PAGE警務(wù)保障室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)警務(wù)保障室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在警務(wù)保障工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于警務(wù)保障室在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、資料、記錄、報表、憑證等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：警務(wù)保障室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映警務(wù)保障工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面涵蓋警務(wù)保障工作的各個方面。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。6.積極為警務(wù)保障工作提供檔案信息服務(wù)，協(xié)助相關(guān)人員查閱、借閱檔案。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和利用工作，及時提供所需的檔案資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與警務(wù)保障工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.警務(wù)保障室制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等。3.財務(wù)報表、經(jīng)費預(yù)算、物資采購清單等財務(wù)和物資管理檔案。4.裝備管理檔案，包括裝備采購、配備、維護(hù)、報廢等記錄。5.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案，如辦公場所建設(shè)、維修改造等相關(guān)資料。6.各類會議記錄、紀(jì)要、簡報等。7.人事檔案，包括人員招聘、培訓(xùn)、考核、晉升等資料。8.其他與警務(wù)保障工作有關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理人員。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、財務(wù)檔案、裝備檔案、基建檔案、人事檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核后的檔案按照分類編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。4.建立檔案歸檔登記簿，記錄檔案的歸檔時間、名稱、數(shù)量等信息。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。保管期限為10年的檔案：主要是在較短時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為警務(wù)保障工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.協(xié)助有關(guān)部門進(jìn)行案件調(diào)查、審計等工作。3.滿足內(nèi)部人員對檔案信息的查閱需求。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員審核。3.檔案管理人員根據(jù)審核情況，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人憑《檔案借閱登記簿》到檔案庫房領(lǐng)取檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并處理。3.檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上注明檔案歸還時間，并將檔案歸還原位。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定檔案的價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景和利用情況，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記簿》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。5.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記簿》等相關(guān)資料歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為警務(wù)保障工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.采用數(shù)據(jù)加密、存儲備份等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全。（三）信息系統(tǒng)應(yīng)用1.利用檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等操作，提高檔案管理的信息化水平。2.建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在內(nèi)部各部門之間的共享和交流。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督制度，明確監(jiān)督職責(zé)和監(jiān)督方式。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。3.單位內(nèi)部審計部門應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行定期審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，是否存在檔案缺失、損壞、涂改等問題。3.檔案信息化管理情況，包括電子檔案的存儲、備份、安全等方面。4.檔案管理人員的工作情況，是否履行職責(zé)，是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下