PAGE貧困生資助檔案制度匯編一、總則（一）目的為了規(guī)范貧困生資助檔案管理工作，確保資助信息真實(shí)、完整、安全，提高資助工作的透明度和公信力，保障貧困學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織開展的各類貧困生資助項(xiàng)目，包括但不限于助學(xué)金、獎(jiǎng)學(xué)金、學(xué)費(fèi)減免、生活補(bǔ)助等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保資助工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映貧困生的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.保密安全原則：妥善保管資助檔案，嚴(yán)格保密資助信息，防止信息泄露。4.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱等流程。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)籍信息：所在學(xué)校、年級(jí)、專業(yè)、學(xué)號(hào)等。（二）貧困證明材料1.家庭經(jīng)濟(jì)情況證明：如低保證、特困人員救助供養(yǎng)證、殘疾證、烈士證明、受災(zāi)證明等。2.收入證明：父母或監(jiān)護(hù)人的收入證明，如工資單、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、務(wù)農(nóng)收入證明等。3.其他相關(guān)證明：如家庭成員重大疾病診斷證明、意外事故證明等。（三）資助申請(qǐng)材料1.申請(qǐng)表：學(xué)生填寫的貧困生資助申請(qǐng)表，包括申請(qǐng)資助項(xiàng)目、金額、理由等。2.承諾書：學(xué)生簽署的誠(chéng)信承諾書，承諾所提供信息真實(shí)有效。（四）審核審批材料1.初審意見：班級(jí)、年級(jí)或?qū)W校的初審意見，包括是否符合資助條件、推薦意見等。2.復(fù)審意見：公司/組織復(fù)審部門的審核意見，如審核結(jié)果、建議資助金額等。3.審批文件：公司/組織審批領(lǐng)導(dǎo)的審批決定，如批準(zhǔn)資助、不予資助等。（五）資助發(fā)放記錄1.發(fā)放憑證：銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金發(fā)放簽收單等。2.資助反饋：學(xué)生或家長(zhǎng)對(duì)資助資金使用情況的反饋。（六）其他相關(guān)材料1.家訪記錄：對(duì)貧困生家庭進(jìn)行家訪的記錄，包括家訪時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。2.跟蹤回訪記錄：對(duì)受資助學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活情況進(jìn)行跟蹤回訪的記錄。三、檔案收集（一）收集主體1.學(xué)生本人負(fù)責(zé)提交貧困證明材料、申請(qǐng)表等申請(qǐng)材料。2.學(xué)校負(fù)責(zé)審核學(xué)生申請(qǐng)材料，并將初審意見及相關(guān)材料報(bào)送公司/組織。3.公司/組織資助部門負(fù)責(zé)收集、整理各類資助檔案材料。（二）收集時(shí)間1.資助項(xiàng)目申請(qǐng)啟動(dòng)時(shí)，學(xué)生應(yīng)按照要求及時(shí)提交申請(qǐng)材料。2.學(xué)校應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成初審，并將材料報(bào)送公司/組織。3.公司/組織資助部門應(yīng)在收到學(xué)校報(bào)送材料后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案收集工作。（三）收集要求1.申請(qǐng)材料應(yīng)齊全、完整，符合規(guī)定格式要求。2.貧困證明材料應(yīng)真實(shí)有效，原件與復(fù)印件一致。3.所有材料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，并按照順序整理。四、檔案整理（一）分類1.按照資助項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，如助學(xué)金檔案、獎(jiǎng)學(xué)金檔案等。2.每類檔案再按照學(xué)生姓名或?qū)W號(hào)進(jìn)行排序。（二）編號(hào)為每份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)格式為[年份][資助項(xiàng)目代碼][學(xué)生序號(hào)]，例如：2023ZJ001，表示2023年助學(xué)金項(xiàng)目的第1份檔案。（三）裝訂1.將每份檔案的材料按照順序依次裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊。2.對(duì)于紙張較多的材料，可采用三孔一線裝訂法。（四）編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、學(xué)生姓名、檔案內(nèi)容清單等。2.檔案內(nèi)容清單應(yīng)詳細(xì)列出每份材料的名稱、頁(yè)碼。五、檔案歸檔（一）歸檔地點(diǎn)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放貧困生資助檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（二）歸檔方式1.按照年度和資助項(xiàng)目類別進(jìn)行歸檔，每個(gè)年度的檔案單獨(dú)存放一個(gè)檔案柜。2.同一資助項(xiàng)目的檔案按照編號(hào)順序順序順序依次排列存放。（三）歸檔時(shí)間每年[具體時(shí)間]前，完成上一年度貧困生資助檔案的歸檔工作。六、檔案保管（一）保管期限貧困生資助檔案保管期限為[X]年，自資助項(xiàng)目結(jié)束之日起計(jì)算。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的修復(fù)措施。3.嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。（三）檔案借閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案是否完整無(wú)損。（四）檔案銷毀1.檔案保管期滿后，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立貧困生資助檔案電子管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將新收集的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新學(xué)生基本信息、資助情況等數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案信息。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術(shù)手段，防止電子檔案信息被非法竊取或篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)貧困生資助檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案內(nèi)容真實(shí)性、完整性等。2.資助部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督1.接受教育主管部門、財(cái)政部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案資料。2.主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，通過公司/組織官網(wǎng)、公告欄等渠道公開資助政策、申請(qǐng)流程、資助結(jié)果等信息，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督和投訴舉報(bào)。（三）責(zé)任追究對(duì)在貧困生資助檔案管理工作中存在違規(guī)