PAGE住建局檔案全宗制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)住建局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，維護(hù)檔案的真實(shí)、可靠和安全，充分發(fā)揮檔案在住建局各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案全宗制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于住建局機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位以及局屬各項(xiàng)目指揮部等涉及檔案管理工作的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：住建局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映住建局各項(xiàng)工作的歷史全貌，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為住建局的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供有力支持。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案泄露、丟失和損壞。二、檔案全宗定義與構(gòu)成（一）檔案全宗定義檔案全宗是指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。住建局檔案全宗是指住建局在履行職能過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案的總和。（二）檔案全宗構(gòu)成1.文書(shū)檔案：包括住建局在行政管理、業(yè)務(wù)工作等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋住建局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的專(zhuān)業(yè)檔案，如城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃?rùn)n案、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、房地產(chǎn)市場(chǎng)監(jiān)管檔案、住房保障檔案等。3.人事檔案：記錄住建局干部職工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、考核獎(jiǎng)懲、工資待遇等信息的檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：包含住建局財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。5.聲像檔案：通過(guò)照片、錄音、錄像等形式記錄住建局重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景、工程建設(shè)等內(nèi)容的檔案。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)檔案，如電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔等。三、檔案全宗編號(hào)與分類(lèi)（一）檔案全宗編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)住建局檔案全宗進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用[具體編號(hào)規(guī)則]，確保每個(gè)全宗有唯一的標(biāo)識(shí)。（二）檔案分類(lèi)1.年度分類(lèi)法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，將每年形成的檔案分為不同的類(lèi)別，便于按年度查找和管理檔案。2.組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法：根據(jù)住建局內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位等類(lèi)別，明確檔案的歸屬部門(mén)。3.問(wèn)題分類(lèi)法：結(jié)合住建局的業(yè)務(wù)工作，按照問(wèn)題的性質(zhì)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，如城鄉(xiāng)建設(shè)、住房保障、房地產(chǎn)管理等，便于按業(yè)務(wù)主題查找檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：明確住建局各部門(mén)應(yīng)收集的檔案種類(lèi)和范圍，確保各類(lèi)檔案全面收集。2.收集時(shí)間：規(guī)定檔案收集時(shí)間節(jié)點(diǎn)，一般在每年年底前完成本年度檔案的收集工作，對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案應(yīng)及時(shí)收集。3.收集要求：各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保收集的檔案齊全、完整、真實(shí)，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)材料。（二）檔案整理1.整理原則：遵循檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.整理流程：檔案整理工作應(yīng)按照收集、分類(lèi)、裝訂、編目、上架等流程進(jìn)行，確保每個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管1.保管場(chǎng)所：住建局應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.保管要求：檔案應(yīng)按照全宗、類(lèi)別、年度等順序排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、數(shù)量等信息。3.檔案清點(diǎn)與核對(duì)：定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。（二）檔案保護(hù)1.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜、被破壞。同時(shí)，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案。2.防火防潮：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)等，確保檔案不受火災(zāi)和潮濕的影響。對(duì)易受潮的檔案應(yīng)采取特殊的防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.防蟲(chóng)防鼠：采取防蟲(chóng)、防鼠措施，如放置防蟲(chóng)藥品、封堵鼠洞等，防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理蟲(chóng)害、鼠害問(wèn)題。4.檔案修復(fù)：對(duì)破損、褪色等有問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保修復(fù)后的檔案質(zhì)量不低于原件。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.利用范圍：明確住建局內(nèi)部各部門(mén)及外部單位、個(gè)人查閱利用檔案的范圍和條件。本單位工作人員因工作需要可查閱利用相關(guān)檔案；外部單位因工作需要查閱利用檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.利用方式：提供檔案查閱服務(wù)，可采用現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)印、摘錄等方式。對(duì)于重要檔案的查閱，應(yīng)實(shí)行審批制度，確保檔案利用的安全性和合法性。3.利用登記：建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱利用檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記，以便跟蹤檔案的流向和利用情況。（二）檔案借閱1.借閱條件：嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限：明確檔案借閱期限，一般不得超過(guò)[具體期限]。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求：借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.鑒定原則：根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合住建局的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專(zhuān)家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。3.鑒定方法：檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。（二）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀程序：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，報(bào)檔案鑒定小組審核，經(jīng)住建局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀方式：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀記錄：建立檔案銷(xiāo)毀記錄制度，對(duì)銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。八、檔案信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃制定住建局檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。按照規(guī)劃逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案管理的信息化水平。（二）數(shù)字化加工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化加工應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（四）數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定住建局檔案管理制度和工作流程。并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)住建局檔案全宗的統(tǒng)一管理，指導(dǎo)各部門(mén)的檔案收集、整理、保管、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。4.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)程，確保檔案信息的安全保密。3.根據(jù)檔案管理需要，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，提高檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、