PAGE機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)檔案室對(duì)機(jī)關(guān)全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善機(jī)關(guān)檔案管理制度。負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全完整。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括機(jī)關(guān)在行政管理、業(yè)務(wù)工作等活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。2.科技檔案：涉及機(jī)關(guān)基本建設(shè)、科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器等方面的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.會(huì)計(jì)檔案：機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.人事檔案：干部職工的個(gè)人履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等方面的文件材料。5.聲像檔案：反映機(jī)關(guān)重要活動(dòng)、重大事件的照片、錄音、錄像等。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的檔案材料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止檔案損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。裝訂成冊(cè)，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。2.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按階段、專業(yè)等進(jìn)行細(xì)分。編制項(xiàng)目檔案目錄，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目。建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類。整理會(huì)計(jì)憑證，裝訂成冊(cè)，填寫憑證封面和脊背信息。編制會(huì)計(jì)賬簿目錄和財(cái)務(wù)報(bào)表目錄。4.人事檔案按照干部職工個(gè)人進(jìn)行整理，分類存放履歷、考核、任免等材料。建立人事檔案目錄，對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類。對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行編號(hào)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。建立聲像檔案目錄和說(shuō)明。6.電子檔案：按照文件性質(zhì)、時(shí)間等進(jìn)行分類，建立電子檔案目錄，對(duì)電子文件進(jìn)行命名、編號(hào)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對(duì)不同載體的檔案，應(yīng)采用相應(yīng)的裝具進(jìn)行存放，如紙質(zhì)檔案存放在檔案柜中，電子檔案存儲(chǔ)在專用存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，便于快速查閱。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（四）溫濕度管理1.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.每天定時(shí)記錄庫(kù)房溫濕度情況，根據(jù)溫濕度變化及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。（五）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作。2.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁非檔案室工作人員進(jìn)入庫(kù)房。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其價(jià)值。2.根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合機(jī)關(guān)工作需要，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息徹底銷毀。5.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。6.對(duì)已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期和相關(guān)信息。五、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的查閱利用情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.根據(jù)檔案管理系統(tǒng)和檔案目錄，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，分析檔案管理工作的成效和存在的問(wèn)題。（三）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案目錄等檢索工具，方便檔案的查找和利用。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.根據(jù)檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，編制檔案檢索指南，指導(dǎo)檔案查閱人員進(jìn)行檢索。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用、服務(wù)工作的原則，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。（二）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫檔案查閱登記表，并在檔案室工作人員的陪同下查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。（四）利用方式1.提供檔案原件查閱，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并進(jìn)行登記。2.對(duì)涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，防