PAGE中心測報點(diǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中心測報點(diǎn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在測報工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中心測報點(diǎn)各部門及全體工作人員在測報業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指中心測報點(diǎn)在測報工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中心測報點(diǎn)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映測報工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理測報工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門中心設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)中心測報點(diǎn)檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門的檔案管理工作。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為測報工作提供服務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時歸檔。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，保證檔案的安全和完整。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測報業(yè)務(wù)文件：包括上級下達(dá)的文件、中心制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.觀測數(shù)據(jù)記錄：各類氣象、水文、地質(zhì)等觀測數(shù)據(jù)的原始記錄、報表、分析報告等。3.儀器設(shè)備資料：儀器設(shè)備的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。4.技術(shù)資料：科研項(xiàng)目報告、技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)、學(xué)術(shù)論文等。5.會議資料：各類會議的通知、議程、紀(jì)要、決議等。6.人事檔案：工作人員的履歷表、考核材料、任免文件、獎懲記錄等。7.財務(wù)檔案：財務(wù)報表、憑證、賬簿、審計報告等。8.其他檔案：與測報工作相關(guān)的各類合同、協(xié)議、證書、榮譽(yù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理分類，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為綜合管理類、業(yè)務(wù)技術(shù)類、儀器設(shè)備類、人事檔案類、財務(wù)檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，建立檔案檢索體系。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各類檔案應(yīng)在形成年度的次年上半年歸檔。2.對于重大項(xiàng)目、重要事件形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門按照歸檔要求，對檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，裝入檔案盒或檔案柜，上架保管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要?dú)v史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如上級重要文件、中心重大決策文件、長期觀測數(shù)據(jù)等。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。2.檔案保管期限的劃定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和中心實(shí)際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同確定。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為中心測報工作提供決策依據(jù)和參考資料。2.為科研項(xiàng)目研究提供數(shù)據(jù)支持和歷史資料。3.滿足上級主管部門、相關(guān)單位及社會公眾對檔案信息的查詢需求。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要，利用者可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用，但必須按時歸還。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合要求的予以辦理。4.查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全。5.借閱檔案時，利用者應(yīng)出具借條，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，并按時歸還。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。6.復(fù)制檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理部門印章。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如有損壞應(yīng)照價賠償。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行全面審查，綜合判斷其價值。3.價值優(yōu)先原則：以檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和長遠(yuǎn)利用價值為主要依據(jù)，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價值差異。3.效益評估法：評估檔案對中心測報工作和社會發(fā)展的效益，確定其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報中心主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)中心主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立中心測報點(diǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.促進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用，為測報工作提供有力支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理，轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合中心測報點(diǎn)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，建立健全電子檔案的元數(shù)據(jù)管理。3.定期對電子