PAGE職工除名后檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司職工除名后的檔案管理工作，確保檔案信息的真實(shí)、完整、安全，維護(hù)公司和職工的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有被除名職工檔案的管理。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范有序原則：建立科學(xué)合理的檔案管理流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.職工個(gè)人基本情況，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、身份證號(hào)碼等。2.參加工作時(shí)間、入職公司時(shí)間、勞動(dòng)合同簽訂情況等。（二）工作經(jīng)歷1.在公司各部門的任職情況，包括職務(wù)、任職時(shí)間等。2.工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等。（三）勞動(dòng)合同相關(guān)材料1.勞動(dòng)合同文本。2.解除或終止勞動(dòng)合同的證明材料。（四）除名相關(guān)材料1.除名決定文件。2.除名原因的相關(guān)說明及證據(jù)材料。（五）其他材料1.培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。2.涉及職工權(quán)益的其他重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門在作出職工除名決定后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，收集與該職工檔案相關(guān)的各類材料。2.各部門應(yīng)在接到通知后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將涉及該職工的材料整理并移交至人力資源部門。（二）整理1.人力資源部門對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目。2.確保每份材料都有明確的標(biāo)識(shí)和編號(hào)，便于查找和管理。3.對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。四、檔案保管（一）保管期限職工除名后的檔案保管期限為[X]年，自除名決定作出之日起計(jì)算。（二）保管方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱職工除名檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請(qǐng)表。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。（二）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱職工除名檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。六、檔案轉(zhuǎn)移與銷毀（一）檔案轉(zhuǎn)移1.職工除名后，如檔案需要轉(zhuǎn)移至其他單位或部門的（如職工新就業(yè)單位要求轉(zhuǎn)移檔案），人力資源部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，填寫檔案轉(zhuǎn)移清單，并由雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿后，由人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案清單等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.建立職工除名檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱等功能。2.確保信息化管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，并定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入信息化管理系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)檔案信息的變更情況，應(yīng)及時(shí)在信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新。（三）信息安全1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)職工除名檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改、丟失等情況的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.因工作失誤給公司或職工造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、附則（