PAGE化工企業(yè)檔案館借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)化工企業(yè)檔案館檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本化工企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位及員工因工作需要借閱檔案館檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.以服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為借閱者提供便利，提高檔案利用效率。二、借閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.借閱人需填寫《化工企業(yè)檔案館檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，借閱申請(qǐng)表交至檔案館負(fù)責(zé)人審批。檔案館負(fù)責(zé)人將綜合考慮檔案的密級(jí)、利用需求等因素，做出是否批準(zhǔn)借閱的決定。（二）特殊情況處理1.對(duì)于涉及緊急生產(chǎn)、技術(shù)研發(fā)等特殊情況急需借閱檔案的，借閱人可先電話向檔案館負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)同意后先行借閱，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦完整的申請(qǐng)手續(xù)。2.若借閱的檔案涉及多個(gè)部門或單位的工作，需由相關(guān)部門或單位共同協(xié)商，明確借閱責(zé)任，并在申請(qǐng)表上注明相關(guān)情況，經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人及檔案館負(fù)責(zé)人審批后借閱。三、借閱審批（一）審批權(quán)限1.一般檔案的借閱，由檔案館負(fù)責(zé)人審批。2.涉及企業(yè)機(jī)密、核心技術(shù)、重要商業(yè)合同等密級(jí)較高檔案的借閱，需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于需長(zhǎng)期借閱或批量借閱檔案的申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.檔案館負(fù)責(zé)人在審批時(shí)，主要審查借閱申請(qǐng)是否符合本制度規(guī)定，借閱目的是否明確合理，預(yù)計(jì)歸還日期是否恰當(dāng)?shù)取?.企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)及主要領(lǐng)導(dǎo)在審批密級(jí)較高檔案借閱申請(qǐng)時(shí)，除考慮上述因素外，還需重點(diǎn)評(píng)估借閱行為對(duì)企業(yè)安全、利益等方面可能產(chǎn)生的影響，并簽署明確的審批意見。四、借閱登記（一）登記內(nèi)容1.檔案館工作人員在批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱、文號(hào)、日期、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期、實(shí)際歸還日期等。2.對(duì)于密級(jí)較高檔案的借閱，還需登記借閱人的身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等信息，以便加強(qiáng)管理和跟蹤。（二）登記方式采用紙質(zhì)登記冊(cè)與電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合的方式進(jìn)行登記。紙質(zhì)登記冊(cè)應(yīng)妥善保存，便于查閱和核對(duì)；電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時(shí)更新借閱信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，方便管理人員隨時(shí)掌握檔案借閱動(dòng)態(tài)。五、借閱期限（一）一般規(guī)定1.普通檔案的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案館提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.對(duì)于重要檔案或利用率較高的檔案，借閱期限可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)縮短，但不得少于[X]個(gè)工作日。（二）特殊情況處理1.因工作需要確需長(zhǎng)期借閱檔案的，借閱人應(yīng)在借閱申請(qǐng)表中詳細(xì)說明原因，并經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。長(zhǎng)期借閱期限最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)月，到期后如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.對(duì)于在借閱期限內(nèi)無法完成查閱工作的借閱人，應(yīng)提前向檔案館說明情況，申請(qǐng)延期歸還。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未歸還的，檔案館將采取相應(yīng)措施進(jìn)行催還，并視情節(jié)輕重給予一定處理。六、借閱數(shù)量（一）一般限制1.借閱人每次借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要合理確定，原則上不超過[X]卷（冊(cè)）。2.對(duì)于成套性檔案或關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的檔案，如需全部借閱，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明原因，并經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）特殊情況處理1.因重大項(xiàng)目建設(shè)、全面技術(shù)改造等特殊工作需要，確需大量借閱檔案的，借閱人應(yīng)提前與檔案館溝通協(xié)調(diào)，檔案館將根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)籌安排，確保借閱工作順利進(jìn)行。2.在滿足工作需求的前提下，應(yīng)盡量減少一次性借閱檔案的數(shù)量，以保證檔案的正常管理和其他人員的利用需求。七借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱檔案的安全和完整負(fù)責(zé)，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或在檔案上批注、勾劃等。2.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得擅自傳播檔案中的機(jī)密信息。如因工作需要引用檔案內(nèi)容，必須符合相關(guān)保密要求，并注明出處。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理手續(xù)。歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）借閱場(chǎng)所規(guī)定1.借閱檔案一般應(yīng)在檔案館內(nèi)指定的閱覽室進(jìn)行查閱，如需帶出檔案館，必須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.帶出檔案館的檔案，借閱人應(yīng)妥善保管，不得攜帶檔案到與工作無關(guān)的場(chǎng)所，防止檔案丟失或損壞。歸還時(shí)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交回檔案館，由檔案館工作人員進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收。（三）特殊檔案借閱要求1.對(duì)于涉及企業(yè)核心技術(shù)、商業(yè)秘密、重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等特殊檔案的借閱，借閱人必須簽署保密承諾書，承諾嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案用于非工作目的或泄露給任何第三方。2.在借閱特殊檔案期間，借閱人應(yīng)采取必要的安全保密措施，如使用專門的存儲(chǔ)設(shè)備、限制查閱范圍等，確保檔案信息安全。八、歸還與驗(yàn)收（一）歸還程序1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，主動(dòng)將所借閱的檔案歸還至檔案館。如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《化工企業(yè)檔案館檔案歸還登記表》，注明歸還檔案的名稱、文號(hào)、日期等信息，并與檔案館工作人員辦理交接手續(xù)。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.檔案館工作人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性。檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)量是否齊全、有無缺頁、破損、涂改等情況，檔案內(nèi)容是否與借閱時(shí)一致，是否存在信息泄露跡象等。2.如發(fā)現(xiàn)歸還檔案存在問題，檔案館工作人員應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)，并要求借閱人限期整改或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。整改完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至檔案符合要求。九、檔案利用跟蹤與統(tǒng)計(jì)（一）利用跟蹤1.檔案館工作人員應(yīng)對(duì)檔案的借閱利用情況進(jìn)行跟蹤，了解借閱人對(duì)檔案的使用效果，及時(shí)收集借閱人的反饋意見，以便不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。2.對(duì)于重要檔案的借閱利用，檔案館可定期與借閱人所在部門進(jìn)行溝通，了解檔案在實(shí)際工作中的應(yīng)用情況，評(píng)估檔案的價(jià)值和作用。（二）統(tǒng)計(jì)分析1.建立檔案利用統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括借閱檔案的種類、數(shù)量、借閱部門、借閱目的、借閱期限等。2.通過對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、科研創(chuàng)新等提供參考依據(jù)，同時(shí)也有助于發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時(shí)調(diào)整和完善檔案管理策略。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超出審批范圍借閱檔案。3.未按規(guī)定期限歸還檔案。4.擅自涂改污損、抽取撤換、轉(zhuǎn)借復(fù)印檔案。5.泄露檔案機(jī)密信息。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人，檔案館將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較重的借閱人，將視情節(jié)輕重給予書面警告、限制借閱權(quán)限、在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)等處理措施。3.因違規(guī)行為給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定給