PAGE檔案庫(kù)房節(jié)假日封庫(kù)制度一、總則（一）目的為確保檔案庫(kù)房的安全與檔案資料的完整，規(guī)范節(jié)假日期間檔案庫(kù)房的管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案庫(kù)房管理的部門(mén)及人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案的安全保管放在首位，防止檔案在節(jié)假日期間出現(xiàn)丟失、損壞、泄露等情況。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在節(jié)假日封庫(kù)期間的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、封庫(kù)前準(zhǔn)備（一）檔案整理與盤(pán)點(diǎn)1.在節(jié)假日來(lái)臨前，檔案管理人員應(yīng)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行全面整理。按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，確保排列有序，便于查找和管理。2.同時(shí)，開(kāi)展檔案盤(pán)點(diǎn)工作。核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、目錄等信息，確保賬實(shí)相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)記錄并進(jìn)行處理。（二）庫(kù)房環(huán)境檢查1.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行檢測(cè)和調(diào)控。確保溫度保持在規(guī)定的范圍內(nèi)（一般為14℃24℃，相對(duì)濕度為45%60%），避免溫濕度異常對(duì)檔案造成損害。2.檢查庫(kù)房的消防設(shè)施，包括滅火器、消火栓等，確保其完好有效，壓力正常。同時(shí)，檢查消防通道是否暢通無(wú)阻，無(wú)雜物堆積。3.查看庫(kù)房的門(mén)窗是否完好，門(mén)鎖是否能正常使用。對(duì)有損壞的門(mén)窗及時(shí)進(jìn)行維修或更換，確保庫(kù)房的密封性。（三）設(shè)備檢查與維護(hù)1.對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的通風(fēng)設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、除濕設(shè)備等進(jìn)行檢查和維護(hù)。確保設(shè)備運(yùn)行正常，能夠滿足庫(kù)房環(huán)境要求。2.檢查檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案盒等，是否牢固、無(wú)損壞。對(duì)于存在安全隱患的設(shè)備，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。（四）人員安排與培訓(xùn)1.確定節(jié)假日期間負(fù)責(zé)封庫(kù)和值班的人員名單，并明確其職責(zé)和工作要求。值班人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和應(yīng)急處理能力。2.對(duì)值班人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉封庫(kù)流程、安全注意事項(xiàng)以及應(yīng)急預(yù)案。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案庫(kù)房的安全制度、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)方法等。三、封庫(kù)流程（一）檔案下架與封存1.在節(jié)假日封庫(kù)前，將需要暫時(shí)保管的檔案下架。下架過(guò)程中要輕拿輕放，避免對(duì)檔案造成損傷。2.將下架的檔案裝入專(zhuān)用的檔案箱或檔案袋中，并進(jìn)行密封。密封材料應(yīng)選用符合檔案保管要求且具有一定防潮、防蟲(chóng)性能的材料。3.在檔案箱或檔案袋上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、數(shù)量等信息，以便于識(shí)別和管理。（二）庫(kù)房清理與關(guān)閉1.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面清理，清除地面、貨架上的雜物和灰塵。保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔干凈，無(wú)垃圾堆積。2.關(guān)閉庫(kù)房?jī)?nèi)的所有電器設(shè)備，如照明燈具、通風(fēng)設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等，并切斷電源。確保設(shè)備處于安全狀態(tài)，避免因電器故障引發(fā)安全事故。3.關(guān)閉庫(kù)房的門(mén)窗，并使用專(zhuān)用的封條進(jìn)行密封。封條應(yīng)牢固粘貼，確保無(wú)法從外部輕易打開(kāi)。（三）鑰匙與密碼管理1.庫(kù)房鑰匙由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。節(jié)假日期間，鑰匙應(yīng)集中存放于公司/組織指定的安全地點(diǎn)，并做好登記記錄。2.對(duì)于使用密碼鎖的庫(kù)房，密碼應(yīng)由專(zhuān)人掌握。節(jié)假日期間，密碼不得隨意透露給無(wú)關(guān)人員。如需臨時(shí)調(diào)整密碼，應(yīng)做好記錄并及時(shí)通知相關(guān)人員。（四）封庫(kù)記錄1.詳細(xì)記錄封庫(kù)的時(shí)間、檔案下架情況、庫(kù)房清理情況、設(shè)備關(guān)閉情況、門(mén)窗密封情況等信息。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并存檔保存。2.封庫(kù)記錄應(yīng)由封庫(kù)人員簽字確認(rèn)，確保記錄的真實(shí)性和可靠性。四、值班安排與職責(zé)（一）值班人員數(shù)量與時(shí)間1.根據(jù)檔案庫(kù)房的重要性及實(shí)際情況，合理安排值班人員數(shù)量。