PAGE堤防管理段檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)堤防管理段檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在堤防管理、工程建設(shè)、防汛搶險(xiǎn)等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于堤防管理段各部門及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則堤防管理段檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映堤防管理段各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理與堤防管理段工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本單位檔案管理制度。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案資料，積極開展檔案利用工作，為堤防管理、工程建設(shè)、防汛搶險(xiǎn)等工作提供支持。對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，按照檔案管理部門的要求，做好檔案的分類、整理、編目等工作，并及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見和建議。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案的安全。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.堤防工程建設(shè)檔案項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。工程合同，如施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。工程施工過程中的各類文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更通知、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。2.堤防管理檔案堤防巡查記錄，包括日常巡查、專項(xiàng)巡查等記錄。堤防維修養(yǎng)護(hù)記錄，如維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、維修養(yǎng)護(hù)工作記錄、養(yǎng)護(hù)工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。水位、流量觀測(cè)記錄，以及防汛物資管理記錄，包括物資采購、入庫、出庫、盤點(diǎn)等記錄。防汛搶險(xiǎn)預(yù)案及演練記錄，包括預(yù)案制定、演練方案、演練總結(jié)等。工程安全監(jiān)測(cè)資料，如監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、分析報(bào)告等。3.行政管理檔案單位文件，包括上級(jí)文件、本單位發(fā)文、收文等。會(huì)議文件，如會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)文件，以及員工培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等記錄。財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。固定資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、使用、折舊、處置等相關(guān)文件。4.其他檔案與堤防管理段工作相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案兼職管理員應(yīng)定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，并將整理好的檔案及時(shí)移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門，確保檔案的時(shí)效性。（三）整理方法1.分類檔案按照工程建設(shè)、管理、行政等類別進(jìn)行一級(jí)分類，在一級(jí)分類基礎(chǔ)上，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類，如工程建設(shè)檔案可分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)可采用“年度+類別+流水號(hào)”的方式，如“2023GJ001”表示2023年工程建設(shè)類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。三、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案堤防工程建設(shè)項(xiàng)目的重要文件，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。涉及堤防安全、防汛搶險(xiǎn)等方面的重要文件，如防汛搶險(xiǎn)預(yù)案、工程安全監(jiān)測(cè)資料等。單位年度總結(jié)、重要會(huì)議記錄、人事任免文件等。2.長(zhǎng)期保管的檔案工程建設(shè)過程中的一般性文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為30年。堤防管理中的日常巡查記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄等，保管期限為30年。單位一般性文件，如收文、發(fā)文等，保管期限為10年。3.短期保管的檔案臨時(shí)性文件，如短期的工作計(jì)劃、通知等，保管期限為5年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間（±2℃），相對(duì)濕度控制在45%60%之間（±5%）。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）安全防護(hù)1.防火檔案庫房應(yīng)配備消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，確保檔案庫房的消防安全。2.防盜檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范措施。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自允許無關(guān)人員進(jìn)入庫房。3.防潮、防蟲、防鼠檔案庫房應(yīng)采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取防治措施，如投放防蟲藥等。做好防鼠工作，封堵鼠洞，并放置鼠夾、鼠藥等。4.保密對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。四、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用的合法性。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)堤防管理、工程建設(shè)及其他各項(xiàng)工作為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供檔案資料。3.嚴(yán)格審批原則對(duì)檔案利用實(shí)行嚴(yán)格的審批制度，確保檔案利用的安全性和合理性。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（三）利用流程1.申請(qǐng)利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容，并簽字蓋章。2.審批檔案利用申請(qǐng)表提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)利用者的申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)審批同意后，利用者到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄登記，包括查閱日期、利用者姓名、檔案名稱、查閱內(nèi)容等。4.歸還利用者查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制和傳播。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，限期歸還。3.利用者不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）銷毀程序1.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點(diǎn)等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能檔案管理人員可通過系統(tǒng)錄入檔案的基本信息，包括編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等，并上傳數(shù)字化檔案圖像。2.檢索功能系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類檢索、按時(shí)間段檢索等，方便利用者快速查找所需檔案。3.利用管理功能記錄檔案利用申請(qǐng)、審批、查閱等全過程信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用情況的有效管理。4.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行