PAGE兒童福利院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)兒童福利院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在兒童福利院各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于兒童福利院各部門在工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于兒童個人檔案、收養(yǎng)檔案、醫(yī)療檔案、教育檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：兒童福利院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映兒童福利院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和保存各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及兒童隱私、福利院機(jī)密等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)兒童福利院檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合兒童福利院實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案的安全與完整。4.檔案利用服務(wù)：建立檔案檢索系統(tǒng)，為各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好利用記錄。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理效率。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，確保檔案庫存合理。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，提高全院檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.兒童個人檔案：包括兒童入院登記表、基本信息表、健康檢查表、成長記錄、收養(yǎng)手續(xù)等相關(guān)材料。2.收養(yǎng)檔案：收養(yǎng)申請、審批文件、收養(yǎng)協(xié)議、收養(yǎng)公證等與收養(yǎng)業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.醫(yī)療檔案：兒童病歷、體檢報(bào)告、疫苗接種記錄、康復(fù)治療記錄等醫(yī)療方面的檔案。4.教育檔案：兒童學(xué)習(xí)成績單、教育活動記錄、教師評語、升學(xué)資料等教育過程中的檔案。5.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、捐贈資金使用記錄等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。6.行政檔案：福利院工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、設(shè)施設(shè)備檔案等行政管理方面的檔案。（二）收集要求1.明確責(zé)任部門：各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.定期收集：各部門應(yīng)在每季度末將本季度形成的檔案整理后移交檔案管理部門，重要緊急檔案應(yīng)隨時(shí)移交。3.確保齊全完整：收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、附件等完整材料，不得遺漏重要內(nèi)容。4.規(guī)范整理：移交的檔案應(yīng)按照檔案管理部門要求進(jìn)行初步整理，保持文件的原始順序，去除無關(guān)材料，確保檔案的整潔規(guī)范。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、兒童業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級及以下類目。例如，兒童業(yè)務(wù)類可細(xì)分為收養(yǎng)、醫(yī)療、教育等二級類目。2.編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，并打印或裝訂成冊。4.裝訂：對紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房：設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存儲環(huán)境安全適宜。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間，配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測和記錄。3.安全防護(hù)設(shè)施：安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材、防蟲藥品、除濕機(jī)、空調(diào)等必要的設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。（二）檔案裝具1.檔案架：選用堅(jiān)固耐用、符合檔案保管要求的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒：使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、編號等信息，盒內(nèi)文件應(yīng)排列有序，并有備考表記錄盒內(nèi)檔案的相關(guān)情況。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及兒童權(quán)益、福利院重大決策、重要?dú)v史資料等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和實(shí)際利用價(jià)值，確定定期保管期限，一般分為30年、10年等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序銷毀。（四）檔案保管檢查1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)每月對檔案保管情況進(jìn)行一次檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、存儲環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。2.不定期抽查：檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對檔案保管情況進(jìn)行抽查，確保檔案保管工作的質(zhì)量。3.問題處理：對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、霉變、丟失等問題，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制、查找等措施進(jìn)行處理，并分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取相應(yīng)的防范措施，避免類似問題再次發(fā)生。五、檔案的利用（一）利用范圍1.福利院內(nèi)部利用：各部門因工作需要查閱、借閱檔案，以了解兒童情況、開展業(yè)務(wù)工作、進(jìn)行決策參考等。2.外部利用：司法機(jī)關(guān)、相關(guān)政府部門、社會組織等因依法履行職責(zé)需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：填寫申請表：各部門人員需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用時(shí)間等信息。部門負(fù)責(zé)人審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，交檔案管理部門。檔案管理人員提供服務(wù)：檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好利用記錄。2.外部利用：提交申請函：外部單位需提交正式申請函，說明利用檔案的目的、范圍、用途等，并加蓋單位公章。審核與審批：檔案管理部門對申請函進(jìn)行審核，報(bào)福利院主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可提供檔案利用服務(wù)。辦理查閱手續(xù)：外部單位來人查閱檔案時(shí)，需出示單位介紹信和查閱人有效身份證件，檔案管理部門按照規(guī)定提供查閱場所，并指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等，確需復(fù)制的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用記錄1.建立利用臺賬：檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用臺賬，詳細(xì)記錄利用日期、利用部門或單位、利用人姓名、利用目的、檔案名稱及數(shù)量、查閱或借閱期限等信息。2.跟蹤利用情況：對借閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)跟蹤利用情況，到期及時(shí)收回，并檢查檔案的完好程度。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。3.統(tǒng)計(jì)分析：定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的頻率、目的、趨勢等，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)法律法規(guī)：根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合兒童福利院實(shí)際情況，確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.考慮利用價(jià)值：綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、參考價(jià)值等因素，判斷檔案是否仍有保存必要。3.關(guān)注重要性：對涉及兒童重大權(quán)益、福利院重要業(yè)務(wù)活動、關(guān)鍵決策等方面的檔案，應(yīng)從嚴(yán)掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保其安全保存。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員按照保管期限，對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.小組鑒定：檔案鑒定小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.編制鑒定報(bào)告：檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定檔案的名稱、數(shù)量、存毀意見及理由等。4.審批備案：鑒定報(bào)告報(bào)福利院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，送檔案管理部門備案，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.制定銷毀清冊：對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。2.審批銷毀：銷毀清冊報(bào)福利院主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可實(shí)施銷毀。3.現(xiàn)場監(jiān)銷：銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人現(xiàn)場監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的兒童福利院電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為福利院各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）電子檔案管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：支持檔案管理人員將紙質(zhì)檔案信息錄入系統(tǒng)，包括文件的題名、日期、責(zé)任者、內(nèi)容摘要等，確保錄入信息準(zhǔn)確完整。2.存儲管理：對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立合理的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，方便檔案的查找和管理。同時(shí)，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。3.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索查詢，快速定位所需檔案信息，提高檢索效率。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的檔案查閱、借閱、修改等權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.利用服務(wù)：支持在線查閱、借閱電子檔案，提供打印、下載、復(fù)制等功能，滿足用戶的利用需求。同時(shí)，記錄電子檔案的利用情況，便于統(tǒng)計(jì)分析。6.備份與恢復(fù)：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理關(guān)系1.同步管理：電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步形成、同步整理、同步保管，確保兩者內(nèi)容一致。檔案管理人員在完成紙質(zhì)檔案整理編目后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)。2.相互補(bǔ)充：電子檔案和紙質(zhì)檔案各有優(yōu)勢，應(yīng)相互補(bǔ)充使用。在日常工作中