PAGE電力公司會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)電力公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電力公司總部及所屬各分公司、子公司、項(xiàng)目部等會(huì)計(jì)檔案的管理。（三）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。同時(shí)，應(yīng)注重會(huì)計(jì)檔案的保密性和安全性，防止會(huì)計(jì)檔案的丟失、損壞和泄露。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍和分類（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，以及會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.其他會(huì)計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.按形成時(shí)間分類：可分為年度會(huì)計(jì)檔案、季度會(huì)計(jì)檔案和月度會(huì)計(jì)檔案。2.按保管期限分類：可分為永久保管的會(huì)計(jì)檔案和定期保管的會(huì)計(jì)檔案。定期保管的會(huì)計(jì)檔案期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。3.按檔案內(nèi)容分類：可分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他會(huì)計(jì)資料類。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求，及時(shí)將各類會(huì)計(jì)資料整理齊全，定期移交至檔案管理部門(mén)。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后，由制單人員按照編號(hào)順序整理，連同所附原始憑證一并裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)和附件張數(shù)等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，由記賬人員按照賬簿啟用順序整理，將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后，由編制人員按照規(guī)定格式和內(nèi)容整理，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等內(nèi)容。5.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在形成后，及時(shí)收集整理，并按照規(guī)定格式和內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理：應(yīng)將記賬憑證所附原始憑證按照憑證編號(hào)順序排列，折疊整齊，粘貼牢固，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。對(duì)于紙張較大的原始憑證，應(yīng)按照記賬憑證的大小進(jìn)行折疊，使其與記賬憑證大小一致；對(duì)于紙張較小的原始憑證，可粘貼在原始憑證粘貼單上，并在粘貼單上注明憑證編號(hào)、名稱、日期、金額等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理：應(yīng)將賬頁(yè)按照順序編號(hào)，檢查賬頁(yè)是否齊全、有無(wú)缺頁(yè)、跳行等情況。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并在賬頁(yè)上加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”章；對(duì)于訂本式賬簿，應(yīng)在賬簿啟用頁(yè)上加蓋單位公章，并在賬簿扉頁(yè)上注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、頁(yè)數(shù)、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理：應(yīng)將各類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照規(guī)定格式和內(nèi)容進(jìn)行裝訂，在報(bào)告封面加蓋單位公章，并在報(bào)告扉頁(yè)上注明單位名稱、報(bào)告名稱、年度、月份、報(bào)告日期、編制單位等內(nèi)容。對(duì)于年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，還應(yīng)包括審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)鑒證報(bào)告等相關(guān)資料。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理：應(yīng)將各類其他會(huì)計(jì)資料按照規(guī)定格式和內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔，在資料封面加蓋單位公章，并在資料扉頁(yè)上注明單位名稱、資料名稱、年度、月份、資料日期、編制單位等內(nèi)容。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.永久保管的會(huì)計(jì)檔案：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。2.定期保管的會(huì)計(jì)檔案：3年保管期限：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。5年保管期限：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。10年保管期限：國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表。15年保管期限：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。25年保管期限：現(xiàn)金和銀行存款日記賬。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案目錄，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、存放位置等信息。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。五、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）利用原則1.會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、有效的原則，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整和安全。2.各部門(mén)因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案管理部門(mén)。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換，如因特殊需要必須復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)公章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)：各部門(mén)需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋部門(mén)公章。2.申請(qǐng)審批：《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)。3.查閱登記：檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，對(duì)查閱人員的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息進(jìn)行登記，并發(fā)放《會(huì)計(jì)檔案查閱證》。4.查閱利用：查閱人員憑《會(huì)計(jì)檔案查閱證》在指定地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，檔案管理人員應(yīng)在旁監(jiān)督，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定要求。5.查閱歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理人員，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，確保會(huì)計(jì)檔案的完整和安全。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清理，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》。《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，并在會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中注明銷毀日期、銷毀人員等信息。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.確保會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、安全性和保密性，滿足公司財(cái)務(wù)管理和檔案管理的需要。（二）信息化管理措施1.制定會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度，明確會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲(chǔ)、傳輸、利用、備份、銷毀等環(huán)節(jié)的管理要求和操作規(guī)范。2.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，以及會(huì)計(jì)檔案信息化管理軟件，確保會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，防止會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的泄露、篡改和丟失。4.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，應(yīng)做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。5.加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能，確保會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度的要求。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況是否正常，會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理是否到位。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員的崗位職責(zé)履行情況是否良好，是否具備必要的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。2.整改部