PAGE教職工檔案備案管理制度一、總則（一）目的為了加強教職工檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在教職工隊伍建設(shè)、教育教學(xué)管理等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體教職工檔案的備案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映教職工的實際情況，不得虛假偽造。2.完整性原則：全面收集教職工在各個方面的相關(guān)資料，確保檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格保護教職工檔案信息的安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、歸檔和管理。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、婚姻狀況等。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位認證報告（如有需要）。3.學(xué)習(xí)經(jīng)歷，包括就讀學(xué)校、專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間等。（三）教師資格證書1.教師資格證書原件及復(fù)印件。2.教師資格認定申請表。3.與教師資格相關(guān)的培訓(xùn)、考核記錄。（四）專業(yè)技術(shù)職務(wù)1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書復(fù)印件。2.聘任文件及聘書復(fù)印件。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審材料，如評審表、業(yè)績成果證明等。（五）教育教學(xué)成果1.教學(xué)獲獎證書復(fù)印件。2.發(fā)表的教育教學(xué)相關(guān)論文、著作。3.參與的教育教學(xué)研究課題及成果證明。4.指導(dǎo)學(xué)生獲得的各類獎項及相關(guān)證明材料。（六）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位、職務(wù)、任職時間。2.工作業(yè)績總結(jié)及相關(guān)證明材料。3.工作調(diào)動、離職等相關(guān)手續(xù)文件。（七）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。2.培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機構(gòu)等詳細信息。（八）考核評價1.年度考核、績效考核等各類考核結(jié)果記錄。2.考核評價的相關(guān)評語、鑒定等材料。（九）獎懲情況1.獲得的各級各類獎勵證書復(fù)印件。2.受到的處分文件及相關(guān)說明。（十）其他材料1.個人榮譽證書、表彰決定等。2.反映教職工其他重要情況的材料，如師德師風表現(xiàn)、社會兼職等相關(guān)證明。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新入職教職工應(yīng)在入職后[X]個工作日內(nèi)，按照本制度要求填寫《教職工檔案信息登記表》，并提交相關(guān)證明材料原件及復(fù)印件。2.人力資源部門負責對新入職教職工提交的材料進行初步審核，審核無誤后建立個人檔案。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責收集本部門教職工的檔案材料，并定期整理后移交人力資源部門。2.教職工個人應(yīng)主動向所在部門提交與自身發(fā)展相關(guān)的各類材料，確保檔案內(nèi)容的及時更新。3.對于涉及教職工重要信息變更的情況，如學(xué)歷學(xué)位提升、職務(wù)變動、獎懲情況等，教職工應(yīng)在變更發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)證明材料提交至人力資源部門。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.分類清晰原則：按照檔案內(nèi)容的類別進行分類整理，便于查找和管理。2.順序規(guī)范原則：各類檔案材料應(yīng)按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度順序等。3.材料齊全原則：確保每份檔案中的材料完整無缺，如有缺失應(yīng)及時補充。（二）整理方法1.每份檔案材料應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。2.對每份材料進行編目，編目內(nèi)容包括材料名稱、日期、來源等，編目應(yīng)清晰準確。3.將編目后的材料按照分類順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、教職工姓名等信息。（三）歸檔要求1.人力資源部門應(yīng)定期對整理好的檔案進行歸檔，歸檔時間為每年的[具體時間]。2.歸檔后的檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。3.建立檔案目錄索引，以便快速查找和調(diào)閱檔案。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.教職工本人有權(quán)查閱自己的檔案。2.因工作需要，公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門負責人經(jīng)人力資源部門負責人批準后，可以查閱教職工檔案。3.外部單位因特殊原因需要查閱教職工檔案的，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)審批人批準后，交人力資源部門檔案管理人員。3.檔案管理人員按照申請表要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，教職工檔案不予借閱。如有特殊情況需要借閱的，須經(jīng)人力資源部門負責人批準。2.外部單位借閱檔案的，須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)審批人批準后，交人力資源部門檔案管理人員。3.檔案管理人員將檔案借給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。六、檔案保管與維護（一）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案材料損壞、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、更換等措施。（二）維護措施1.建立檔案電子數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，便于查詢和統(tǒng)計分析。2.定期對檔案電子數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和檔案管理技能，確保檔案管理工作的規(guī)范開展。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及教職工個人隱私的信息，如工資待遇、健康狀況等，應(yīng)嚴格保密。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人、借閱人應(yīng)遵守保密制度，不得擅自傳播檔案信息。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全防范，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等。2.檔案庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲等工作，配備必要的消防器材、防潮設(shè)備、防蟲藥品等。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案超過保管期限且已無保存價值的。2.檔案內(nèi)容涉及違法違紀且已結(jié)案的。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請表經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員和相關(guān)監(jiān)督人員共同實施銷毀。3.銷毀過程應(yīng)