PAGE不動產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司不動產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司所有不動產(chǎn)檔案的管理，包括但不限于土地、房屋、建筑物、構(gòu)筑物等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司不動產(chǎn)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映不動產(chǎn)的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備齊全。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的不動產(chǎn)檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)不動產(chǎn)檔案的日常管理工作。（二）主要職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和完善不動產(chǎn)檔案管理規(guī)章制度。2.檔案收集與整理：負責(zé)收集、整理公司各類不動產(chǎn)檔案資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案利用：為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，積極配合公司各項工作的開展。5.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計和分析，為公司決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。7.檔案信息化建設(shè)：推進不動產(chǎn)檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證書：包括國有土地使用證、房屋所有權(quán)證、不動產(chǎn)權(quán)證書等。2.不動產(chǎn)購置合同：購買土地、房屋等不動產(chǎn)的合同協(xié)議。3.建設(shè)工程規(guī)劃許可證：項目建設(shè)的規(guī)劃許可文件。4.建設(shè)工程施工許可證：工程施工的許可文件。5.竣工驗收報告：不動產(chǎn)建設(shè)項目的竣工驗收文件。6.測繪報告：不動產(chǎn)的測繪成果報告。7.抵押登記資料：不動產(chǎn)抵押的相關(guān)登記文件。8.租賃合同：不動產(chǎn)租賃的合同協(xié)議。9.其他相關(guān)資料：與不動產(chǎn)有關(guān)的其他文件、圖紙、照片等資料。（二）收集要求1.及時收集：各部門在辦理不動產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)及時將產(chǎn)生的檔案資料移交檔案管理部門，不得拖延。2.完整準(zhǔn)確：移交的檔案資料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.分類整理：檔案管理部門在接收檔案資料后，應(yīng)按照檔案類別進行分類整理，便于后續(xù)管理。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按不動產(chǎn)類別分類：分為土地檔案、房屋檔案、建筑物檔案、構(gòu)筑物檔案等。2.按檔案形成時間分類：分為年度檔案、季度檔案、月度檔案等。3.按檔案性質(zhì)分類：分為產(chǎn)權(quán)檔案、合同檔案、規(guī)劃檔案、施工檔案、驗收檔案等。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張較小、零散的文件資料進行裝訂，確保整齊牢固。2.編頁號：對每一份檔案資料進行編頁號，便于查找和統(tǒng)計。3.編目錄：根據(jù)分類方法，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在盒面上標(biāo)注檔案編號、名稱、起止日期等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房：應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的專用庫房作為檔案保管場所。2.庫房設(shè)施：庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案類別和保管期限，將檔案分類存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時采取措施進行處理。3.溫濕度控制：庫房內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.安全防護：加強庫房的安全防護措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案的安全。六、檔案利用（一）利用范圍公司各部門因工作需要，可以查閱、借閱不動產(chǎn)檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱檔案時，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱手續(xù)：借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱要求：查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等因素，綜合分析檔案的保存價值。（四）鑒定結(jié)果1.繼續(xù)保存：對具有重要歷史價值、現(xiàn)實利用價值和法律憑證作用的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。2.降密保存：對保密性較強，但隨著時間推移已失去保密價值的檔案，可降密保存。3.銷毀：對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行登記，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案銷毀工作，在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進情況：包括檔案的種類、數(shù)量、來源等信息。2.檔案整理情況：包括整理的檔案數(shù)量、分類情況等信息。3.檔案保管情況：包括檔案的存放位置、保管期限等信息。4.檔案利用情況：包括查閱、借閱的檔案數(shù)量、利用部門等信息。5.檔案鑒定與銷毀情況：包括鑒定的檔案數(shù)量、銷毀的檔案數(shù)量等信息。（二）統(tǒng)計方法1.手工統(tǒng)計：檔案管理人員可通過手工填寫統(tǒng)計表格的方式進行統(tǒng)計。2.信息化統(tǒng)計：利用檔案管理軟件，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)計和分析。（三）分析報告檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，撰寫分析報告，為公司檔案管理工作提供決策依據(jù)。分析報告應(yīng)包括檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題、改進措施等內(nèi)容。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的不動產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能。3.安全保障：建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全保障體系，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將檔案數(shù)據(jù)