PAGE醫(yī)院財(cái)務(wù)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)科檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院財(cái)務(wù)科在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)審計(jì)等各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。醫(yī)院財(cái)務(wù)科檔案管理工作在醫(yī)院統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)科指定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)量。檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家和醫(yī)院的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案資料的質(zhì)量。3.安全保密，方便利用。確保檔案的安全保密，同時(shí)便于檔案的查閱、使用和傳遞。二、檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題。3.審核重要檔案資料，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)科檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等具體工作。2.按照檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。3.建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱等情況。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理。（三）財(cái)務(wù)人員職責(zé)1.按照財(cái)務(wù)制度和檔案管理要求，及時(shí)整理、移交財(cái)務(wù)工作中形成的各類檔案資料。2.對(duì)所形成檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)分析報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)預(yù)算：年度財(cái)務(wù)預(yù)算、專項(xiàng)預(yù)算等。5.財(cái)務(wù)分析：定期財(cái)務(wù)分析報(bào)告、專題財(cái)務(wù)分析等。6.財(cái)務(wù)審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。7.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)軟件備份、財(cái)務(wù)工作文件等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)在每月末或每完成一項(xiàng)重要財(cái)務(wù)工作后，及時(shí)將相關(guān)資料整理收集，移交檔案管理人員。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等。2.編號(hào)：對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中；其他檔案資料可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂或成冊(cè)。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員應(yīng)在收到財(cái)務(wù)人員移交的檔案資料后，及時(shí)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。2.將歸檔的檔案資料按照分類和編號(hào)順序存放于檔案柜或檔案架中。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等保管期限按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為30年。2.財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析等保管期限根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況確定，一般為5年至10年。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等重要檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。（三）保管要求1.檔案保管應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件，確保檔案的安全。2.檔案存放應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等，經(jīng)財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.醫(yī)院內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)的。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度等信息。2.財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和財(cái)務(wù)人員共同對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、造冊(cè)，并在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.選擇安全的方式進(jìn)行銷毀，如采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字。6.將《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請(qǐng)表》、《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》等相關(guān)資料作為會(huì)計(jì)檔案永久保存。七、檔案管理信息化（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)1.醫(yī)院應(yīng)建立財(cái)務(wù)科電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。（二）電子檔案的錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案資料錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、系統(tǒng)升級(jí)等，保證電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案的安全管理1.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止電子檔案被非法獲取、篡改或丟失。2