PAGE項(xiàng)目部檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理和決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項(xiàng)目部各部門及參與項(xiàng)目建設(shè)的所有單位和個(gè)人。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指項(xiàng)目部在項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目部檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類科學(xué)原則：按照項(xiàng)目建設(shè)的不同階段和檔案的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以項(xiàng)目經(jīng)理為組長，項(xiàng)目副經(jīng)理、總工程師為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)項(xiàng)目部的檔案管理工作，審定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門項(xiàng)目部設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目部檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定項(xiàng)目部檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作。4.定期對項(xiàng)目部檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)具體工作。2.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，移交檔案管理部門歸檔。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目規(guī)劃階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。2.設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更簽證、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收記錄等。4.調(diào)試階段：調(diào)試方案、調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收階段：竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.項(xiàng)目管理過程中形成的其他文件材料，如項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、合同文件、往來信函、財(cái)務(wù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.按照項(xiàng)目建設(shè)的不同階段和檔案的類別，將文件材料分為工程前期文件、施工文件、調(diào)試文件、竣工驗(yàn)收文件、項(xiàng)目管理文件等五大類。2.每大類再根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如施工文件可分為建筑工程、安裝工程、電氣工程等若干小類。3.對每一份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.按照分類和編號順序，將文件材料進(jìn)行裝訂成冊，編制卷內(nèi)目錄和備考表。5.填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括檔案類別、年度、項(xiàng)目名稱、案卷題名、起止日期、保管期限等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目各階段形成的文件材料，應(yīng)在該階段工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將全部檔案整理歸檔完畢。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的文件材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行檢查、核對，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理人員將歸檔的檔案按照分類和編號順序上架存放，并建立檔案臺賬。（三）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖等重要文件。3.長期保管的檔案主要包括項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要文件材料，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更簽證、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括項(xiàng)目建設(shè)過程中的一般性文件材料，如項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、往來信函、財(cái)務(wù)文件等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.項(xiàng)目建設(shè)過程中的查閱、借閱，用于項(xiàng)目決策、工程管理、技術(shù)交流等。2.對外單位的查閱、借閱，需經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、類別、年度、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立項(xiàng)目部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對項(xiàng)目部現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合項(xiàng)目部檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、整理、歸檔、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.文件材料電子化管理：在項(xiàng)目建設(shè)過程中，推行文件材料的電子化管理，實(shí)現(xiàn)文件材料的在線起草、審核、簽發(fā)、歸檔等流程。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案的非法訪問和篡改。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.做好電子檔案的維護(hù)和更新工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對積極提供檔案線索，為解決項(xiàng)目建設(shè)中