PAGE天水檔案局規(guī)章制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)天水檔案局的規(guī)范化管理，確保檔案工作的高效、有序運(yùn)行，保障檔案的完整、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)章制度匯編。（二）適用范圍本匯編適用于天水檔案局全體工作人員，包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)科室人員以及其他涉及檔案管理與利用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，如實(shí)記錄各項(xiàng)工作活動(dòng)。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)檔案局的檔案管理工作，將檔案工作納入單位整體發(fā)展規(guī)劃，確保檔案工作與單位業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.審核批準(zhǔn)檔案管理工作的重要制度、工作計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，為檔案工作提供必要的資源保障。3.定期檢查檔案管理工作情況，并對(duì)檔案工作中的重大問題進(jìn)行決策和協(xié)調(diào)解決。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定規(guī)劃與制度負(fù)責(zé)制定本局檔案管理工作的中長(zhǎng)期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本局各項(xiàng)檔案管理制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集各類應(yīng)歸檔的文件材料，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、整理、編目和裝訂，確保檔案整理質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。指導(dǎo)和監(jiān)督本局各科室的文件材料收集、整理工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整和規(guī)范。3.檔案保管與保護(hù)負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案庫房設(shè)施設(shè)備完好，為檔案提供安全、適宜的保管環(huán)境。建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等保護(hù)工作，確保檔案安全。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)本局檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織和實(shí)施，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、應(yīng)用和升級(jí)。建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的信息化水平。加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取有效的技術(shù)措施和管理手段，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室文件材料的形成、積累和整理工作，確保本科室產(chǎn)生的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，積極提供本科室業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，在工作中妥善保管本科室使用的檔案，不得擅自涂改、銷毀、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案的安全和完整。（四）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德規(guī)范，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，保守檔案機(jī)密。2.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，熟練掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、檢索、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.做好檔案庫房的日常管理和維護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。5.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.本局在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像、實(shí)物等。2.本局召開的各類會(huì)議、舉辦的各項(xiàng)活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、照片、音像資料等。3.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等，以及本局在對(duì)外交往中形成的重要文件材料。4.本局干部職工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書、培訓(xùn)記錄等。5.反映本局歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、重大事件等方面的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案整理的質(zhì)量要求。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.照片、錄音錄像等聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行整理歸檔。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括名稱、來源、日期、數(shù)量等信息，并妥善保管。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年完成整理歸檔工作。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔。3.干部職工個(gè)人業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在每年年底前整理歸檔。（四）歸檔程序1.各科室將收集整理好的文件材料進(jìn)行初步分類，填寫《檔案移交清單》，注明文件材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件材料退回原科室進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過后，檔案管理部門對(duì)文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目、裝訂，按照檔案分類方案進(jìn)行分類存放，并建立檔案檢索目錄。4.將整理好的檔案移交至檔案庫房進(jìn)行保管，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確保重要檔案得到妥善保管。3.按照檔案管理的規(guī)范化要求，統(tǒng)一整理標(biāo)準(zhǔn)和方法，保證檔案整理質(zhì)量的一致性。（二）分類方法天水檔案局檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度分類：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的檔案分別存放。2.機(jī)構(gòu)分類：在每個(gè)年度內(nèi)，按照本局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，將同一機(jī)構(gòu)形成的檔案集中在一起。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限，分別進(jìn)行整理和存放。（三）整理要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，字跡模糊或褪色的應(yīng)進(jìn)行字跡恢復(fù)處理。2.按照文件材料的排列順序進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檔案的查找和利用。3.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤。4.照片檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，編寫照片說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行分類整理。5.錄音錄像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、時(shí)長(zhǎng)等信息，并建立相應(yīng)的目錄索引。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板、窗簾、空調(diào)等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。4.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房人員出入，做好庫房的日常巡查和安全保衛(wèi)工作。（二）檔案保管措施1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求。（三）檔案保護(hù)與修復(fù)1.建立檔案保護(hù)制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案的修復(fù)，應(yīng)采用專業(yè)的修復(fù)技術(shù)和材料，確保修復(fù)后的檔案字跡清晰、紙張平整。3.對(duì)于電子檔案的維護(hù)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)運(yùn)行正常，數(shù)據(jù)安全可靠。4.對(duì)照片、錄音錄像等聲像檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保聲像檔案的質(zhì)量。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和本局檔案管理制度，開展檔案利用工作。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)單位各項(xiàng)工作為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供檔案信息服務(wù)，滿足利用需求。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，以支持各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本局相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法查閱、借閱本局檔案。（三）利用程序1.本局工作人員利用利用者填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意。將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)利用者需求，查找并提供相關(guān)檔案。利用者在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱完畢后，利用者應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保檔案完整無損。2.外單位利用外單位利用者應(yīng)提前向本局檔案管理部門提交《檔案查閱介紹信》，注明查閱檔案的內(nèi)容、范圍、目的等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門對(duì)介紹信進(jìn)行審核，符合要求的，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，為利用者提供相關(guān)檔案。外單位利用者應(yīng)在本局檔案查閱室查閱檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。查閱完畢后，利用者應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查，確保檔案安全。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門利用司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門依法查閱、借閱本局檔案時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、范圍、目的等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門對(duì)法律文書或介紹信進(jìn)行審核，符合要求的，按照規(guī)定程序?yàn)槠涮峁n案，并做好登記工作。在檔案利用過程中，檔案管理部門應(yīng)積極配合司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。（四）借閱管理1.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱者在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合本局檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠，避免誤判和漏判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案局領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映本局的主要職能活動(dòng)和歷史發(fā)展，是否具有重要的查考利用價(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、來源、形式等是否符合檔案管理的要求，是否具有保存意義。3.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等方面的情況，是否能夠滿足檔案利用的需要。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值確定其保管期限。2.分析比較法：將檔案與本局其他相關(guān)檔案進(jìn)行比較分析，判斷其保存價(jià)值的高低。3.專家咨詢法：對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)、價(jià)值難以確定的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出擬銷毀檔案的清單，包括檔案的名稱、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案局領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、日期、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。4.按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。5.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