一般應(yīng)保證每天有[X]名值班人員在崗。2.值班時(shí)間為節(jié)假日期間的每天[具體時(shí)間段]，確保庫(kù)房在節(jié)假日期間始終處于監(jiān)控狀態(tài)。（二）值班人員職責(zé)1.定時(shí)巡查庫(kù)房值班人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行巡查，一般每[X]小時(shí)巡查一次。巡查內(nèi)容包括庫(kù)房的門(mén)窗是否完好，封條有無(wú)破損；庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度是否正常；是否有異常氣味、聲音等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于無(wú)法處理的問(wèn)題，應(yīng)立即向上級(jí)報(bào)告。2.監(jiān)控設(shè)備檢查檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的監(jiān)控設(shè)備是否正常運(yùn)行，畫(huà)面是否清晰。確保監(jiān)控設(shè)備能夠?qū)?kù)房的各個(gè)區(qū)域進(jìn)行有效監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)監(jiān)控設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行維修，并做好記錄。3.應(yīng)急處理如遇突發(fā)事件，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等，值班人員應(yīng)立即按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。首先確保自身安全，然后采取措施盡量減少損失，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事件情況。在應(yīng)急處理過(guò)程中，要保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，以便后續(xù)進(jìn)行調(diào)查和處理。4.值班記錄填寫(xiě)值班人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)值班記錄，記錄巡查情況、設(shè)備運(yùn)行情況、突發(fā)事件處理情況等信息。值班記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，并存檔保存，以備查閱。五、解封流程（一）解封申請(qǐng)1.節(jié)假日結(jié)束后，如需解封檔案庫(kù)房，應(yīng)由相關(guān)部門(mén)或人員提前向檔案管理部門(mén)提交解封申請(qǐng)。2.解封申請(qǐng)應(yīng)注明申請(qǐng)解封日期、解封原因、解封人員等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）解封檢查1.檔案管理部門(mén)接到解封申請(qǐng)后，安排專(zhuān)人對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括封條是否完好、庫(kù)房?jī)?nèi)環(huán)境是否正常、檔案是否有異常情況等。2.如發(fā)現(xiàn)封條有破損或庫(kù)房?jī)?nèi)存在異常情況，應(yīng)立即停止解封，并進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查和處理。在確保安全的情況下，方可繼續(xù)解封流程。（三）檔案上架與整理1.在確認(rèn)庫(kù)房安全后，解封人員按照封庫(kù)時(shí)的記錄，將下架封存的檔案逐一上架。上架過(guò)程中要注意檔案的排列順序，確保與原存放位置一致。2.對(duì)上架的檔案進(jìn)行整理，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)等信息，確保檔案完整無(wú)缺。對(duì)于在封庫(kù)期間可能產(chǎn)生的變動(dòng)，如檔案的借閱、歸還等，進(jìn)行相應(yīng)的登記和調(diào)整。（四）設(shè)備開(kāi)啟與環(huán)境恢復(fù)1.開(kāi)啟庫(kù)房?jī)?nèi)的電器設(shè)備，如照明燈具、通風(fēng)設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等，并檢查設(shè)備運(yùn)行是否正常。2.根據(jù)庫(kù)房的溫濕度情況，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)控，使其恢復(fù)到正常的保管環(huán)境要求。（五）解封記錄1.詳細(xì)記錄解封的時(shí)間、解封檢查情況、檔案上架情況、設(shè)備開(kāi)啟情況等信息。解封記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并存檔保存。2.解封記錄應(yīng)由解封人員簽字確認(rèn)，確保記錄的真實(shí)性和可靠性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案庫(kù)房節(jié)假日封庫(kù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組可以通過(guò)查看值班記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查、詢問(wèn)值班人員等方式，了解封庫(kù)期間的各項(xiàng)工作是否按照制度要求執(zhí)行。（二）考核辦法1.對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房節(jié)假日封庫(kù)制度，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，未出現(xiàn)任何安全事故和違規(guī)行為的部門(mén)及人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度的部門(mén)及人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、績(jī)效扣分等。對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露等嚴(yán)重后果的，將依法