PAGE計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在計(jì)量工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)相關(guān)的檔案管理工作，包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立、維護(hù)、使用、考核等過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案管理制度；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)檔案的集中保管、查閱、借閱等日常管理工作；定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置。2.各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門；配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作；負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管和保密工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件。2.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)資料，如標(biāo)準(zhǔn)器說明書、檢定規(guī)程、校準(zhǔn)規(guī)范等。3.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建標(biāo)報(bào)告、考核報(bào)告、復(fù)查報(bào)告等。4.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的使用記錄、維護(hù)記錄、校準(zhǔn)記錄、故障處理記錄等。5.計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的操作人員資質(zhì)證明、培訓(xùn)記錄等。6.與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的其他文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)的文件和重復(fù)的記錄。（三）整理方法1.分類按照計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的類別、項(xiàng)目、時(shí)間等進(jìn)行分類。例如，可分為長(zhǎng)度計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案、溫度計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案等；也可按照建標(biāo)時(shí)間分為不同時(shí)間段的檔案。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建標(biāo)報(bào)告、考核報(bào)告、復(fù)查報(bào)告等重要文件，以及涉及公司核心計(jì)量技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)資料、使用記錄、維護(hù)記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的文件和記錄，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理，確保檔案的安全性。3.特殊載體檔案如光盤、磁帶等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行存放，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、堆放雜物等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。四、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家和業(yè)務(wù)骨干組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、完整性等進(jìn)行全面審查。2.參考檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)于已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。4.《檔案銷毀記錄》應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一同歸檔保存。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范工作，確保檔案的實(shí)體安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保檔案的信息安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入能夠方便快捷地錄入各類計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案信息，包括文件、資料、記錄等。2.檔案檢索支持多種檢索方式，如按編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.檔案借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全性。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.安排專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的