法規(guī)允許的情況下，為滿足司法、行政等工作需要，可提供相關(guān)檔案資料。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員如需查閱艾滋病相關(guān)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門在收到申請(qǐng)表后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.外部查閱：其他相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)如需查閱艾滋病患者或感染者個(gè)人檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、查閱范圍等信息，并附上艾滋病患者或感染者本人的書面同意書。檔案管理部門在收到申請(qǐng)函和同意書后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可提供查閱服務(wù)。查閱過程應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。3.司法行政利用：因司法、行政等工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料。（三）利用限制1.查閱和利用艾滋病相關(guān)檔案時(shí)，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露艾滋病患者或感染者的個(gè)人隱私信息。2.未經(jīng)艾滋病患者或感染者本人書面同意，不得將其個(gè)人檔案提供給無關(guān)人員或機(jī)構(gòu)。3.檔案利用過程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)艾滋病患者或感染者的個(gè)人隱私信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在檔案查閱、利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、要求查閱人員簽署保密協(xié)議等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能，使其熟悉保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度。（二）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫(kù)房的安全。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，防止電子檔案被非法獲取或篡改。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，確保檔案的安全。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、滅失，無法修復(fù)或恢復(fù)的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的檔案進(jìn)行清理，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。4.